Frais professionnels SASU : ce qu'il est possible de déduire

Quel régime pour les frais professionnels d’une SASU ?

Tout comme les salariés, les entrepreneurs ayant procédé à la création d’une SASU (équivalent unipersonnel de la SAS) peuvent être amenés à engager des dépenses de nature professionnelle sur leurs fonds personnels. Il peut s’agir, par exemple, de l’utilisation du véhicule familial du dirigeant pour l’exercice de l’activité, d’un repas d’affaires avec un client important ou encore de l’occupation de son propre domicile.

Dans ces différentes circonstances, le président de la SASU est fondé à se faire rembourser ces frais par la société. Ce remboursement de frais professionnels est exonéré de charges sociales dans la limite d’un plafond fixé et révisé régulièrement par l’Urssaf.

Deux modes de calcul sont possibles concernant les frais déductibles d’une SASU :

• Le dirigeant peut, tout d’abord, appliquer un abattement forfaitaire de 10 % sur sa rémunération au titre des dépenses engagées à titre personnel.

• S’il estime ce montant insuffisant, il peut alors opter librement pour une déduction sur la base du régime des frais réels. Cela implique un suivi rigoureux de l’ensemble des dépenses déductibles et surtout la conservation de tous les justificatifs utiles en cas de contrôle de l’administration fiscale.

Le guide ci-dessous concerne les présidents-dirigeants de SASU souhaitant tirer avantage du régime des frais réels.

Une déduction forfaitaire spécifique pour certains salariés

Certaines catégories de salariés d’une SASU peuvent bénéficier d’un abattement de frais professionnels au montant forfaitaire, pour tenir compte des charges liées à l’exercice de leur mission. Comprise entre 5 et 30 % de la rémunération, cette « déduction forfaitaire spécifique » (DFS) concerne entre autres :

• Les représentants de commerce et VRP ;
• Les professionnels du BTP ;
• Les salariés du secteur de la propreté (jusqu’en 2029).

Quels sont les frais professionnels déductibles en SASU ?

Plusieurs catégories de dépenses peuvent faire l’objet d’un remboursement de la société au bénéfice de son président. Dans tous les cas, veillez à assurer un suivi comptable à la fois précis et rigoureux pour justifier plus aisément du détail de chaque facture.

Frais de repas

Deux types de frais de repas peuvent faire l’objet d’un remboursement. Les conditions de déduction peuvent varier : attention notamment à bien appliquer le montant réel de l’addition du restaurateur ou la base forfaitaire prévue par le barème. Dans tous les cas, le repas doit être pris dans l’intérêt de la société et non pour le seul agrément personnel du bénéficiaire.

• Les repas d’affaires consistent typiquement à inviter un partenaire commercial, un client ou encore un prospect dans le cadre des bonnes relations. Ce type d’événement est normalement toujours déductible. Il convient de conserver à la fois l’addition du restaurant et certaines informations comme l’identité des convives et – le cas échéant – les entreprises qu’ils représentent.

• Les repas habituels (pris seuls) peuvent faire l’objet d’une déduction, sous réserve que le président de SASU n’a pas la possibilité de rentrer déjeuner chez lui du fait des horaires de travail ou de la distance. Si la distance en question est anormalement élevée, par ailleurs, cela ne doit pas résulter d’un choix volontaire de l’entrepreneur.

En pratique, le président ou dirigeant de SASU peut déduire les frais de repas qui excèdent le coût d’un repas normal pris à domicile. Ce dernier, pour l’année 2022, est fixé par l’administration fiscale à un barème de 5,00 € (contre 4,95 € en 2021). Le montant total du repas, par ailleurs, est plafonné à 19,10 € par personne. Ainsi et par exemple :

• Le dirigeant de SASU déjeune au restaurant situé face à sa société pour un montant total de 26,30 €.
• Ce montant dépasse le plafond de l’administration fiscale. Le montant réellement pris en compte dans la note de frais est donc de 19,10 € seulement.
• Il convient ensuite de retrancher le coût d’un repas pris à domicile, soit 5 €.
• Le remboursement total des frais de repas s’élève donc à 14,10 €, soit environ 53 % de son coût réel pour le président.

Utilisation du véhicule personnel à titre professionnel

Un président de SASU – ou l’un de ses salariés – peut être amené à privilégier l’utilisation de son véhicule personnel pour la réalisation de ses trajets professionnels. Les frais remboursables couvrent notamment :

• L’achat de carburant ;
• L’entretien courant du véhicule ;
• Le paiement de la prime d’assurance ;
• Les dépenses liées à l’usure naturelle des pneumatiques ;
• Les frais de réparation.

Les déplacements éligibles à un remboursement peuvent concerner une activité ponctuelle réalisée à l’extérieur de l’entreprise, comme la rencontre d’un client ou d’un fournisseur. Il est également possible de déduire le coût des trajets entre le domicile et le travail, dans la limite d’un seul aller-retour par jour.

Le dirigeant peut faire le choix de déduire ses frais réels concernant l’utilisation du véhicule, mais cela peut vite s’avérer complexe et assez technique. En pratique, il est bien plus simple d’appliquer le barème des indemnités kilométriques de l’Urssaf. Ce véritable guide propose un montant forfaitaire pour l’ensemble des frais liés au véhicule, sur la base de la distance parcourue et de la puissance administrative du véhicule.

Le barème s’établit de la façon suivante pour les voitures au titre de l’exercice comptable 2023 :

Par exemple, un professionnel ayant procédé à la création de sa SASU a parcouru un total de 15 000 kilomètres au cours de sa première année d’activité pour ses déplacements professionnels. Il conduit une voiture d’une puissance fiscale de 5 CV. Le montant remboursable par la société s’élève donc à :

(15 000 x 0,339) + 1 320 = 5 085 + 1 320 = 6 405 €

Utilisation du logement du dirigeant pour l’activité de la société

Lors de la création d’une SASU, son dirigeant peut tout à fait en fixer le siège à son propre domicile personnel. Typiquement, il s’agit alors de dédier un bureau, un garage, un atelier ou une autre pièce de l’habitation à l’exercice de cette activité professionnelle.

En pratique, il est alors possible de déduire certaines des dépenses liées à l’occupation et à l’utilisation du logement du président, dont notamment :

• Les factures d’électricité ;
• Les factures d’eau ;
• Le montant du loyer ;
• La taxe d’habitation ;
• La prime d’assurance habitation.

Dans chacun de ces cas, il convient évidemment de bien distinguer les dépenses de nature professionnelle et les charges assumées par la famille. Vous devrez donc répartir ces charges au prorata de la surface occupée par l’activité professionnelle. À titre d’exemple, un bureau représentant 20 % de la surface habitable de la maison donnera lieu également à la déduction de 20 % du loyer ou 20 % de la taxe d’habitation.

Frais professionnels SASU : quelles conditions de remboursement ?

Les différentes dépenses professionnelles d’un président de SASU peuvent donner lieu à déduction si toutes les conditions suivantes sont bien remplies :

• Les frais réalisés étaient nécessaires pour la bonne marche de l’activité de l’entreprise.
• Ils peuvent être rattachés au fonctionnement normal de la société, et n’ont donc pas un caractère atypique.
• Ils peuvent être justifiés par la production d’une facture, d’une note de frais en bonne et due forme ou de tout autre document pertinent.
• Ils s’imputent sur l’actif de la société et ne constituent pas une immobilisation sur le plan comptable.

La rédaction d’une note de frais complète est recommandée pour établir la réalité et la légitimité d’une dépense professionnelle. Un modèle de note de frais doit idéalement inclure :

• Un numéro de référence ou d’identification ;
• La date du paiement réalisé ;
• Le descriptif sommaire des dépenses ;
• Le montant total de la dépense en distinguant le hors taxe (HT), la TVA et le toutes taxes comprises (TTC) ;
• La ou les personnes concernées par la dépense (dirigeant, invités à un repas d’affaires…).

Le remboursement des frais professionnels constitue un avantage non soumis à l’impôt sur le revenu ou aux cotisations sociales, dans la mesure où il ne s’agit pas d’un supplément de rémunération. Vous devez donc être en capacité de justifier chaque dépense en cas de contrôle de l’administration.

Les frais professionnels d’une SASU peuvent faire l’objet d’un remboursement au bénéfice du dirigeant ou de l’un de ses salariés, mais il convient d’assurer une traçabilité parfaite de vos dépenses réelles pour éviter un problème en cas de contrôle de l’administration. Une carte de paiement corporate spécialisée représente la meilleure solution pour assurer le suivi des frais et l’automatisation du remboursement. Demandez une démo dès maintenant avec Mooncard !