Remboursement note de frais : tout ce qu'il faut savoir

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Sommaire

La gestion des notes de frais des collaborateurs concerne la plupart des entreprises. Il s’agit d’un sujet parfois soumis à controverse entre les salariés et le service comptable. Il est donc essentiel de mettre en place une organisation interne pour faciliter la gestion des notes de frais.

 

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

 

La note de frais est un document sur lequel un salarié ou le dirigeant porte le montant des frais professionnels dont il s’est acquitté au cours d’une période donnée. 

Les frais professionnels sont des dépenses engagées par le salarié ou le dirigeant de l’entreprise dans le cadre de son travail : déplacement, restauration, hébergement, transport… L’employeur est dans l’obligation de procéder à leur remboursement au vu des notes de frais présentées par les salariés. Ce remboursement ne fait pas partie du traitement du collaborateur. 

La notion de note de frais d’entreprise se distingue de celle de frais de mission, donnant lieu à un ordre de mission et concernant aussi les agents du secteur public.

La gestion des notes de frais fait l’objet d’un encadrement réglementaire pour éviter les dépenses fictives ou abusives dans leur montant. Ainsi, les règles en vigueur donnent les caractéristiques d’une note de frais :

  • Il s’agit des frais réglés dans l’intérêt de l’entreprise ;
  • La note de frais doit être justifiée par les nécessités de l’activité de l’entreprise ;
  • Elle doit être proportionnée ;
  • Elle doit donner lieu à la production de justificatifs probants à l’employeur.

Cela implique, pour des raisons de bonne gestion, que l’entreprise ait formalisé une politique claire des notes de frais, comme pour le télétravail, avec le détail des éléments pouvant être réglés aux collaborateurs.  

Il existe 5 types de dépenses éligibles à un remboursement dans une entreprise : 

  • Les frais de repas ;
  • Les frais de déplacement ;
  • Les indemnités kilométriques professionnelles ;
  • Les frais d’hébergement ;
  • Les autres frais liés à la mission professionnelle. 

Le remboursement des frais aux collaborateurs est en général assuré au réel. Il existe toutefois une autre possibilité pour les entreprises : le remboursement forfaitaire. Il s’agit d’une gestion du remboursement le plus souvent choisie pour des dépenses répétitives dans le mois. Les frais forfaitaires sont fixés par des plafonds de l’URSSAF. Ils correspondent au montant de certaines dépenses comme les frais de repas, les indemnités kilométriques pour les déplacements en véhicule… Il est également possible d’intégrer le remboursement des notes de frais sur les bulletins de salaire de l’employé.

 

Comment est comptabilisée une note de frais ?

 

La comptabilisation des notes de frais s’appuie sur les justificatifs à remettre par les salariés pour chaque dépense liée au travail (sauf pour les dépenses payées sur une base forfaitaire). La réglementation en matière de note de frais est stricte. Par exemple, rembourser des dépenses de repas suppose de présenter un justificatif relatif au motif du repas, au nom des convives, aux informations identifiant le restaurant. Ces règles sont de nature à empêcher les abus.

En l’absence de justificatif probant, le remboursement des frais ne peut être effectué. À titre exceptionnel toutefois, certaines solutions peuvent être recherchées :

  • Contacter les fournisseurs pour qu’ils produisent des duplicatas ;
  • Opter pour le remboursement forfaitaire plutôt qu’un remboursement au réel ;
  • Faire produire par le salarié une déclaration sur l’honneur ;
  • Procéder au remboursement en le requalifiant en avantage en nature. 

Il peut être conseillé aux entreprises et aux salariés de remettre les notes de frais professionnels et de les rembourser dans un délai raisonnable. 

Par ailleurs, l’URSSAF et le fisc se montrent particulièrement vigilants sur le remboursement des notes de frais. Pour limiter les fraudes éventuelles, plusieurs conseils peuvent être suivis par les entreprises :

  • Définir au plus tôt le mode de paiement à utiliser ;
  • Formaliser une politique de remboursement claire et détaillée en anticipant les questions et les conflits ;
  • Mettre en place un dispositif clair de contrôle, de traitement et de validation des notes de frais. 

La comptabilisation des notes de frais donne lieu à des imputations sur des comptes de la nomenclature :

  • Des comptes de charge comme le compte 6251— Voyages et déplacements, le compte 6256 — Missions, le compte 6234— Cadeaux pour les clients, etc. 
  • Des comptes de tiers pour les opérations des salariés. Il est recommandé d’imputer l’opération au compte 467— Autres comptes débiteurs ou créditeurs. Toutefois, certaines entreprises optent pour le compte 421— Personnel-Rémunérations dues ou le compte 425 — Personnel — Avances et acomptes quand l’entreprise a payé des acomptes sur les notes de frais. 

Si la note de frais concerne le dirigeant, le compte 108— Compte de l’exploitant ou le compte 4551— Compte courant d’associé peuvent être utilisés dans le traitement de ses dépenses. 

S’agissant de la TVA, sa déductibilité est possible à certaines conditions, notamment :

  • La dépense est conforme à la politique de remboursement de l’entreprise ;
  • La dépense entre dans le champ de la TVA déductible ;
  • La note de frais et les justificatifs sont complets. 

Attention toutefois : la TVA ne peut pas faire l’objet d’une récupération sur l’essentiel des frais engagés pour les déplacements (TVA de frais d’hôtel, de transport…).  

 

Bien remplir sa note de frais

 

L’absence de modèle de note de frais préétabli est un obstacle à lever pour éviter les pertes de temps aux professionnels. À cet égard, près des trois quarts des salariés saisissent leurs notes de frais pendant leurs heures de travail. D’où l’importance de directives et de modalités claires sur comment faire une note de frais. Il est à ce titre nécessaire de définir les modalités de remplissage de la note par les salariés avec la liste des pièces justificatives attendues, TVA incluse. 

D’où l’utilité de mettre en place un modèle de note de frais pour plus d’efficacité. Un tel document normalisé sur un tableur doit faciliter les échanges d’informations et faire gagner un temps précieux dans le traitement de ces opérations aux salariés de l’entreprise. Avec le paramétrage de formules de calcul, la saisie n’en sera que plus facile. Cela simplifiera également la vie du service en charge des notes de frais en limitant par exemple les relances en cas de note de frais incomplète (par exemple lorsqu’il manque un justificatif). 

Il est par ailleurs important de spécifier la périodicité du suivi en insistant notamment sur le délai d’envoi de la note de frais du collaborateur. Cela a notamment une influence sur la comptabilisation à la bonne date de la TVA et sa récupération par l’employeur.

Des éléments importants doivent être inclus sur le modèle de note de frais en particulier, ce qui en facilitera la comptabilité : 

  • L’identité du salarié et ses coordonnées ;
  • La date et la nature de la dépense ;
  • L’identité du prestataire et ses coordonnées ;
  • Le montant HT et TTC avec la TVA pour sa récupération ;
  • La description des frais engagés. 

Par ailleurs, il est utile d’adapter le modèle en fonction des dépenses engagées par vos collaborateurs. Par exemple, on pourra ajouter un espace propre aux frais kilométriques sur le modèle dédié aux déplacements professionnels en véhicule. On prévoira notamment une zone pour noter le kilométrage parcouru et des formules de calcul conformes au barème officiel. 

Méfiez-vous par ailleurs des « innovations » des services tentés de mettre en œuvre un modèle leur étant propre, cela ne ferait que compliquer le processus. Mieux vaut prévoir un modèle de note de frais dédié aux dépenses ponctuelles en plus de celui prévu pour les notes de frais multiples. 

Concernant ces dernières, il est nécessaire de les classer par l’entreprise dans un tableau avec le numéro des dépenses professionnelles du salarié et des justificatifs correspondants. 

C’est à ce titre un premier pas vers une automatisation du processus.

   Le modèle excel de notes de frais Mooncard  Télécharger le modèle

 

Faciliter la gestion des notes de frais

 

Mooncard propose une offre complète de gestion des notes de frais, combinant des cartes de paiement d’entreprise et une solution de gestion en ligne. 

Ainsi, Mooncard propose ce type de solution permettant une automatisation complète du processus : 

  • Le collaborateur s’acquitte de la dépense avec sa carte Mooncard ;
  • Le collaborateur prend le justificatif en photo et valide les informations déjà complétées ;
  • Les écritures comptables relatives à la note de frais parviennent au service comptabilité pour validation ;
  • Cette validation par le comptable ne nécessite pas une ressaisie. 

 

Par ailleurs, la carte peut être paramétrée selon les dépenses nécessaires à la mission du collaborateur. De plus, il n’aura plus aucun frais à avancer dans la mesure où la carte débite un compte Mooncard. Grâce à ce réel gain de temps, vos collaborateurs pourront se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée que la gestion de leurs notes.

N’attendez plus, prenez contact dès à présent avec Mooncard pour plus de précisions ou faites une demande de démo en ligne.