Qu’est-ce qu’une feuille de route de déplacement professionnel ?
Une feuille de route est un outil de planification utilisé par de nombreuses entreprises dans le cadre d'un déplacement professionnel. Elle contribue à visualiser de façon simple :
- Le temps de trajet réalisé par le salarié ;
- Les grandes étapes de son déplacement ;
- L’objectif du projet ;
- Etc.
La feuille de route ne présente aucun caractère obligatoire. Elle fait pourtant partie de la politique de voyage des entreprises. La raison ? C'est la clé du succès pour définir et établir les conditions d'un voyage d'affaires.
C'est généralement le manager qui s'occupe de définir les modalités du déplacement. Toutefois, le salarié est également en droit de réserver son hôtel si la politique de l'entreprise l'y autorise. Cela peut-être le cas lorsque le voyage s’effectue en bleisure ou en open booking, par exemple.
Pourquoi est-il important de préparer une feuille de route avant un voyage d'affaires ?
La préparation d'une feuille de route avant le déplacement d'un collaborateur présente un double intérêt.
Les atouts d’une feuille de route pour un employé
Votre collaborateur se rend à un séminaire à l'étranger ? Votre commercial traverse peut-être la France avec un véhicule pour aller à la rencontre d'un client ? Quel que soit le projet de déplacement professionnel, le départ donne souvent lieu à mille interrogations :
- Comment s'effectue le voyage ?
- À quelle date ?
- Où est situé l'hôtel ?
- Qui s’occupe de la gestion du logement professionnel ?
- L’hébergement est-il éloigné du lieu de travail ?
- Quelle ligne de train emprunter et comment réserver les billets ?
- Faut-il prévoir de remplir une note de frais pour la restauration ?
- Etc.
La feuille de route de déplacement professionnel regroupe chaque information pratique et indispensable au voyage de votre salarié. Elle contient, par exemple :
- La durée et la date d'un rendez-vous avec un client important ;
- Les indications sur le transport de votre collaborateur ;
- Etc.
Les avantages de la planification en amont du déplacement de vos salariés
Vous voulez optimiser la gestion des frais de voyage ? Si une feuille de route offre un cadre clair à votre salarié, elle simplifie aussi la gestion du déplacement professionnel au sein de votre entreprise. Le manager gagne d'ailleurs un temps considérable en anticipant chaque point du voyage. Il a effectivement une vision claire des étapes et objectifs relatifs à son déplacement.
Pour ce faire, il importe de planifier et de définir chaque journée de votre salarié. De la gestion d’une location de voiture à la réservation d’un hôtel, chaque détail du déplacement doit être prévu et méticuleusement noté dans la feuille de route.
En plus, cela vous donne la possibilité de déterminer le budget voyage avec précision. À ce sujet, rappelons qu'il est préférable de déterminer la manière dont vous remboursez votre salarié. Il existe deux modalités :
- L'employé paie les frais réels liés à son déplacement et ses frais d'hébergement.
- Le salarié touche une allocation forfaitaire pour subvenir à ses besoins lors de son voyage.
Le collaborateur doit fournir sa note de frais à son manager pour obtenir le remboursement de la dépense engagée.
Exemple de modèle de feuille de route pour déplacement professionnel
Lancez-vous dans la réalisation pratique de votre première fiche de route en suivant chaque conseil présenté plus bas. Voici les mentions que peut comporter une feuille de route lors d’un déplacement.
Il vous suffit d'organiser la mission en réalisant une liste qui regroupe les éléments suivants :
- Le lieu du voyage d’affaires ;
- L’objectif de la mission et sa durée ;
- La date de départ et d'arrivée ;
- Le moyen de transport utilisé ;
- Le nom de la compagnie aérienne ou le numéro du train ;
- Les horaires du moyen de transport ;
- Le contrat de location du véhicule éventuel ;
- L'adresse de l'hôtel ou le contrat de location de l'hébergement ;
- Les moyens de transport à disposition sur place (compagnie de taxi, métro, bus, etc.)
- Le numéro de téléphone d’une personne avec qui votre salarié sera en contact sur place.
Dans cette liste, n'hésitez pas à rappeler à votre collaborateur qu'il doit posséder certains papiers indispensables (passeport pour l'étranger, carte de paiement, billets, etc.).
L’établissement d’une feuille de route reste pour un collaborateur en déplacement fort intéressante. Ce dernier visualise, en effet, facilement le cadre de sa mission. De votre côté, en tant qu’employeur, vous êtes plus serein en prenant en compte l'ensemble des paramètres du voyage. Vous souhaitez gagner du temps pour construire votre première feuille de route de déplacement professionnel. Téléchargez vite notre modèle.
En résumé, la feuille de route recense les événements majeurs d’un voyage d’affaires. Pour la gestion des dépenses en déplacement professionnel, il existe des solutions de paiement intelligentes. Grâce à la solution Mooncard, par exemple, vous pouvez paramétrer et contrôler les dépenses de votre collaborateur. Il part donc l’esprit tranquille. Quant au service comptable de votre entreprise, il n’a aucune mauvaise surprise. Il contrôle effectivement toutes les notes de frais et dépenses des salariés même lorsqu’ils sont en open-booking. Envie d’en savoir plus ? Demandez-nous vite une démo.
Pour aller plus loin sur la gestion des déplacements professionnels :
- Remboursement des frais kilométriques par l'employeur
- Contrôle fiscal frais kilométriques : comment ça fonctionne ?
- Tout savoir sur les justificatifs de frais kilométrique
- Frais kilométrique d'une association : ce qu'il faut savoir
- Frais kilométrique et voiture électrique : ce qu'il faut savoir