Les principales règles régissant le remboursement de frais des dirigeants de société
Au cours de son activité, le dirigeant de société est amené à faire des dépenses de plusieurs types et à s’interroger sur comment faire des notes de frais. De plus, comme dans le cas d’un salarié, il est de bonne gestion qu’une note soit accompagnée de pièces justificatives probantes.
Le remboursement des frais de repas
Il s’agit d’une des dépenses les plus communes pour les gérants de société. Pris seuls pendant un déplacement professionnel ou dans le cadre d’un repas d’affaires, ces repas ne sont pas considérés de la même manière par l’administration fiscale.
Comme pour un salarié, les repas d’affaires réalisés dans l’intérêt de l’entreprise peuvent être entièrement remboursés au vu d’une note accompagnée d’une facture complète au nom de la société et avec la mention des convives.
Les repas personnels du gérant ne suivent pas les mêmes règles. Pour les sociétés assujetties à l’impôt sur les sociétés, il n’y aura pas de prise en charge des repas lorsqu’il est pris sur le lieu de travail ou à proximité.
Pour les dirigeants d’une EURL assujettie à l’impôt sur le revenu, les notes des frais de repas pourront être remboursées si la distance domicile-travail est trop grande. En plus du remboursement des repas, les notes de frais pourront être déduites du résultat de l’entreprise.
Le remboursement des frais de déplacement
Parmi les dépenses remboursables par l’entreprise sont concernés les frais occasionnés par des déplacements professionnels. Le dirigeant sera dédommagé de ses déplacements avec son véhicule personnel sur la base des indemnités kilométriques établies par un barème. Les notes de frais de stationnement, les billets de train, d’avion… seront également remboursés s’ils ont lieu dans l’intérêt de l’entreprise.
Ces règles sont similaires aux notes de frais des commerciaux de l’entreprise.
Les autres dépenses remboursées
Le remboursement des frais d’habillement
Les conditions de remboursement d’une telle note de frais sont strictes. Les frais doivent avoir été engagés pour une nécessité absolue (robe d’avocat, équipement adapté des professionnels du bâtiment).
Le remboursement des frais de loyer
Lors du démarrage de l’activité, certains gérants de société exercent leur activité depuis leur domicile personnel. Cela concerne par exemple les notes de frais des SASU. Dans ce cas de figure, ils peuvent demander le remboursement d’une partie du loyer et des charges connexes (chauffage, électricité, internet, téléphone…) dans une note de frais. Pour connaître la part remboursable et leur gestion par la société, l’avis d’un expert-comptable peut être une bonne option.
Les cadeaux offerts par les gérants aux clients et partenaires
Ces dépenses sont remboursables si elles sont faites dans l’intérêt de l’entreprise. La TVA ne sera toutefois récupérable que si les cadeaux d’affaires ne dépassent pas un montant de 65 € TTC par bénéficiaire sur l’année.
Les particularités
Pour les notes de frais des autoentrepreneurs, il est conseillé de conserver les notes de frais et leurs justificatifs documentant ce type de dépense. Il s’agit toutefois d’une simple question de comptabilisation, car il ne leur est pas possible de déduire ces frais de leur chiffre d’affaires. Lorsque le micro-entrepreneur est assujetti à la TVA, ses factures devront être payées TTC pour que le client puisse récupérer la TVA.
Il est néanmoins conseillé de conserver la preuve des dépenses engagées dans une optique de gestion pour les analyser dans le but de les optimiser ou de les réduire.
Par ailleurs, il existe deux dispositifs de remboursement des frais professionnels : au réel ou forfaitaires. Il est vivement conseillé de comptabiliser les frais engagés par les gérants de société au réel au vu de justificatifs. Le forfait est en effet considéré comme une rémunération supplémentaire et est de ce fait assujetti aux cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu.
S’agissant du remboursement des notes de frais d’une association, ce dernier est possible si le conseil d’administration a autorisé expressément chaque remboursement. De plus, la fourniture des pièces justificatives sera nécessaire.
Concernant les dirigeants salariés (gérant minoritaire, dirigeant de SAS), ils peuvent bénéficier d’une indemnité domicile-travail d’un montant de 200 € exonérée de charges sociales. Pour les notes de frais des non-salariés, les frais kilométriques peuvent être déduits au plan social sans plafond.
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