Note de frais : la fin de l'archivage à valeur probante

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Sommaire

La confection, le contrôle et l’archivage des notes de frais et de leurs justificatifs sont des tâches chronophages et coûteuses. Lorsque ce processus est entièrement en mode papier, la principale difficulté après le paiement est de conserver et d’archiver de façon rationnelle les pièces. La réglementation a toutefois évolué récemment et ouvre la voie à la fin de l’archivage papier. 

 

Les difficultés de gestion des justificatifs papier et les évolutions permises par la réglementation

 

Les inconvénients liés aux justificatifs papier

 

De nombreuses entreprises rencontrent des difficultés dans la gestion des notes de frais. Ces notes sont des demandes de remboursement des frais professionnels engagés par les salariés dans l’intérêt de l’entreprise. Leur gestion suscite l’intérêt des autorités de contrôles :

  • L’URSSAF dans la mesure où le remboursement des notes de frais est exonéré de cotisations sociales ;
  • L’administration fiscale vérifiant le respect des règles de déductibilité de la TVA.  

Or, la procédure des notes de frais fait intervenir de nombreux acteurs avec des risques d’oubli et de perte de pièces :

  • Le salarié remplissant le document et collecte les pièces justificatives ;
  • L’autorité contrôlant la régularité de la demande (manager, service des ressources humaines…) ;
  • Le service comptable chargé du paiement et de l’archivage des pièces.  

Or, dans les faits, de nombreuses irrégularités sont détectées au cours des contrôles, empêchant le paiement rapide des notes de frais. 

 

La variété des pièces justificatives

 

Les pièces justificatives sont nombreuses et variées. Par exemple, les frais kilométriques sont dus lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour un déplacement professionnel. Il devra, pour être remboursé, fournir la carte grise du véhicule, la preuve de son déplacement, le kilométrage réalisé et la puissance fiscale du véhicule.  

Il existe des moyens pour fluidifier le processus et éviter les erreurs sur note de frais. On peut en effet citer :

  • La formalisation d’une politique de remboursement des frais professionnels dans l’entreprise avec la nature des pièces à communiquer ;
  • Un tableau unique sous Excel évitant la multiplicité des modèles dans l’entreprise. 

Pourtant, ces bonnes pratiques n’empêchent pas les erreurs de saisie, le défaut de pièces et l’archivage des documents. On estime ainsi le véritable coût des notes de frais à une cinquantaine d’euros en moyenne. 

 

Les évolutions de la réglementation

 

La réglementation a évolué ces dernières années vers un développement de la dématérialisation des pièces justificatives. Il s’agit ici de l’archivage numérique à valeur probante (AVP). 

Depuis un arrêté du 30 mars 2017, l’administration fiscale accepte les pièces justificatives dématérialisées. L’arrêté du 23 mai 2019, prenant effet au 1er juillet 2019, autorise l’URSSAF à prendre en compte les pièces dématérialisées. 

Cette dématérialisation doit suivre un cahier des charges strict assurant l’intangibilité des pièces, leur horodatage, leur conservation dans des conditions sécurisées validées par l’État, la signature électronique…

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Les perspectives ouvertes par la dématérialisation des pièces justificatives

 

La mise en place de solutions innovantes

 

Si vous souhaitez réduire le coût des traitements, automatisez la gestion des notes de frais. Cette automatisation prend en général deux formes :

Dans cette dernière solution, vous profitez pleinement des avantages des notes de frais dématérialisées. Le salarié se voit remettre une carte de paiement paramétrée selon la politique des dépenses de l’entreprise. Il réalise le paiement sans faire l’avance des frais. Il est ensuite invité à prendre la pièce justificative en photo. L’ensemble des données relatives à la note de frais et aux pièces justificatives est ensuite transmis aux services chargés de son contrôle et de son paiement sans ressaisie. L’ensemble des pièces est ensuite archivé de manière sécurisée dans un « coffre-fort » électronique. 

La numérisation des pièces et l’automatisation des procédures rendent la gestion du processus des notes de frais beaucoup plus efficace. Elle facilite notamment les échanges entre services chargés du contrôle et du paiement. En cas de contrôle de l’URSSAF ou de l’administration fiscale, il sera plus aisé d’accéder aux notes de frais et à leurs justificatifs

Les avantages d’une telle organisation sont nombreux :

  • Un temps de complétion réduit à son minimum pour le demandeur ;
  • La fin de l’avance des frais par le salarié ;
  • Un accès immédiat aux informations, ce qui en facilite le contrôle ;
  • Une réduction du temps de traitement qui satisfait le demandeur autant que les autres salariés de l’entreprise qui peuvent consacrer du temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée. 

 

La modernisation des contrôles

 

La dématérialisation des notes de frais et de leurs pièces justificatives n’empêche pas les erreurs et les oublis, même si le dispositif est beaucoup plus sécurisé qu’en mode papier. 

Pour vérifier efficacement les notes de frais des collaborateurs et gagner du temps dans le traitement des notes de frais, il peut être mis en place un contrôle par sondage des notes de frais. 

L’idée est de vérifier en profondeur 20 % des notes de frais et s’assurer qu’il n’y a pas d’anomalie. Il est conseillé de concentrer ses efforts sur les repas d’affaires et frais de déplacement des collaborateurs. On contrôlera par exemple :

  • Que la justification des frais de déplacement est exhaustive ;
  • Que le salarié ait bien voyagé en classe économique, si telle est la politique de l’entreprise ;
  • Que les factures relatives au coût des repas et des restaurants respectent la politique de l’entreprise. 

On s’intéressera aussi au nombre de notes de frais pour faire des comparaisons entre collaborateurs exerçant une activité similaire. Cela permettra de mettre en évidence les éventuels abus. 

Ces contrôles peuvent être réalisés sur des documents papier, mais les documents dématérialisés en facilitent la réalisation. De même, il est plus facile d’organiser une chaîne des contrôles plus pertinents. Par exemple, il peut être mis en place un contrôle de premier niveau par le manager, qui est proche du terrain, avant de transmettre les notes de frais aux autres services jusqu’au paiement. 

De plus, la conservation des notes de frais permet de réaliser des contrôles a posteriori et d’en garder l’accès tout au long des délais réglementaires.