Processus administratif et comptabilité : comment l’optimiser ?

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Prévoir, mesurer, contrôler, agir… Mettre en œuvre une organisation comptable et administrative efficace est la clé pour piloter de manière optimale son activité. Cette tâche n’est pas toujours aisée à accomplir, surtout pour les dirigeants de TPE ou de PME. En plus, l’assistance d’un expert-comptable ou l’externalisation de la comptabilité peut parfois être coûteuse. Pour garantir l’atteinte de ses objectifs, les entreprises doivent constamment veiller à la durabilité de leur processus administratif et de comptabilité. Mooncard vous donne des conseils pour optimiser durablement votre méthode d’organisation comptable.


Pourquoi optimiser l’organisation administrative et comptable de son entreprise ?

 

Quelle que soit la taille de son entreprise, améliorer les processus administratifs et comptables répond à trois enjeux forts. 


La conservation des documents comptables


La perte de certaines pièces comptables peut entraîner d’importantes sanctions financières. En effet, elles doivent être conservées pendant une durée minimale, définie par la loi. Cette dernière varie suivant la nature des documents comptables et les obligations légales. Par exemple, la durée de conservation d’un livre comptable est de 10 ans, à compter de la clôture de l’exercice. Une pièce justificative (bon de commande, de livraison, facture client, fournisseur) se conserve 10 ans. Pour les bilans, comptes de résultat et annexes, c’est aussi 10 ans.  

Les documents concernant la gestion du personnel doivent être archivés plus longtemps. Pour les bulletins de paie, la durée obligatoire de conservation est de 5 ans. La durée est fixée à 1 an pour la comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait. 

Bon à savoir : À quelle sanction s’expose un dirigeant en cas de non-conservation des documents d’entreprise ?

D’après l’article 1734 du Code général des impôts, une amende de 10 000 euros s’applique en cas de :

Absence de tenue des documents réclamés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication ;

Destruction des documents avant les délais légaux.

Le respect du calendrier comptable

 

Le processus administratif pour la comptabilité doit avant tout aider l’entreprise à tenir ses deadlines. Chaque année, elle est soumise à un calendrier comptable précis. Parmi les temps forts, nous retrouvons : 

  • La réalisation des déclarations fiscales : déclarer la TVA, payer la cotisation sur la valeur ajoutée des Entreprises (CVAE), la cotisation foncière des entreprises (CFE), effectuer la déclaration annuelle de résultats.

  • L’accomplissement des travaux d’inventaires, l’élaboration des comptes annuels, le dépôt des comptes sociaux au greffe du tribunal de commerce, l’affectation du résultat.

  • La clôture des comptes, l’édition du bilan, du compte de résultat et de l’annexe.

  • La gestion des paies.

 

Le pointage comptable

 

Le pointage comptable consiste à rapprocher les mouvements des comptes et ceux indiqués sur les relevés bancaires reçus. Le but est d’associer les opérations enregistrées en banque aux mouvements inscrits sur les fichiers comptables. 

Pointer les comptes offre plusieurs bénéfices : 

  • Rester au courant de la situation débitrice ou créditrice de l’entreprise ;
  • Tenir à jour sa comptabilité ;
  • Ajuster les placements budgétaires ;
  • Repérer les manquements pour (ré)équilibrer la trésorerie ;
  • Rectifier les mouvements comptables. 

3 conseils pour un meilleur processus administratif et comptabilité

 

1. Opter pour une organisation adaptée à son entreprise

 

La performance de la gestion comptable dépend en grande partie de la juste répartition des tâches administratives. Dans les petites entreprises, la comptabilité est en règle générale prise en charge par les dirigeants. Dans des structures de plus grande ampleur où la charge de travail est importante, c’est différent.

La direction peut créer son propre service comptable en recrutant des collaborateurs qualifiés. Ainsi, l’optimisation et le contrôle des opérations financières sont réalisés en interne. Pour des raisons budgétaires ou de manque de place dans les locaux, elle a aussi la possibilité de :

  • Se faire assister par un expert-comptable ;
  • Externaliser (partiellement ou totalement) la comptabilité.

 

2. Optimiser la gestion des factures impayées

 

Les retards de paiement peuvent nuire dangereusement à la trésorerie d’une entreprise. Pour éviter d’en arriver là, il est essentiel de s’appuyer sur deux piliers : 

  • La transversalité des process ; 
  • La fluidité des échanges entre les collaborateurs chargés du recouvrement et le service administratif du client concerné.

La comptabilité auxiliaire simplifie la gestion des relances. Elle permet de suivre de manière rigoureuse les impayés. La création des comptes de tiers (clients, fournisseurs) est généralement réalisée par l’intermédiaire d’un logiciel comptable. 

 

3. Faciliter le traitement des notes de frais

 

Vous en avez assez de courir après les justificatifs de notes de frais ? Vous souhaitez dire stop à leur traitement manuel, particulièrement chronophage ? Avec la solution globale Mooncard, optimiser vos processus n’a jamais été aussi simple. Simplifiez la gestion de vos dépenses professionnelles en automatisant la gestion des notes de frais depuis le paiement effectué avec une carte Mooncard by VISA jusqu’aux écritures comptables : dématérialisation des justificatifs, récupération de la TVA facilitée, intégration comptable sans ressaisie… 

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