Bleisure : 2 choses à retenir pour les voyageurs d'affaires

Le bleisure est un néologisme anglais formé par la contraction des mots "leisure" (loisir) et "business" (affaires). Il s'agit de permettre aux employés de combiner un déplacement professionnel avec du temps personnel pour se détendre avant ou après le voyage. Par exemple, si vous devez vous rendre à Paris trois jours pour des raisons professionnelles, vous pouvez reprogrammer votre vol retour pour rester un peu plus longtemps et visiter la capitale à votre guise.

Le voyage bleisure est de plus en plus fréquent lors de déplacements pour des conférences, des colloques ou des salons. Cependant, il convient d'encadrer et de clarifier cette tendance pour éviter tout malentendu ou confusion. Voici 2 choses à retenir sur le bleisure.

Le bleisure : historique et enjeux

La pratique du bleisure est courante, même si elle était souvent tenue secrète, et qu’elle était surtout destinée à une petite élite de cadres dirigeants.

Le bleisure, une tradition qui renaît

Après un séminaire, un voyage d'affaires ou une réunion importante, il était courant de prendre un peu de temps pour soi. Avec la croissance des voyages professionnels, un nom nouveau popularise ce concept : le bleisure.

Pour les entreprises, adopter le bleisure nécessite un processus d'adaptation, car il s'agit d'un changement culturel important. On peut avoir peur de "profiter" d'un voyage payé par l'entreprise, ce qui peut entraîner de la jalousie et des critiques si cela n'est pas partagé et clarifié. Cependant, le concept de bleisure présente de nombreux avantages :

Les employeurs bénéficient de tarifs plus avantageux pour les transports (par exemple, décaler son vol retour un dimanche soir peut être moins cher qu'un vendredi soir) ;
Ils fidélisent les employés, les rendent plus motivés et plus heureux, ce qui contribue à l'efficacité de l'entreprise.

Enfin, cela peut également être vu comme une reconnaissance des engagements personnels déployés par les employés (fatigue, décalage horaire, perturbations familiales, etc.).

Les risques et les enjeux du loisir lié au business

Pour un dirigeant, le principal défi lié au bleisure concerne la sécurité des voyageurs et la responsabilité des entreprises. Sur le plan légal, l'employeur est responsable de son collaborateur pendant le voyage, depuis le moment où il quitte son domicile jusqu'au moment où il y retourne.

Cependant, avec l'adoption du bleisure, cette définition stricte devient plus difficile à appliquer. La durée du déplacement est plus longue et une partie de ce déplacement n'est plus sous le contrôle de l'entreprise.

Lorsque le salarié est en mode bleisure, il n'est plus soumis à la politique de voyage interne ni à l'obligation de réserver les prestations via les canaux officiels de l'entreprise. Il pourrait également ne plus être couvert par l'assurance voyage professionnelle, ce qui pose des questions en cas de problème ou d'accident, surtout lorsque les séjours se déroulent à l'étranger.

La gestion du bleisure par les entreprises

Face à la croissance du bleisure, les entreprises sont confrontées à des contraintes.

Quelle posture adopter face au bleisure ?

Si les sociétés adoptent une position rigide en interdisant cette pratique, le risque est d’affecter négativement leur culture d’entreprise, leur image de marque en tant qu'employeur et la qualité de vie au travail.

C’est pourquoi les dirigeants tentent de la réglementer pour minimiser les risques. En effet, revoir et adapter sa politique interne est une solution pour clarifier les principes et les règles concernant le bleisure.

Cela permet de définir les conditions dans lesquelles les employés peuvent bénéficier de ce mode de voyage, tout en veillant à la sécurité et à la responsabilité de l'entreprise.

Imaginons qu'un employé de votre entreprise parte en voyage d'affaires pour une conférence dans une autre ville. Il décide de prolonger son séjour de deux jours pour visiter les alentours. Pendant cette extension de voyage, il est impliqué dans un accident de voiture et se blesse. La question se pose alors de savoir si l'entreprise doit couvrir les frais médicaux et autres coûts liés à cet accident :

Cela dépend en grande partie de la politique de l'entreprise en matière d'assurance voyage et de la façon dont elle est mise en œuvre.
Si l'entreprise a souscrit une assurance voyage pour couvrir les déplacements professionnels de ses employés, il est possible que cette assurance couvre également les deux jours supplémentaires de voyage pour raison personnelle.
Toutefois, il se peut que l'assurance ne couvre que les activités strictement liées au voyage d'affaires et que les coûts liés à l'accident de voiture soient exclus.

Il est donc important que les entreprises prennent le temps de bien comprendre les termes et conditions de leur assurance voyage et de mettre en place des politiques claires en matière de bleisure pour éviter toute confusion ou désaccord en cas d'incident.

Pour se protéger, les organisations peuvent prendre plusieurs mesures :

Tout d'abord, elles peuvent souscrire une assurance voyage qui couvre les employés pendant les déplacements professionnels, mais aussi pendant les extensions de voyage pour raisons personnelles.
Les entreprises peuvent également mettre en place des politiques claires en matière de bleisure, qui précisent ce qui est couvert et ce qui ne l'est pas, ainsi que les procédures à suivre en cas d'incident.
Enfin, les employés peuvent être encouragés à souscrire leur propre assurance voyage pour couvrir les activités personnelles pendant les voyages d'affaires.

Bon à savoir

L’open booking désigne l'action de planifier un voyage d'affaires sans respecter les politiques de voyage de l'entreprise, telles que les compagnies aériennes, les locations de voiture ou les hôtels recommandés. Au lieu de cela, les collaborateurs réservent directement le vol et l'hébergement de leur choix, souvent en utilisant des sites de voyage en ligne.

Les notes de frais liées au bleisure

En termes de gestion financière, il est important de clarifier les dépenses liées à la vie professionnelle et celles liées aux activités personnelles :

Cela implique la distinction entre les coûts d'une même chambre d'hôtel pour des fins professionnelles et personnelles ;
La feuille de route est également nécessaire.

Ainsi, une certaine prudence est de mise pour éviter toute forme de fraude et contrôler soigneusement les notes de frais, en les approuvant et en les validant pour une gestion fiable et transparente des finances.

Le bleisure représente une tendance en croissance pour les collaborateurs en déplacement, qui cherchent à combiner voyages d'affaires et loisirs personnels. Toutefois, cela peut créer des défis pour les entreprises en matière de gestion des dépenses professionnelles et d'assurance voyage. Heureusement, il existe des solutions pour aider les entreprises à gérer efficacement les dépenses professionnelles liées au bleisure.

L'utilisation d'une carte paramétrable pour les frais professionnels peut aider à éviter les avances de frais, la collecte des justificatifs et simplifier les écritures comptables, tandis que l'utilisation d'une carte personnelle pour les dépenses liées à la partie loisirs du voyage peut aider à séparer les deux parties du voyage.

En fin de compte, en adoptant des solutions adaptées et en mettant en place des politiques claires en matière de bleisure, les entreprises peuvent permettre à leurs collaborateurs de profiter pleinement de leurs voyages d'affaires tout en garantissant une gestion efficace des dépenses professionnelles.

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