Les méthodes classiques de remboursement des notes de frais pour les commerciaux
Les dépenses des commerciaux
Le suivi des frais du commercial obéit à la même logique que ceux des autres professionnels, c’est-à-dire une déductibilité de ces charges sur le résultat, l’exonération de cotisations sociales pour l’employeur et d’impôt sur le revenu pour le salarié. Il existe toutefois une exception au principe d’exonération : les notes de frais des autoentrepreneurs qui ne peuvent déduire aucune dépense de leur chiffre d’affaires.
Les notes de frais ont une dimension spécifique pour les commerciaux dont l’activité entraîne des déplacements très fréquents. Cette situation leur impose de consacrer un temps important à la gestion de ces notes de frais. Une particularité de ce métier : le suivi des frais par l’entreprise permet de quantifier les efforts consentis et de mesurer l’efficacité des actions entreprises.
Les frais du salarié commercial sont les dépenses avancées par celui-ci dans le cadre de son rôle de commercialisation d’un service ou d’un produit d’une entreprise. Il existe toutefois des différences notoires entre les frais générés par un commercial d’une société travaillant à l’international et ceux d’une PME travaillant sur le marché domestique. Les méthodes de remboursement des frais pour ces deux catégories suivent toutefois les mêmes règles.
Les dépenses de la fonction de commercial sont de différentes natures. On trouve par exemple :
- Les frais de déplacement, ce pouvant l’amener à engager des frais de transport (avion, taxi, train…) ;
- Les frais d’hôtel quand la mission est éloignée de son domicile ;
- Les frais de repas (seul ou d’affaires) ;
- Les frais kilométriques lorsqu’il utilise son véhicule personnel ;
- Les frais téléphoniques, d’Internet ou de communication.
Toutefois, toutes les dépenses ne sont pas remboursables : le trajet domicile-travail réalisé en voiture, les frais d’habillement…
Les méthodes de remboursement
La première méthode est celle des frais réels entraînant le remboursement par l’entreprise des frais engagés à l’euro près. Dans le cadre de l’activité d’un commercial, leur quantité impose un suivi quasi journalier des frais engagés, ce qui en termes de temps peut s’avérer vite chronophage.
Dans la méthode des frais réels, afin d’obtenir le remboursement total des frais, le commercial doit assurer un suivi de ses dépenses, y compris les plus minimes tels que les frais de parking ou de péage.
Une autre tâche fastidieuse consiste pour le commercial à conserver les justificatifs de chaque dépense engagée, et ce de manière exhaustive. Les justificatifs doivent apporter la preuve des dépenses effectuées, sa date, son montant et sa nature.
Pour éviter que ces frais pèsent trop sur le budget du salarié, certaines entreprises leur accordent des avances sur frais réels. Si cela soulage la trésorerie du commercial, cela ne l’empêche pas de présenter une note de frais exhaustive avec tous les justificatifs.
Comment faire une note de frais ? Il n’existe pas de modèle préétabli, mais cette dernière doit comporter à minima, dans l’exemple d’un repas, les informations suivantes :
- La date des frais de repas ;
- Le lieu et le type d’établissement concernés par les notes (restaurant, cafétéria…) ;
- Le montant total facturé avec tous les justificatifs utiles des frais (ticket de caisse, reçu...) mentionnés sur les notes ;
- Le motif du repas (déplacement, invitation de clients ou prospects…) ;
- Le montant de la TVA acquittée.
La seconde méthode est celle du forfait consistant à définir une somme forfaitaire pour tout type de dépense.
Avec cette méthode, le commercial reçoit à l’avance le montant des frais établi selon un barème de l’URSSAF pour acquitter les dépenses prévues. Il peut en disposer à sa guise. Il doit toutefois être prudent dans la gestion de ses frais, car s’ils s’avèrent plus élevés que prévu, la différence devra être assumée par lui seul.
Les deux méthodes ne sont pas exclusives l’une de l’autre, certaines dépenses pouvant être remboursées aux frais réels, d’autres au forfait.
La modernisation de la fonction de remboursement des frais professionnels
Améliorer le dispositif existant
Comme indiqué plus haut, il n’existe pas de modèle préétabli d’une note de frais. Pour autant, l’entreprise a tout intérêt à mettre en place un modèle unique de note de frais sur tableur avec des formules de calcul qui faciliteront le travail de renseignement de la note. La société Mooncard propose un modèle gratuitement.
Par ailleurs, comme élément de sécurisation des acteurs de la chaîne des indemnités, la formalisation de la politique des frais professionnels est la réponse à bien des questions : les frais pris en charge, voire leur montant, les justificatifs à produire, le délai de présentation des notes…
Des méthodes innovantes
Il existe des outils rendant plus facile le remboursement des commerciaux. Par exemple, pour les frais professionnels, des applications de gestion utilisent la géolocalisation et Google Maps pour faciliter l’évaluation des déplacements.
La carte bancaire corporate est une autre solution n'étant pas réservée aux seules notes de frais du gérant. Avec cette carte, le collaborateur peut effectuer toutes ses dépenses en lien avec ses déplacements. Les justificatifs sont toujours à produire, mais cette solution évite la gestion d’incessants flux de trésorerie.
Une autre solution, encore plus performante, est celle proposée par la société Mooncard. Le commercial se voit remettre une carte corporate Visa avec laquelle il peut réaliser les dépenses autorisées (un paramétrage adapté existe pour chaque type de dépense). Il est ensuite invité à prendre le justificatif en photo. La chaîne est ensuite automatisée : les pièces justificatives sont archivées de manière sécurisée dans le cloud, les écritures comptables se déversent dans le logiciel de l’entreprise. Le service comptable peut procéder à la validation des écritures sans ressaisie. Cette solution est valable pour tout type de dépense, y compris les notes de frais des SASU ou les notes de frais d’une entreprise individuelle.
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