Externalisation comptabilité : les règles à connaitre

Frame 59-min

Sommaire

La gestion de la comptabilité en interne représente beaucoup de travail et de responsabilités pour les dirigeants d’entreprise. Ils sont réticents à l’idée de faire appel à un expert-comptable et estiment que le prix supporté par l’entreprise serait trop élevé. Pourtant, l’externalisation de la comptabilité présente des avantages.Une gestion par l’entreprise elle-même implique également la mise en place d’une organisation comptable.

Attention : un suivi comptable, qu’il soit interne ou externe, nécessite un investissement en temps et quelques compétences spécifiques dans ce domaine.

Les avantages de la comptabilité tenue en interne

 

Légalement, le dirigeant est libre de conserver sa comptabilité ou de faire appel à un expert-comptable. Toutefois, la tenue de sa comptabilité en interne présente quelques avantages.

 

Une équipe comptable adaptée à vos besoins

 

Lorsque votre entreprise gère sa comptabilité, vous profitez d’un service comptable qui répond immédiatement à vos demandes et vous permet ainsi de gagner du temps. Cette équipe s’adapte au sein de votre entreprise à votre activité, à vos exigences et aux particularités de votre secteur d’activité.

 

Une meilleure communication au sein de l’entreprise

 

La communication entre les services administratifs et les autres services est simplifiée.

 

De la sorte, vous obtenez un meilleur suivi :

 

  • des budgets prévisionnels,
  • des indicateurs d’activité,
  • des tableaux de bord, etc.

 

Respect de la confidentialité et contrôle de la situation

 

Le cœur de l’entreprise repose sur la gestion de la comptabilité. Le service comptable a accès à des documents importants. Par exemple, ce sont les contrats, les brevets techniques, les données fournisseurs, les prix d’achat, les prix de vente, les études de marge, qui sont souvent mieux pilotés en interne.

 

La comptabilisation des factures fournisseurs est contrôlée et suivie en temps réel. Les écarts sont immédiatement mis en évidence pour prendre les actions appropriées.

Attention : rappelons toutefois que la gestion interne nécessite un contrôle régulier. Il est donc impératif de savoir animer un service comptable et administratif.

Quand et pourquoi faut-il externaliser sa comptabilité ?

 

Généralement, les entreprises procèdent en deux phases :

  • En phase de création, celles-ci externalisent leur comptabilité pour concentrer leurs efforts sur le développement de l’entreprise.
  • La comptabilité est souvent réintégrée par la suite en phase de développement.

 

Gérer soi-même sa comptabilité peut être une source de pertes dès lors que vous passez moins de temps au développement de votre société. Par exemple, le dirigeant consacre plus de temps à sa gestion comptable qu'à la prospection de nouveaux clients.  Par ailleurs, cela impose d’avoir les compétences nécessaires. Le dirigeant peut alors envisager l’externalisation de la comptabilité.

 

En quoi consiste l’externalisation de la comptabilité d’une entreprise ?

 

L’externalisation de la comptabilité consiste à confier tout ou partie de la gestion de sa comptabilité à un expert-comptable. Un contrat est conclu avec lui ou le cabinet pour définir l’étendue de sa mission de prestataire. En tant que professionnel, il propose divers services à ses clients en fonction de ses compétences.



Plusieurs tâches peuvent se traiter en externe : la gestion comptable et sociale de l’entreprise.

 

La gestion comptable de l’entreprise

 

Elle recouvre la tenue de la comptabilité générale. Elle assure :

 

  • le traitement des documents liés à l’activité commerciale ;
  • la comptabilité fournisseur et client ;
  • la gestion des frais professionnels ;
  • les déclarations fiscales telles que la TVA ou la taxe professionnelle ;
  • les situations périodiques et la liasse fiscale annuelle.

 

La gestion sociale de l’entreprise

 

Elle comprend :

 

  • les systèmes de paie ;
  • le calcul et l’édition des bulletins de paie ;
  • et les diverses déclarations de l’entreprise telles que la fourniture des fichiers d’écritures comptables.

Attention : La comptabilité de l’entreprise ne peut être gérée que par l’entreprise elle-même ou par un cabinet d’expertise comptable. Il est illégal de faire simplement appel à une connaissance pour superviser votre comptabilité. 

L’entreprise doit-elle externaliser toute sa comptabilité ?

 

Le dirigeant peut décider de ne pas confier toute sa comptabilité à un expert-comptable, mais seulement une partie. Dans ce cas, le prestataire externe prend en charge quelques tâches comptables et l’entreprise continue d’en faire également.  

 

Par exemple :

  • l’entreprise se charge des saisies comptables ;
  • l’expert-comptable réalise les comptes annuels en fin d’année et propose éventuellement des services supplémentaires.

 

Comment trouver un expert-comptable pour votre entreprise ?

 

Tout d’abord, l’entreprise doit définir ses besoins. Elle doit ainsi déterminer le volume de pièces à traiter, le nombre de comptes, les déclarations qui sont obligatoires, les délais, les tableaux de bord dont elle a besoin, etc.

 

Ainsi, l’entreprise décide des tâches qu’elle veut confier à l’expert-comptable. Elle signe avec lui une lettre de mission. C’est un contrat qui définit les services proposés et les tâches confiées au cabinet, le prix de la mission, etc.

 

Le choix de votre expert-comptable va être déterminé en fonction de plusieurs éléments :

  • sa localisation : il peut être compliqué pour le dirigeant de se déplacer loin pour apporter des pièces et en cas de besoin ;
  • ses services  : ils dépendent des besoins de l’entreprise en fonction de son activité de l’entreprise ;
  • ses tarifs, etc.

Attention : l’expert-comptable doit être inscrit au Conseil de l’ordre des experts-comptables. En effet, ce sont eux qui ont le monopole pour la gestion de la comptabilité des entreprises et la profession est réglementée.

Les avantages de tenir sa comptabilité en externe

 

Confier sa comptabilité à un expert-comptable a aussi de nombreux avantages en matière de coûts, de temps et de productivité.

 

Gagner du temps

 

Comme mentionné précédemment, en externalisant votre comptabilité, vous vous déchargez de travaux de saisie, de suivi et de contrôle. Vous gagnez du temps et vous pouvez vous consacrer au développement de votre société.

 

Éviter les erreurs comptables

 

Parfois, une erreur comptable peut avoir des conséquences, surtout financières. En optant pour un expert-comptable, vous profitez de son expertise et de ses connaissances juridiques et fiscales.

 

De plus, quand des évolutions fiscales ou sociales apparaissent, l’expert-comptable en est informé, il en perçoit la portée et prend les mesures adaptées.

 

Profiter d’une analyse approfondie et d’un suivi strict et minutieux

 

Les experts-comptables interagissent régulièrement avec leurs clients pour les aider à tenir leurs échéances comptables et fiscales dans les temps.

 

De plus, ils tiennent des rapports périodiques, des documents de synthèse, des bilans, et respectent les délais pour l’écriture des rapports périodiques.

 

« En cas d’erreurs ou de retards de déclarations, l’expert-comptable est responsable. Une garantie importante pour votre entreprise. »

 

Pour aller plus loin : l’expert-comptable est un prestataire qui engage sa responsabilité. En effet, il est chargé de la tenue de la comptabilité de l’entreprise selon la lettre de mission. Il a également un devoir de conseil. Il engage sa responsabilité civile, mais aussi pénale et disciplinaire vis-à-vis du conseil de l’ordre des experts-comptables.

Augmenter la productivité de votre entreprise

 

La comptabilité n’est pas la seule mission d’un cabinet d’expertise comptable, certains d’entre eux s’occupent également de la gestion, de l’organisation, ou des questions fiscales et juridiques de l’entreprise.

 

Ainsi, ils peuvent intervenir lors de décisions stratégiques qui ont un lien avec le management ou la gestion du personnel par exemple.

 

Les inconvénients de l’externalisation de la comptabilité

 

Confier sa comptabilité peut aussi présenter quelques inconvénients pour l’entreprise.

 

Le coût du prestataire externe pour la gestion de la comptabilité

 

Ce n’est pas le cas pour toutes les entreprises, mais surtout pour celles dont le dirigeant se charge de la comptabilité. Suivant la liste des tâches, le coût peut être important et peser sur la trésorerie de l’entreprise. L’expert-comptable peut fournir un devis préalable.

 

La perte de contrôle du dirigeant de l’entreprise

 

En effet, le dirigeant peut avoir le sentiment de ne plus avoir la main sur la gestion comptable de son entreprise. 

 

La perte de confidentialité

 

Comme nous vous l’avons expliqué, la comptabilité s’appuie sur des documents essentiels à la gestion de l’entreprise. Ce sont des contrats, des brevets techniques, des factures, etc. Confier la gestion de la comptabilité à un prestataire externe revient à divulguer des informations parfois confidentielles.

 

Pour aller plus loin : il est donc important d’avoir une relation de confiance avec son expert-comptable et de communiquer. Le problème de gestion des documents et des justificatifs peut être réduit grâce à l’utilisation de logiciel ou de plateforme comptable auquel le dirigeant a un accès. Ce dernier peut aussi vérifier les tableaux de bord, les chiffres dont il a besoin pour son activité.



Le numérique et les Fintech, une révolution pour les chefs d’entreprise

 

Grâce aux nouvelles start-ups concentrées autour du monde de la Fintech, de nouvelles solutions voient le jour. Elles visent, le plus souvent, à simplifier et automatiser la gestion comptable interne.

 

« Le numérique permet de faire évoluer et de moderniser les processus administratifs. »

 

Il existe de nos jours des logiciels de tenue comptable en ligne. Ces derniers sont là pour vous aider à gérer votre comptabilité en interne ou à compléter vos services de comptabilité externe tout en gardant un suivi personnalisé. Ces logiciels vous permettent également de gérer la trésorerie au plus près.

 

Vous y retrouverez des outils de gestion pour suivre l’activité de l’entreprise grâce à des rapports analytiques ou des tableaux de bord qui affichent les différents soldes de gestion…



Les points clés à retenir :

 

  • Si vous avez des compétences dans le domaine comptable vous pouvez opter pour une gestion interne qui vous permet de conserver le contrôle et de vous appuyer sur votre équipe.
  • Vous pouvez externaliser votre comptabilité à tout moment, si vos besoins ou votre organisation changent.
  • En externalisant votre comptabilité, vous évitez le risque d’erreurs comptables et d’oubli d’échéances fiscales ou sociales, vous vous libérez de tâches peu productives.
  • Vous modernisez la gestion de votre comptabilité en optant pour une solution numérique qui automatise un grand nombre de tâches.



Mooncard facilite la gestion de votre comptabilité. Que vous ayez fait le choix de l’externalisation de la comptabilité ou non, notre solution gère et automatise vos dépenses professionnelles. Vos dépenses se transforment en 1 clic en écriture comptable et le fichier s’exporte et vous pouvez l’intégrer à votre logiciel ou vous pouvez le confier à votre expert-comptable. Pensez à prendre contact avec l’un de nos experts pour réserver une démo.

 

Pour en savoir plus sur l’organisation comptable, vous pouvez consulter nos articles sur :