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Mettre en place une politique de gestion des dépenses professionnelles rigoureuse est indispensable et vérifier que vos salariés respectent cette politique s’avère tout aussi essentiel.
Mais comment effectuer ce contrôle de manière efficace en réduisant les anomalies (fraudes, erreurs dans la saisie de notes de frais...) sans y consacrer trop de temps ?
Voici quelques astuces pour parvenir à cet objectif !
Privilégiez la qualité plutôt que la quantité des contrôles de note de frais.
Si vous vérifiez toutes les notes de frais, le temps que vous y passerez sera beaucoup trop important et la contrainte de temps rendra votre contrôle nécessairement superficiel.
Ainsi, mieux vaut vérifier seulement 20% des notes de frais. Vous pourrez alors les étudier à fond et effectuer des vérifications en profondeur pour vérifier que tout est conforme et que la politique des dépenses professionnelles de l’entreprise est respectée.
Abstenez-vous de faire part de cette méthodologie à vos collaborateurs.
De cette façon si vous trouvez des irrégularités difficiles à détecter dans les notes de frais que vous analysez, ils auront l’impression que vous avez procédé à un contrôle exhaustif des notes de frais.
Ils seront plus enclins à se conformer à la politique de l’entreprise s’ils pensent que la moindre irrégularité est détectée.
Faites savoir que vous effectuez des contrôles et que vous sanctionnez les manquements aux règles de l’entreprise. Cela incitera tous les collaborateurs à s’y conformer.
Les éléments à étudier en priorité lors des contrôles de note de frais.
Concentrez-vous en priorité sur les frais de déplacements et les frais de repas d’affaires de vos collaborateurs..
Vérifiez que les frais de déplacements sont bien justifiés et qu’ils sont nécessaires au bon déroulement de l’activité professionnelle.
Assurez-vous également que le collaborateur a bien voyagé en classe économique en respectant les règles mises en place dans l’entreprise concernant les dépenses professionnelles.
Assurez-vous que les restaurants choisis par vos collaborateurs lors d’un déjeuner professionnel, respectent les normes fixées par l’entreprise et que leur prix n’est pas excessif.
Pour cela, insistez auprès de vos collaborateurs pour qu’ils précisent le nombre de convives en donnant leur identité si besoin et justifient la nécessité de ces repas d’affaires.
Ne vous intéressez pas uniquement au montant des notes de frais, mais aussi à leur nombre. De nombreuses notes de frais d’un petit montant se remarquent moins que des notes de frais rares mais élevées.
Effectuez des comparaisons entre vos différents collaborateurs. Soyez pertinents dans vos comparaisons et ne soyez pas étonné qu’un commercial toujours en déplacement réalise plus de dépenses professionnelles qu’un développeur quittant rarement les locaux de l’entreprise.
En rassemblant les postes comparables, vous pourrez dégager une moyenne de dépenses et au bout de quelques mois, vous pourrez déterminer si certains collaborateurs semblent abuser des notes de frais.
Intéressez-vous alors en priorité à leurs notes de frais. Elles ont plus de chances d’être injustifiées que les autres. Ne condamnez pas avant d’être sûr qu’il y a eu manquement au règlement, mais soyez particulièrement vigilant.
Toujours demander les justificatifs originaux pour chaque frais mentionnés dans la note de frais.
Mettre en place un processus de validation
Qu’elle soit RH ou comptable, la personne qui vérifie n’est pas forcément au courant de toutes les activités des collaborateurs et notamment des frais engagés.
C’est souvent le manager direct qui possède le plus de visibilité sur les dépenses de ses collaborateurs.
Il est donc préférable de mettre en place des étapes de validation afin de faciliter et d’éviter les ambiguïtés dans la validation. Les validateurs finaux ne se poseront plus de questions sur certaines dépenses si celles-ci ont été validées par le manager au préalable.
Faîtes vérifier les notes de frais une seconde fois
Mettre en place une deuxième vérification des notes de frais réduit significativement le nombre d’erreurs car la seconde personne pourrait détecter des anomalies qui ont pu échapper à la première personne.
Pour éviter de perdre du temps, concentrez-vous sur des points essentiels de la note de frais qui pourraient présenter des anomalies récurrentes.
Communiquez sur les notes de frais irrégulières que vous avez découvertes.
Tous vos collaborateurs doivent savoir que vous effectuez des contrôles sur les notes de frais et que les règles sur les frais professionnels mises en place doivent être respectées de tous.
N’insistez pas trop lourdement sur les irrégularités cependant, sauf si elles sont véritablement importantes (en termes de montants ou de fréquence).
Appuyez-vous sur votre équipe de direction (commercial, achats) pour relayer le message auprès de leurs équipes.
La communication sur les manquements aux règles de l’entreprise permettra d’éviter que les collaborateurs les respectant parfaitement ne soient frustrés en constatant que certains collaborateurs moins scrupuleux profitent du système.
Vous mettrez ainsi tous vos collaborateurs sur un pied d’égalité, ce qui assainira les relations dans votre entreprise et encouragera leur motivation.
Une solution de gestion des dépenses d’entreprise pour éviter les mauvaises surprises.
Malgré toutes les précautions que vous prenez pour assurer une bonne gestion des dépenses, il est toujours possible pour les collaborateurs de profiter du système.
Il suffit d’être aimable avec le chauffeur de taxi pour que la facture gagne quelques euros, de récupérer la facture après un repas où l’on a été invité pour demander le remboursement par la suite…
L’utilisation d’une solution de gestion des dépenses professionnelles associée à une carte de paiement sécurisée vous permettra de bénéficier d’une visibilité parfaite sur les dépenses de vos collaborateurs.
En comparant les dépenses avec les justificatifs de notes de frais que sont tenus de fournir vos collaborateurs, vous pourrez être certain que toutes les dépenses sont justifiées et conformes à la politique de dépenses de l’entreprise.
Une solution comme Mooncard permet de répondre à ses enjeux avec en plus :
- l'automatisation des notes de frais
- la dématérialisation des notes de frais afin de se passer des justificatifs papiers
- réduction des coûts engendrés par les erreurs
Pour en savoir plus sur Mooncard, faites une demande de démo en ligne.
Points clés à retenir :
- Ne contrôlez pas toutes les notes de frais, mais procédez à un examen approfondi de celles que vous avez sélectionnées (environ 20%)
- Abstenez de décrire dans un trop grand détail les contrôles que vous effectuez afin de ne pas permettre à vos collaborateurs de contourner le système
- Concentrez-vous d’abord sur les notes de frais de déplacements professionnels et les repas d’affaires
- Etudiez le nombre de notes de frais par collaborateur, pas uniquement les montants afin de déceler qui en abuse ou pas après une moyenne.
- Communiquez sur les irrégularités que vous avez remarquées en vous appuyant sur les managers qui relayeront les informations à leurs équipes
- Mettre en place une solution de gestion des dépenses professionnelles associée à une carte de paiement sécurisée d’entreprise représente la meilleure des garanties contre les irrégularités de notes de frais.
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