Comptabilité commerciale : tout savoir sur les obligations comptables

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Comme pour les artisans, le Code de commerce oblige les commerçants à tenir une comptabilité. Son contenu et son ampleur dépendent toutefois du régime d’imposition de l’entreprise, de sa forme juridique ou encore de sa taille. Des doutes quant à vos obligations comptables ? Retrouvez dans le guide Mooncard tout ce que vous devez savoir.  


Qu’est-ce que la comptabilité commerciale ? 


L’article L 123-12 oblige toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant à tenir une comptabilité. Cette obligation est également affirmée par la doctrine définie par l’Autorité des normes comptables (ANC).  


Mais qui sont les commerçants ? Selon les termes de l’article L 121-1 sont considérés comme commerçants « ceux qui exercent des actes de commerce et en font leur profession habituelle ». Par conséquent, la reconnaissance de la qualité de commerçant implique trois conditions cumulatives :  

  • La réalisation d’actes de commerce ;
  • À titre de profession habituelle ;
  • De manière indépendante. 

Pour résumer, la comptabilité commerciale s’applique à tout professionnel, exerçant de façon habituelle, une activité de vente, de production, de distribution, d’échanges de biens et services. Elle consiste à enregistrer dans les livres comptables d’une entreprise, de façon chronologique, l’ensemble des mouvements affectant son patrimoine.  


Quelles sont les obligations comptables communes à tous les commerçants ? 


En vertu du Code de commerce, les commerçants doivent donc tenir une comptabilité régulière, sincère et fidèle à la réalité. Cela implique une série d’obligations comptables.

 

L’enregistrement des mouvements de l’entreprise 


La saisie comptable consiste à entrer les écritures dans deux documents : 

  • Le livre-journal : chaque opération y est enregistrée de façon individuelle et chronologique. Le commerçant peut décider d’utiliser des journaux auxiliaires pour chaque catégorie de mouvements. Il utilisera alors un journal de caisse, un journal d’achats ou encore un journal de banque ;
  • Le grand-livre : il s’agit de rassembler les écritures comptables dans un même document et de les classer chronologiquement selon le plan comptable utilisé. 

 

Chaque écriture comptable du commerçant doit contenir les informations suivantes : 

  • La date de l’opération ; 
  • Le montant au débit et au crédit : en cas de TVA, il est nécessaire d’enregistrer le montant hors taxe, le montant de la TVA et le montant toutes taxes comprises. Dans tous les cas, le débit et le crédit doivent s’équilibrer ;
  • L’intitulé de l’opération ;
  • Le numéro du compte concerné ; 
  • Le numéro de la pièce justificative. 

 

Les commerçants sont en principe tenus d’établir une comptabilité d’engagement. Ils doivent donc enregistrer toutes les créances et les dettes de l’entreprise dès leur création. L’utilisation d’un logiciel dédié et l’intervention d’un cabinet d'expert-comptable sont vivement recommandées. 

Bon à savoir : l’établissement d’un document d’organisation comptable 

Un tel document contient toutes les informations relatives à la comptabilité de l’entreprise : plan comptable utilisé, modalité de conservation, types de journaux utilisés (journal de caisse, de banque, etc.) ou encore identité des personnes en charge des comptes. Ces renseignements pourront être fournis à l’administration fiscale en cas de contrôle. 

Établir une facturation conforme à la loi 


À l’égard des clients, la facture n’est pas obligatoire si le prix de vente est égal ou inférieur à 25 euros TTC. Au-delà de ce montant, elle est en principe obligatoire. Toutefois, le client doit en faire la demande au commerçant. Ce dernier n’a donc pas à la fournir spontanément. 

 

En revanche, entre professionnels, l’établissement d’une facture est indispensable, peu importe la nature de l’opération. Cette pièce justificative doit être établie en français et en deux exemplaires. Elle doit par ailleurs contenir une série de mentions obligatoires. L'utilisation d'un logiciel dédié permet d'éviter les erreurs et les oublis. 

 

Pour le moment, les commerçants ont le choix d’établir leurs factures en format papier ou en format électronique. Toutefois, depuis le 1er janvier 2021, ils doivent transmettre par voie électronique toutes les factures destinées au secteur public. Cette obligation va par ailleurs s’étendre progressivement aux autres secteurs entre 2024 et 2026. 

Bon à savoir : le commerçant doit ouvrir un compte bancaire dédié

Le commerçant doit en principe ouvrir un compte professionnel. Cette obligation ne s’applique pas aux entrepreneurs individuels. 

Établir un inventaire 


Le commerçant réalisant des opérations de vente doit réaliser cet inventaire au moins une fois par an. Il consiste à vérifier l'existence et la valeur du patrimoine de l’entreprise. Cet inventaire doit être réalisé selon 3 principes : 

  • Séparation entre les tâches de comptage et de supervision : l’existence de ce double contrôle permet de limiter les risques d’erreurs et de fraude lors de l'inventaire des stocks. 
  • L’établissement de feuilles de comptage conformes : elles doivent être numérotées, puis validées et signées par le responsable ; 
  • L'exhaustivité : l’inventaire des stocks doit concerner toutes les unités. Rien ne doit être mis de côté. 

 

Comptabilité commerciale : l’établissement et le dépôt des comptes annuels 


Sur base du livre-journal et du grand-livre, trois documents doivent être élaborés par le commerçant à la clôture de l’exercice comptable : 

  • Le bilan : il s’agit d’un tableau présentant les actifs (stocks, amortissements, créances clients) et les passifs (dettes, capital social) de l'entreprise. Les capitaux propres doivent également apparaître ; 
  • Le compte de résultat : ce second tableau contient les produits (ventes, intérêts de capitaux, etc.) et les charges (achats, salaires, impôts, charges sociales, etc.) de l’année d’exercice. Il permet de visualiser les pertes et les bénéfices du commerçant. 
  • L’annexe légale : ce document aide à comprendre et interpréter le bilan et le compte de résultat de l’entreprise. 

 

Les comptes annuels doivent ensuite être déposés, dans le mois suivant leur approbation, au greffe du tribunal de commerce dont dépend l’entreprise. Un délai supplémentaire d’un mois est accordé en cas de dépôt électronique. Les comptes du commerçant sont en principe publiés au bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC). Les petites entreprises, ne dépassant pas certains seuils, peuvent réclamer la confidentialité de leurs comptes annuels. 

 

Pour réaliser les comptes annuels et éviter les erreurs, il est souvent nécessaire de faire appel à un cabinet d’experts-comptables. 

Bon à savoir : l’obligation de conservation des pièces et documents comptables

Livres, factures, contrats, devis, tous ces documents doivent être conservés par le commerçant pendant au moins 10 ans. Ils devront notamment être présentés en cas de contrôle fiscal. 

Comptabilité commerciale : quels sont les allègements possibles ? 


En fonction de la taille de son entreprise et de son régime d’imposition, le commerçant peut bénéficier d’un assouplissement de ses obligations comptables. 

 

La dispense de tenue de comptabilité des commerçants 


Les commerçants relevant du régime fiscal micro bénéficient d’une dispense de tenue de comptabilité, facilitant considérablement la gestion de leur entreprise. Pour rappel, il s’agit des commerçants relevant des micro-BIC et dont le chiffre d’affaires n’excède pas : 

  • 176 200 euros pour les activités de vente hors TVA ; 
  • 72 600 euros pour les activités de prestation de service hors TVA. 

 

Ces commerçants n’ont pas l’obligation de réaliser des saisies comptables. Ils peuvent se contenter de tenir un livre de recettes, accompagné d’un registre d’achats en cas d’activité de rachat-revente. Seuls les encaissements sont donc enregistrés. 

 

La simplification de tenue de comptabilité des commerçants 


Les commerçants relevant du régime d’imposition réel simplifié bénéficient d’une comptabilité super-simplifiée. Il s’agit des entreprises exerçant une activité de vente de produits et dont le chiffre d’affaires en fin d'exercice est compris entre 176 200 euros et 818 000 euros hors TVA ; 

  • Exerçant une activité de prestations de services et dont le chiffre d’affaires est compris entre 72 600 euros et 247 000 euros hors TVA. 

 

Dans ce cas de figure, le commerçant peut se contenter d’une comptabilité de trésorerie. Cette dernière consiste à enregistrer uniquement les encaissements reçus et les décaissements payés réalisés par l’entreprise. Les créances et les dettes sont comptabilisées à la clôture et non pas en cours d’exercice. 

 

Si le commerçant exerce son activité dans le cadre d’une entreprise individuelle (EIRL ou EI), il peut procéder à la centralisation des écritures comptables par trimestre. Une méthode d’inventaire simplifiée est également possible.  

 

La dispense intégrale de comptes annuels 


Comme les artisans, les commerçants en micro-BIC ou micro-BNC sont dispensés de comptes annuels. Le bilan, le compte de résultat et l’annexe ne sont donc pas nécessaires. Cet allègement comptable vise à faciliter la gestion des très petites entreprises. 

 

La dispense d’annexe 


Les commerçants qui ne dépassent pas au moins deux des trois seuils suivants sont dispensés d’annexe légale : 

  • Bilan à 350 000 euros ; 
  • Chiffre d’affaires en fin d'exercice à 700 000 euros ; 
  • 10 salariés. 

 

Ces entreprises peuvent également remettre un bilan et un compte de résultat sous forme simplifiée, peu importe leur régime fiscal. 

 

La présentation simplifiée des comptes annuels 


D’autres sociétés commerciales (SARL, SAS, SASU ou encore EURL) peuvent profiter d’une présentation simplifiée des comptes annuels (bilan et compte de résultat). Pour cela, elles ne doivent pas excéder deux des trois plafonds suivants : 

  • Bilan à 6 000 000 euros ; 
  • Chiffre d’affaires à 12 000 000 euros ; 
  • 50 salariés. 

 

Ces commerçants ont également la possibilité d’établir une annexe abrégée, à condition toutefois d’être soumis au régime d’imposition réel simplifié. À défaut, ils sont autorisés à remettre une annexe simplifiée. 

 

Enfin, certaines sociétés commerciales doivent présenter un bilan et une annexe classique. Elles ont toutefois la possibilité d’établir un compte de résultat simplifié à condition de ne pas dépasser deux des trois seuils suivants : 

  • Bilan à 20 000 000 euros ; 
  • Chiffre d’affaires à 40 000 000 euros ; 
  • 250 salariés. 

 

Comment réaliser la comptabilité commerciale ? 


En tant que commerçant, vous pouvez faire appel à un expert-comptable pour réaliser votre comptabilité. Vous pouvez également décider d’assurer seul cette tâche, parfois complexe et chronophage. Pour faciliter votre travail et améliorer votre productivité, la mise en place d’un logiciel comptable apparaît vite indispensable. Il vous permet notamment de réaliser vos livres comptables. 

 

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