De nombreux salariés privilégient l’usage de leur véhicule personnel dans le cadre d’un déplacement professionnel, le plus souvent pour des raisons de confort et de praticité. D’autres préfèrent s’y refuser pour des raisons diverses. L’employeur peut-il alors le leur imposer ? Quels sont les droits du salarié en la matière ? Le point complet avec Mooncard.
Déplacement pro : un salarié peut-il refuser d’utiliser son véhicule personnel ?
De nombreux motifs peuvent inciter un salarié à refuser de conduire sa voiture personnelle dans le cadre d’un déplacement professionnel :
- l’impossibilité de priver le reste de la famille de ce véhicule pendant le temps de son absence ;
- la crainte d’une usure prématurée ;
- l’inadaptation de la voiture à un trajet sur de longues distances ;
- un désaccord sur la prise en charge des frais de déplacement…
Le régime applicable à un déplacement professionnel avec le véhicule personnel du salarié peut varier : tout dépend en effet de la rédaction du contrat de travail. Deux situations vont se présenter :
- Le contrat de travail ne mentionne pas spécifiquement l’utilisation possible de son propre véhicule par le salarié pour l’exercice de ses missions. Le collaborateur est alors en droit de refuser la demande de son entreprise.
- Le contrat de travail mentionne au contraire cette éventualité. Dans ce cas, le contexte s’inverse et le salarié n’a plus aucune possibilité de s’opposer à l’usage de son véhicule personnel.
C’est la raison pour laquelle l’insertion d’une clause de déplacement professionnel dans le contrat de travail est le plus souvent recommandée : elle permet aux deux parties de bien cadrer les conditions dans lesquelles le collaborateur pourra être amené à se déplacer hors de l’entreprise (durée et fréquence, moyens de transport possibles, modalités de remboursement ou des indemnités…).
Quelles alternatives en cas de refus d’utilisation du véhicule personnel ?
Le refus de l’utilisation de sa voiture personnelle par le salarié ne lui donne pas pour autant le droit de décliner purement et simplement le déplacement professionnel ! Ce type de mission à l’extérieur reste une obligation que son employeur peut lui imposer en toute légitimité.
Ce dernier devra toutefois proposer à son collaborateur une alternative viable pour le transport, comme :
- le train ;
- l’avion ;
- une voiture de location ;
- un véhicule de société appartenant à l’entreprise…
Indemnités kilométriques : une compensation forfaitaire
Le régime des indemnités kilométriques permet de rembourser le salarié des frais engendrés par l’utilisation professionnelle de son propre véhicule, sur la base d’un barème précis. L’indemnité est censée couvrir à la fois :
-
les frais de carburant ;
-
les frais d’entretien et de réparation ;
-
l’usure du véhicule ;
-
la prime d’assurance auto.
Elle n’inclut pas les frais de péage et de parking, mais ces derniers peuvent faire l’objet d’un remboursement séparé par l’employeur.
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Refus d'utilisation du véhicule personnel dans la fonction publique : quelles spécificités ?
Dans la fonction publique, l'utilisation du véhicule personnel n'est possible que sur autorisation du chef de service, lorsque l'intérêt du service le justifie. Cette autorisation est encadrée par le décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 qui fixe les conditions de règlement des frais de déplacement des personnels civils de l'État.
L'agent public peut refuser d'utiliser son véhicule personnel si cette utilisation n'est pas prévue dans son contrat ou son statut. L'administration doit alors proposer un moyen de transport alternatif (train, véhicule de service, véhicule de location).
Lorsque l'agent accepte d'utiliser son véhicule personnel, il bénéficie d'indemnités kilométriques dont les barèmes sont fixés par arrêté.
Ces indemnités couvrent les frais de carburant, d'entretien, d'usure du véhicule et la prime d'assurance. Les frais de péage et de stationnement peuvent faire l'objet d'un remboursement séparé sur présentation de justificatifs.
Quels sont les droits du salarié en cas d’utilisation du véhicule personnel ?
Dans bien des cas, le refus du salarié n’est pas définitif et peut être levé en négociant les conditions du voyage. Si le collaborateur accepte finalement de partir avec sa voiture, même en l’absence de mention dans son contrat de travail, quelques précautions s’imposent :
- Formalisez par un accord écrit l’utilisation de ce véhicule, en précisant la période concernée et la nature du trajet.
- Convenez à l’avance des modalités de remboursement des frais professionnels en déplacement si l’entreprise ne dispose pas déjà d’une politique de voyage clairement établie. Pour rappel, le remboursement des frais du salarié (notamment les indemnités kilométriques) est une obligation pour l’employeur.
- Vérifiez que l’assurance auto du salarié couvre bien les déplacements pour motif professionnel. À défaut, il lui faudra solliciter un avenant à son contrat auprès de l’assureur.
La déclaration de l'usage professionnel du véhicule personnel à l'assureur est une obligation légale. En cas de non-respect, le salarié s'expose à des conséquences graves qui peuvent impacter sa situation financière et sa responsabilité personnelle.
Les risques encourus :
- Refus d'indemnisation : l'assureur peut refuser de couvrir les dommages survenus lors d'un déplacement professionnel
- Nullité du contrat : la non-déclaration constitue une fausse déclaration du risque
- Responsabilité personnelle : le salarié devra indemniser lui-même les victimes en cas d'accident, avec des montants potentiellement très élevés en cas de dommages corporels
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