Déplacement professionnel et franchise : qui paye?

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Entre voiture de service, voiture de fonction ou voiture personnelle utilisée pour un déplacement professionnel, il n’est pas toujours aisé de connaître la répartition des frais entre salarié et employeur. Entretien, carburant, franchise en cas d’accident : retrouvez toutes les règles liées aux déplacements professionnels.


Véhicule de service ou voiture de fonction ?


Si le choix est fait de constituer une flotte de véhicules d’entreprise, il est nécessaire de définir de manière précise l’usage que les salariés sont autorisés à faire du véhicule :

  • Un véhicule de service ne peut être utilisé que pour les trajets professionnels, comme par exemple pour la visite d’un chantier. Le véhicule n’est mis à la disposition du salarié que pour un trajet très précis, et le véhicule devra être rendu aussitôt le déplacement effectué.
  • Considérée comme un avantage, une voiture de fonction constitue un élément de la rémunération du salarié. A ce titre, la jouissance d’un véhicule de fonction est assujettie aux cotisations sociales. Le salarié a le droit d’utiliser ce véhicule pour ces déplacements professionnels mais également pour ces déplacements personnels, c’est-à-dire qu’il peut l’utiliser en dehors de son temps de travail.

 

Un véhicule de service : pour quelle utilisation ?


Si un véhicule de service est en principe réservé aux déplacements professionnels, les entreprises peuvent faire preuve d’une certaine souplesse à l’égard de l’utilisation faite du véhicule par leurs salariés. Les trajets domicile-lieu de travail peuvent ainsi être autorisés sans que le véhicule soit requalifié en véhicule de fonction.

Une telle tolérance ne pourra évidemment pas être reprochée par la suite à l’employé, et donc constituée une faute de sa part. En revanche, cet avantage ne constitue pas un acquis pour le salarié, et pourra donc être retiré par l’employeur, et ce à tout moment. L’employeur peut prendre cette décision sans consulter au préalable le salarié.

 

Accident avec un véhicule de service, qui est responsable ?


En cas d’accident lors d’un déplacement professionnel, le salarié ne peut pas être tenu responsable par son employeur. Ce dernier n’a la possibilité d’engager la responsabilité de son salarié que si celui-ci a commis une faute lourde, c’est-à-dire s’il est démontré qu’il a causé de manière intentionnelle l’accident de la circulation.

Par convenance, le salarié pourra choisir le garage dans lequel il souhaite effectuer les réparations du véhicule, en s’appuyant si besoin sur certains comparateurs comme Vroomly. Les coûts de réparation imputables à l’accident et la franchise d’assurance restent à la charge de l’employeur. Principe légal, toute clause du contrat de travail qui s’y opposerait ou prévoirait une autre règle serait nulle. Au quotidien, tous les frais d’entretien du véhicule, comme le montage des pneus
 ou les vidanges, restent à la charge de l’employeur.


Frais de carburant : quelle prise en charge ?


Les frais de carburant et autres frais de déplacement liés aux déplacements professionnels doivent être pris en charge par l’employeur. Derrière cette règle se cachent toutefois des règles de calcul qui peuvent parfois se révéler complexes. Il n’est en effet pas toujours évident de calculer les frais en fonction du barème kilométrique. Pour cette raison, de nombreux employeurs font le choix de mettre à disposition de leurs salariés une carte carburant multi enseigne
. Cette carte permet ainsi aux salariés de régler leurs dépenses de déplacement et offre à l’employeur une vision simplifiée des dépenses engagées.

 

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