Flotte automobile
Covoiturage et voiture de fonction : 4 choses à savoir
Côme Chenivesse
Product Manager Mobilité
Mis à jour le
Le covoiturage en voiture de fonction est une pratique qui suscite un intérêt croissant chez les salariés. Cette approche novatrice de mobilité partagée offre, en effet, des avantages économiques. En parallèle, elle permet d’optimiser le nombre de véhicules en circulation. Pourtant, elle soulève des questions d’ordre juridique et fiscal. Cet article en explore les aspects essentiels.
Sommaire
Covoiturage et voiture de fonction : de quoi parle-t-on exactement ?
Avant d’aborder la question du covoiturage en voiture de fonction, arrêtons-nous quelques instants pour faire le point sur ces notions.
Qu’est-ce que le covoiturage ?
Le covoiturage est une pratique de transport dans laquelle plusieurs personnes utilisent le même véhicule pour aller d’un point à l’autre. Le trajet est fixé à l’avance par le conducteur. Les utilisateurs, quant à eux, peuvent l’effectuer en totalité ou en partie.
Bon à savoir
Les coûts du voyage sont partagés équitablement entre les utilisateurs. Le conducteur spécifie le montant estimé des frais réels, sans jamais réaliser de bénéfice sur le trajet.
Voyons maintenant plus précisément comment se définit une voiture de fonction et ce qu’en dit la législation.
Qu’est-ce qu’une voiture de fonction ?
Une voiture de fonction est un véhicule d’entreprise. Ce dernier est mis à la disposition d’un salarié pour ses besoins professionnels et personnels.
Un avantage en nature
Une voiture de fonction est un avantage en nature tel que le définit le Code du travail dans l’article D. 3231-8. Son usage est donc inclus dans la rémunération mensuelle du salarié. En ce sens, elle entre dans les cotisations sociales et la déclaration fiscale du salarié.
Une mention obligatoire dans le contrat de travail du salarié
La détention d’une voiture de fonction est également notifiée dans le contrat de travail de l’employé dans une clause spécifique. Celle-ci établit l’ensemble des conditions dans lesquelles le professionnel bénéficie du véhicule.
Certains éléments revêtent une importance capitale :
- La façon dont est utilisée la voiture de fonction ;
- Les règles concernant la compensation de l’avantage en nature ;
- Les modalités de restitution du véhicule ;
- Les obligations des rapports à fournir par le salarié.
À l’inverse d’une voiture de service, un véhicule de fonction peut être utilisé à des fins personnelles.
Rouler en voiture de fonction et covoiturer : que dit la loi ?
Le covoiturage avec une voiture de fonction n'est pas explicitement interdit par la législation. Pourtant, il reste une ambiguïté juridique à ce jour.
Une répartition équitable des frais de covoiturage
L’article L 3132-1 du Code des transports stipule néanmoins que le covoiturage est un partage de véhicule entre le conducteur et les autres occupants. À ce titre, comme nous l’avons expliqué plus haut, les utilisateurs doivent se répartir les frais du véhicule avec le propriétaire :
- Carburant ;
- Péage ;
- Amortissement de l’automobile ;
- Etc.
Le calcul s’effectue en tenant compte d’un baromètre kilométrique recommandé. À titre d’exemple, le barème kilométrique proposé par les conducteurs en covoiturage est généralement compris entre 0,20 €/k et 0,60 €/km.
Une interdiction de bénéfice financier
Puisque les charges relatives aux véhicules de fonction sont prises en charge par l’employeur (y compris le carburant dans certains cas), le propriétaire ou le conducteur ne doit réaliser aucun bénéfice financier sur le temps de covoiturage. La rémunération des passagers ne dépasse donc pas le coût véritable du déplacement.
Le cas échéant, l’activité de covoiturage est alors considérée comme un transport rémunéré de personnes, et non plus comme un simple covoiturage. Le règlement des plateformes de covoiturage sérieuses stipule d’ailleurs, de manière claire, que leurs membres ne doivent pas tirer profit des trajets qu’ils proposent en ligne.
Alors, quelles sont les conditions pour utiliser légalement le covoiturage en voiture de société ? C’est ce que nous vous proposons de détailler dans les lignes qui suivent.
Dans quelles circonstances envisager le covoiturage avec un véhicule de société?
La pratique du covoiturage en voiture de société est soumise à certaines restrictions exposées ci-dessous.
L’autorisation de son entreprise
Une voiture de fonction appartient à une société. À ce titre, l’autorisation de l’employeur pour covoiturer est un impératif. Dans tous les cas, le salarié doit donc s’en tenir à l’accord décidé par la société qui l’emploie.
Le cas échéant, il doit se rapprocher de son supérieur pour solliciter l’autorisation d’utiliser son véhicule de fonction comme moyen de covoiturage. Il peut notamment lui soumettre les raisons qui motivent la volonté de covoiturage avec son véhicule de société (aider des collaborateurs, etc.)
Bon à savoir
Lorsqu’il s’agit d’une voiture de service, la possibilité de l’utiliser en dehors des horaires de travail est interdite. Le covoiturage reste donc interdit avec une voiture de service.
L’assurance
Il est aussi essentiel de considérer la nature de l’assurance. À minima, l’employé doit souscrire une assurance responsabilité civile. Celle-ci doit absolument couvrir les utilisateurs extérieurs à la société qui effectuent des trajets en covoiturage.
Il s’agit donc de vérifier que le contrat d’assurance prend bien en compte le covoiturage, mais aussi le prêt de volant si le propriétaire souhaite laisser conduire à une autre personne.
Les frais relatifs au trajet en covoiturage
Comme nous l’avons expliqué plus haut, un parcours en covoiturage nécessite un partage des différents postes :
- Péage ;
- Carburant ;
- Pneumatique ;
- Etc.
Le trajet en covoiturage ne peut être une opportunité pour augmenter les revenus d’un salarié. Dans un tel cas, ce dernier s’expose à des sanctions, notamment le licenciement.
La nature du voyage
Covoiturer en voiture de société sur un trajet professionnel, c’est réaliser un bénéfice financier non autorisé par un employeur. Imaginons, en effet, un salarié qui se déplace en voiture de fonction pour des raisons professionnelles. Il propose un trajet sur une plateforme de covoiturage.
Il se fait donc rémunérer par des utilisateurs, alors que son entreprise gère les frais d’usage de covoiturage. Ce qui est interdit par la loi.
Prenons maintenant l’exemple d’un employé qui utilise sa voiture de fonction en dehors de ses horaires de travail. Il paie ses frais. Il est donc logique qu’il puisse les partager avec les autres occupants de la voiture.
Néanmoins, il convient d’avoir une attention concernant l’assurance du véhicule afin d’éviter tout litige en cas d‘accident.
Covoiturage et voiture de fonction : lorsque le trajet est autorisé par l’employeur et qu’il s'effectue sur un temps privé, le salarié est en droit de le proposer sur une plateforme de covoiturage. Pour contrôler ce processus, une entreprise peut avoir recours à des outils de gestion de flotte comme une carte paramétrable, ou un accès sur la remontée des kilométrages. Employé ou employeur, vous avez tout à gagner à opter pour une carte carburant et éviter le remboursement des frais professionnels.
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