Procédure note de frais : quelle est le process à mettre en place ?

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Sommaire

Toutes les entreprises sont, à des degrés divers, confrontées à la problématique du remboursement des notes de frais professionnels. Le remboursement de ces frais est obligatoire pour l’entreprise. Il s’agit d’un poste sensible : le remplissage de la note peut apparaître fastidieux pour le salarié, des contrôles doivent être conduits, pouvant retarder le remboursement.  Heureusement, il existe des solutions rendant le processus des notes de frais plus efficace. 

 

La gestion traditionnelle des notes de frais

 

La présentation des notes de frais

 

La procédure d’une note de frais d’une entreprise dans le modèle traditionnel au réel suit plusieurs étapes :

  • Le remplissage de la note par le salarié et la collecte des pièces justificatives ;
  • La validation de la note par une personne habilitée de l’entreprise (manager, service des ressources humaines…) ;
  • La communication de la note au service comptable de l’entreprise réalisant de nouveaux contrôles ;
  • Le paiement de la note de frais par l’entreprise au salarié si aucune anomalie n’a été détectée. 

Le traitement de la demande de remboursement des notes prend, en moyenne, un mois.

De nombreuses entreprises ont recours aux notes de frais sur un support papier ou des tableaux Excel devant être remplis à la main par le demandeur. 

Le recours à un tableur unique pour l’entreprise n’est peut-être pas la solution idéale, mais représente tout de même un progrès de gestion par rapport au papier, pour des raisons de lisibilité notamment. Il importe toutefois que le modèle de tableau Excel soit unique pour l’entreprise et prévoit tous les types de dépenses. À ce titre, la société Mooncard propose gratuitement une solution : il s’agit d’un modèle de tableau sous Excel pouvant être utilisé immédiatement.  

Cela ne lève pas toutes les contraintes en matière de gestion des notes de frais professionnels :

  • Ces dernières doivent être nominatives et comporter plusieurs rubriques servies par le salarié : la date, le lieu, le montant de la dépense, le motif et le montant de la TVA ;
  • Dans le système du remboursement au réel, la note de frais doit être accompagnée d’un ou plusieurs justificatifs probants attestant de la réalité de la dépense ; 
  • La conservation des notes de frais pendant 10 ans (article L 123-22 du Code du commerce) est une contrainte supplémentaire. 

 

Formaliser une politique de dépenses

 

Il est fortement recommandé aux entreprises de formaliser une politique de dépenses recensant les frais professionnels faisant l’objet d’un remboursement, éventuellement leur montant maximum et les justificatifs à joindre à la note de frais. Dans cette procédure, il s’agit par exemple :

  • Du remboursement des frais de repas ;
  • Des frais d’hébergement ; 
  • Des frais kilométriques lorsque le salarié se déplace avec son véhicule personnel ;
  • Des frais de transport.

Par ailleurs, en cas de dépenses importantes, l’employeur peut accorder une avance sur frais professionnels permanente ou ponctuelle. Cela ne dispense pas le salarié de fournir tous les justificatifs de la dépense, comme dans le cas d’un remboursement au réel. 

 

Il peut y avoir des erreurs sur la note de frais, comment y faire face ?

 

En cas de perte de justificatif, le remboursement de la dépense ne peut, en principe, être effectué, sauf à prendre le risque d’un redressement par l’URSSAF en cas de contrôle. Cela concernerait de nombreux salariés qui renonceraient à se faire rembourser, faute de justificatifs. Lorsque cela est possible, des solutions peuvent être mises en œuvre à titre exceptionnel dans l’entreprise :

  • Demander au fournisseur un duplicata du justificatif ;
  • Rédiger une attestation sur l’honneur ;
  • Fournir un extrait de compte où la dépense apparaît. 

Cela plaide à nouveau pour la formalisation d’une politique de dépenses connue de tous avec les justificatifs à produire pour obtenir un remboursement. Cette politique doit également rappeler les barèmes de l’URSSAF (repas, frais de déplacement, dépenses professionnelles en lien avec l’activité de l’entreprise). 

Pour la gestion des dépenses au réel, il y a également la solution de fixer un plafond pour chaque type de dépense. 

Une autre erreur sur note de frais concerne le respect de la déductibilité de la TVA. Formaliser les règles et les dépenses concernées par la TVA doit permettre d’éviter un maximum d’erreurs. Il est aussi conseillé d’intégrer un volet TVA sur un modèle de note de frais. 

 

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Les voies d’une modernisation de la gestion d’une note de frais

 

La modernisation des processus

 

En termes de gestion, le véritable coût d’une note de frais est souvent sous-estimé. On évalue, dans un premier temps, à 20 minutes le remplissage d’une note de frais professionnels par un salarié. Cela ne tient pas compte du temps consacré à rassembler toutes les pièces justificatives. La note de frais sera ensuite communiquée au manager qui procédera au premier contrôle de la note et de ses justificatifs (10 minutes). Le service comptable de l’entreprise procédera à un nouveau contrôle (10 minutes). Enfin, si aucune anomalie n’est mise en évidence, la note de frais est mise en paiement. 

Ainsi, selon une étude de la Global Travel Association, chaque note prend au moins 40 minutes de traitement pour un coût de 53 €. Ce coût de gestion augmente bien entendu en cas d’irrégularités.  Par ailleurs, le temps avant d’être remboursés peut avoir des effets néfastes sur le moral des salariés. 

Ce constat plaide pour une politique de contrôle réfléchie et ciblée. 

Il est en effet possible de vérifier efficacement les notes de frais des collaborateurs

Il est conseillé, pour des raisons de temps, de ne pas vérifier les notes de frais de façon exhaustive, mais seulement 20 % que l’on étudiera en profondeur. Il est prudent de ne pas donner la méthodologie du contrôle aux salariés. L’essentiel est qu’ils comprennent que chaque note peut potentiellement faire l’objet d’une vérification avant remboursement et que des sanctions sont possibles. 

Le contrôle ne doit pas être seulement effectué sur le montant des notes, mais aussi sur leur nombre pour détecter les anomalies répétées sur les frais de petits montants. Il est aussi possible de faire des comparaisons entre des salariés exerçant des fonctions similaires pour mettre en évidence les éventuels abus. 

Par ailleurs, une bonne méthode est de faire valider les notes de frais par le manager direct ayant la meilleure vision des réalités du métier. 

On communiquera ensuite sur les irrégularités détectées pour éviter qu’elles ne se reproduisent à l’avenir. 

 

La dématérialisation du processus

 

Une des solutions pour améliorer le processus de gestion est de délivrer des cartes corporate aux collaborateurs en ayant le plus besoin. Cela permet de ne plus faire l’avance des fonds, même si la collecte et la gestion des pièces justificatives restent nécessaires. 

Une véritable avancée est constituée par la dématérialisation totale du processus. En effet, il existe de nombreux avantages dans une note de frais dématérialisée

La digitalisation des notes de frais est une vraie révolution dans leur gestion. Plusieurs solutions sont possibles. Il existe des logiciels de notes de frais dont les paramétrages et les contrôles diminuent drastiquement le risque d’erreur de saisie. Ces applications de notes de frais prennent en compte les natures de dépenses, les codes affaires et les taux de TVA, par exemple. 

La solution proposée par Mooncard va encore plus loin. Les salariés se voient remettre une carte de paiement Visa paramétrée pour éviter l’engagement de frais non autorisés. Une fois le paiement effectué, l’utilisateur est invité par un SMS à prendre en photo le justificatif. Il n’est plus nécessaire de remplir une note de frais. Cela est idéal pour l’automatisation des notes de frais. Les écritures comptables se déversent dans le logiciel de l’entreprise. Une fois les contrôles réalisés, il suffit de valider ces écritures sans ressaisies. Il existe, par ailleurs, dans ce dispositif une solution d’archivage à valeur probante des notes de frais qui seront facilement accessibles en cas de contrôle de l’URSSAF sur les cotisations sociales ou de l’administration fiscale sur la TVA. 

Si vous souhaitez tester la solution Mooncard, n’hésitez pas à faire une demande de démo en ligne.