Tout savoir sur l'exercice comptable

L'élaboration de la comptabilité d'une entreprise est encadrée par ses statuts et des règles précises en droit comptable français, y compris en matière de périodicité. L'exercice comptable correspond ainsi à la période de référence pendant laquelle la société est tenue de consigner chaque fait économique relatif à son activité. De l'ouverture à la clôture, quelles sont les caractéristiques principales d'un exercice comptable ? Le point avec Mooncard.

En quoi consiste un exercice comptable ?

L'exercice comptable ou exercice fiscal est un paramètre essentiel de l'organisation comptable des entreprises en France. Son utilité est notamment soulignée par l'article L.123-12 du Code de commerce. Selon la législation, toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit :

• tenir une comptabilité générale des mouvements financiers affectant le patrimoine de l'entreprise ;
• contrôler l'inventaire des éléments actifs et passifs du patrimoine de l'entreprise, au moins une fois tous les 12 mois ;
• procéder à un arrêté des comptes annuels après la fin de l'exercice.

Un exercice comptable correspond donc à l'unité de mesure temporelle des comptes de la société. Il s'agit de la période prise en compte, de date à date, pour l'établissement des comptes annuels de l'entreprise et l'enregistrement de l'ensemble de ses flux financiers. Elle se conclut par l'élaboration des différents documents réglementaires :

• un bilan comptable ;
• un compte de résultat ;
• des annexes des comptes de l'entreprise ou de chaque établissement.

Quelle est la fonction d'un exercice comptable ?

L'exercice comptable impose, par définition, une forme d'audit financier annuel à chaque entreprise. Elle est essentielle à la fois :

• pour les sociétés commerciales elles-mêmes, afin de vérifier la solidité de leurs comptes d'exploitation et suivre l'intégralité de leurs opérations financières ;

• pour les principaux partenaires de l'entreprise (associés, banques, actionnaires...), souvent désireux de surveiller la qualité de la gestion comptable de l'établissement ;

• pour les services de l'administration fiscale, afin de calculer l'impôt sur les bénéfices dû par l'établissement ou contrôler le calcul de la TVA ;

• pour l'établissement des statistiques économiques officielles par les services de l'État et de l'Insee, notamment des indicateurs clés comme le produit intérieur brut (PIB).

L'analyse comptable comporte également un volet social. Il s'agit d'enregistrer les dettes et apurements de cotisations professionnelles et salariales, et de suivre leur régularisation.

Les nombreux enjeux liés au respect de l'exercice fiscal d'une entreprise rendent très utile le recours à un expert-comptable de métier. L'utilisation d'un logiciel de comptabilité par l'entrepreneur est une solution réaliste seulement dans une petite structure.

Après la clôture : l'envoi de la liasse fiscale : La « liasse fiscale » regroupe la déclaration de résultats et les diverses annexes adressées par une entreprise au service français des impôts après la clôture de chaque exercice. Elle permet notamment à l'administration de déterminer le bénéfice imposable au titre de l'impôt sur les sociétés.

Quelle est la durée d'un exercice comptable ?

Malgré les dispositions de l'article L.123-12 du Code de commerce, la durée totale d'un exercice comptable n'est pas systématiquement égale à 12 mois (ou year to year accounting). Plusieurs cas particuliers sont ainsi envisageables :

• En cas de création d'entreprise en cours d'année, il est possible de clôturer le premier exercice comptable au bout de quelques jours seulement. Cela permet de le faire coïncider avec une date importante – typiquement le 1^er janvier. L'exercice suivant le premier pourra ainsi se baser sur un calcul régulier prenant en compte l'ensemble de la prochaine année civile.

• A contrario, il est possible aussi de ne pas clôturer l'exercice comptable à la fin de la première année d'activité si cette dernière est courte. Dans tous les cas, les exercices ne peuvent dépasser une durée maximale de 24 mois.

• En cas de dissolution d'entreprise, le dernier exercice comptable est clôturé par définition au jour de la cessation d'activité. Il aura donc une durée inférieure à 12 mois.

 

Modification de date en cours d'exercice : comment procéder ? 

 

Il est possible de rallonger ou raccourcir l'exercice en cours afin de définir une nouvelle période d'exercice comptable. Cette procédure est toutefois soumise à une décision des associés, prise en assemblée générale extraordinaire. 

La modification de l'exercice comptable fait ensuite l'objet d'un dépôt officiel au greffe du tribunal de commerce. Elle donne lieu obligatoirement à une modification des statuts de l'entreprise et à une inscription au registre du commerce et des sociétés (RCS). Ces formalités interviennent au plus tard avant la fin du mois au cours duquel l'assemblée générale a été tenue.

 

Quelle est la date de début et fin de l'exercice comptable ?

Il n'existe aucune obligation légale ou réglementaire concernant la date précise d'ouverture et de clôture comptable. Ce principe vaut pour l'ensemble des différents types de comptabilité.

Une entreprise est donc libre d'établir par exemple son exercice du 1^er mai au 30 avril de l'année suivante. Cette décision peut avoir un intérêt et une justification dans certains cas, comme :

• une activité fortement saisonnière ;
• l'évolution annuelle de la trésorerie et des flux financiers ;
• une entreprise soumise, à titre principal, à la législation fiscale d'un pays étranger.

La seule contrainte établie est l'interdiction de faire varier la date d'une année à l'autre.

En pratique, les entreprises ne retenant pas l'année civile optent généralement pour une autre date « naturelle » comme la fin d'un trimestre (31 mars, 30 juin, 30 septembre).

 

Exercice comptable : pourquoi choisir l'année civile ? 

 

Dans la majorité des cas, le principe d'un exercice comptable calqué sur l'année civile (du 1^er janvier au 31 décembre) est la solution la plus simple. 

Ce choix facilite notamment la mission de contrôle opérée par l'administration fiscale, tout comme le calcul et la perception des impôts dus par la société. Elle limite également le risque d'erreurs commises en interne ou par un expert-comptable. 

Quels sont les documents liés à l’exercice comptable ?

La clôture de l'exercice n'est pas sans implication pour la société, et entraîne ensuite certaines obligations comptables à remplir dans les meilleurs délais – au plus tard le 2 mai de l'année suivante en cas de clôture survenant le 31 décembre.

Il existe une différence d'objectif entre les principaux documents comptables. Ils contribuent notamment à contrôler la viabilité financière de l'exploitation de l'entreprise et son résultat commercial.

• Le bilan propose un panorama complet et synthétique de la situation financière de l'entreprise à la fin de l'exercice. Sur le plan formel, ce document se compose classiquement de deux colonnes présentant l'actif (biens durables, créances, réserves d'argent...) et le passif (fonds propres, dettes...).

• L'annexe comptable se caractérise par une différence de contenu en fonction du type de comptabilité retenu par l'entreprise (basique, simplifiée ou agrégée).

• Le compte de résultat a pour fonction de déterminer le bénéfice ou la perte générée par la société au cours de l'exercice écoulé, à partir de l'ensemble de ses écritures comptables. Il consiste à vérifier la différence entre les produits et charges d'exploitation pour en déduire le résultat.

La solution Mooncard de gestion des dépenses professionnelles vous permet de gérer automatiquement les notes de frais sans ressaisie et d’optimiser la récupération de la TVA. Exportez en un clic un fichier d’écritures comptables intégrable dans votre logiciel de comptabilité.

Nous vous invitons à réserver une démonstration dès maintenant ! Vous pourrez ainsi découvrir les multiples avantages de notre solution accessible en français, en anglais et dans de nombreuses autres langues.