Note de frais et non salarié : quelle est législation ?

Frame 88-min

Sommaire

Il convient dans un premier temps d’identifier les personnes non-salariées intervenant dans les entreprises. Parmi les intervenants non-salariés dans une entreprise il existe des prestataires de service (salariés d’un employeur tiers), des microentrepreneurs, des stagiaires ou des travailleurs non-salariés. Il existe en outre le statut d’assimilé salarié pour les dirigeants : présidents de SAS, y compris unipersonnels (SASU), présidents, directeur général et directeurs généraux délégués de SA, gérant non-associé d’EURL. Les notes de frais de ces publics suivent des règles de gestion particulières en matière de remboursement. 

 

La gestion des frais concernant les entreprises des salariés d’autres entreprises


Dans ce cas de figure, la société recevant le service n’est pas destinataire d’une note de frais. Cette dernière est adressée à l’entreprise employant la personne selon les règles en vigueur.  Il s’agit par exemple du remboursement des :

 

Cela renvoie à la problématique suivante : comment faire une note de frais ? On trouve par exemple :

  • Les frais de déplacement, ce qui peut l’amener à engager des frais de transport (avion, taxi, train…) ;
  • Les dépenses d’hôtel quand la mission est éloignée de son domicile ; la TVA n’est pas déductible pour ces dépenses.
  • Les notes de frais relatives repas (seul ou d’affaires) ;
  • Les notes de frais relatives aux frais kilométriques lorsqu’il utilise son véhicule personnel ;
  • Les notes de frais relatives aux frais téléphoniques, d’Internet ou de communication. 

Ces frais professionnels ne donnent pas lieu à la confection de notes de frais à destination de l’entreprise bénéficiaire de la prestation, mais sont compris dans son tarif TVA incluse. 

 

Le cas particulier des microentrepreneurs


Contrairement aux autres entreprises, il n’est pas possible d’un point de vue comptable de déduire du chiffre d’affaires les notes de frais des auto-entrepreneurs. Ces derniers ne sont pas assujettis à la TVA jusqu’à un certain seuil de chiffre d’affaires.

Il existe pour eux deux solutions :

  • Facturer la dépense directement au client (augmentant son chiffre d’affaires et donc son imposition) ;
  • La pratique des frais de débours qui est un mécanisme comptable particulier : il s’agit de dépenses avancées au nom du client qui seront ensuite remboursées à l’euro près par celui-ci. Ces frais apparaîtront à part dans la facture et ne seront pas à prendre en compte dans le montant du chiffre d’affaires de la microentreprise. 

 

Les stagiaires et les travailleurs non-salariés


Les stagiaires, ne percevant pas de salaire, peuvent bénéficier de leur employeur des droits et avantages financiers au même titre qu’un salarié : accès au restaurant d’entreprise ou octroi de titres restaurants, remboursement par l’entreprise pour moitié des titres de transport entre le domicile et le lieu de travail.

En matière de frais professionnels, il n’est pas possible de rembourser sur la base d’allocations forfaitaires les dépenses des dirigeants relevant du régime social des non-salariés. Il en va de même pour :

    • Les gérants minoritaires de SARL ;
    • Les PDG de SA ;
    • Les présidents et dirigeants de société par actions simplifiées ; cela concerne les notes de frais des SASU.

Pour ces personnes, le montant des frais professionnels est évalué d’après leur valeur réelle et au vu d’une note avec des justificatifs. Par mesure de simplification, l’indemnisation forfaitaire par l’employeur à partir du barème fiscal d’indemnités kilométriques est admise lorsque le véhicule personnel est utilisé à titre professionnel.

 

Pour aller plus loin :