Gestion des fournitures de bureau en entreprise : comment procéder ?

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Dans une entreprise, la gestion des fournitures de bureau ne se limite pas à commander de nouvelles ramettes de papier lorsqu’elles viennent à manquer. Le responsable en charge de cette gestion doit commander l’ensemble des fournitures administratives et le mobilier de bureau. Son rôle est de s’assurer que les collaborateurs disposent de tout le matériel nécessaire pour accomplir leurs tâches quotidiennes. Une gestion régulière et précise des fournitures génère des retombées positives sur la productivité des équipes. Comment gérer les stocks ? Dresser un inventaire ? Organiser une armoire à fournitures ? Mooncard vous donne des astuces pour optimiser la gestion des fournitures en entreprise. 

 

Réaliser des économies sur l’achat de fournitures en entreprise

 

Les fournitures de bureau font partie de la catégorie des charges fixes d’une entreprise. Tout comme les abonnements (eau, électricité, internet, gaz, logiciels métiers), elles sont indispensables à son bon fonctionnement, quel que soit son niveau d’activité. Si elles sont mal gérées, les fournitures peuvent vite peser lourd dans les finances de l’entreprise.

Pour réduire les dépenses, vous pouvez :

  • Rationner les fournitures de bureau. Au lieu de les laisser en libre-service, vous pouvez demander aux collaborateurs de remplir une fiche (papier ou en ligne) pour obtenir les fournitures. Cette procédure vous permet de conserver une trace des demandes ;
  • Éviter de gaspiller. Prenons l’exemple des commandes de consommables, comme les cartouches d’encre. En commander en grande quantité n’est pas forcément un bon choix parce que l’encre risque de sécher. Vous n’aurez pas le temps de toutes les utiliser et serez obligé de les jeter ; 
  • Sélectionner avec soin les fournisseurs en fonction des conditions de paiement proposées, du nombre de références, des frais de port, de leur localisation, de leur engagement dans une démarche RSE, etc.

Bon à savoir : Pourquoi privilégier les fournitures de bureau éco-responsables ?

Acheter ou commander des articles écologiques permet de sensibiliser le personnel à la protection de l’environnement. Les articles éco-responsables sont plus durables, solides et économiques. Par exemple, les règles et stylos en bois sont particulièrement robustes. Certaines fournitures de bureau sont rechargeables, limitant ainsi les déchets.

Utiliser le logiciel tableur Excel pour gérer le stock de fournitures de bureau

 

Papeterie, enveloppes, timbres, cartouches, emballages, thé, café, accessoires informatiques… Les références à gérer sont multiples. La gestion du stock est essentielle pour ne pas manquer de papier pour l’impression, d’encre ou de blocs-notes lors des réunions. Elle garantit le bien-être au travail des collaborateurs.

Bien gérer les stocks de fournitures de bureau, c’est savoir éviter les ruptures de stock et le surstockage. Pour simplifier la gestion et le suivi de ce type de dépenses, l’utilisation d’un tableur est recommandée. Logiciel de la suite bureautique Microsoft Office, Excel vous fait gagner un temps précieux et vous évite des oublis préjudiciables. 

Dans le tableur Excel, vous pouvez :

  • Réaliser l’inventaire des références de fournitures en dressant une liste ;
  • Indiquer, pour chaque référence, l’unité correspondante ;
  • Préciser la quantité disponible en réserve ;
  • Définir un seuil minimal à partir duquel une alerte sera déclenchée ;
  • Déterminer la quantité de produits à acheter ou commander. 

Dans les plus grosses entreprises, une simple feuille de calcul Excel ne suffit pas toujours pour gérer les fournitures de bureau. Il peut être judicieux d’investir dans un logiciel de gestion de stocks pour faciliter les procédures.

 

Organiser l’armoire à fournitures de bureau

 

Les opérations d’inventaire, de suivi et de commandes sont grandement simplifiées si les fournitures sont bien rangées. Nous vous donnons des conseils pour optimiser l’organisation des articles dans une armoire dédiée

 

Choisir la bonne armoire à fournitures de bureau

 

Grande armoire, armoire basse, armoire comptoir, avec ou sans clé, intérieur modulable, portes pliantes, coulissantes… Pour acheter le bon type d’armoire, vous devez commencer par évaluer avec précision vos besoins : 

  • De quelle quantité de fournitures de bureau l’entreprise a besoin ? 
  • À quelle fréquence sont-elles commandées ? 
  • Quelle est la taille de l’espace disponible pour installer l’armoire ? 
  • Souhaitez-vous limiter l'accès aux fournitures ? Si oui, vous pouvez vous tourner vers une armoire avec un système de fermeture.



Bien ranger les fournitures de bureau dans l’armoire

 

Pour faciliter la gestion des fournitures de bureau, l’idéal est d’organiser les produits selon leur fréquence d’usage :

  • En haut de l’armoire de rangement, vous pouvez mettre les objets peu utilisés et légers ;
  • À portée de main, placez les fournitures de bureau les plus demandées par les collaborateurs ;
  • En bas de l’armoire, rangez les articles les plus lourds et les moins sollicités. 

Une fois l’armoire bien organisée, prenez soin d’étiqueter les différentes boîtes et modules de rangement. Cette astuce vous évite de perdre du temps lors des recherches de fournitures de bureau et inventaires.

 

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