Logiciel gestion d'achat : pourquoi en choisir un ?

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Sommaire

Un logiciel de gestion d’achat permet de constituer et mettre à jour une base de données, regroupant tous les éléments en lien avec le service achats. Il embarque de multiples fonctionnalités comme le suivi des factures, commandes, livraisons ou encore la gestion des fournisseurs. Utile pour toutes les tailles d’entreprise, le logiciel Achats optimise le processus achat, augmente la satisfaction des clients internes et simplifie la gestion des appels d’offres. En bref, il vous aide à piloter efficacement la fonction Achats dans votre entreprise. Quels sont les bénéfices apportés par un logiciel de gestion d’achat ? Quelles sont ses fonctionnalités ? Quelle solution choisir ? Mooncard vous dit tout !

 

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion d’achat ?

 

Un logiciel de gestion d’achat apporte une réponse à plusieurs enjeux. Il permet de :

  • S’assurer que le budget soit bien utilisé ;
  • Décomplexifier les procédures liées aux approvisionnements, variables d’un service à l’autre ; 
  • Limiter le nombre d’achats réalisés par les collaborateurs sans autorisation préalable ;
  • Avoir une visibilité sur les engagements de dépenses, avant de recevoir les factures ;
  • Remplacer un système difficile à utiliser comme un Enterprise Ressource Planning (ERP) vieillissant ;
  • Offrir plus de flexibilité aux salariés dans la réalisation de leurs achats ;
  • Contrôler le processus d’achat de produits et services dans sa globalité, de la demande d’achats à l’approbation, en passant par la saisie et la réception des commandes ;
  • Approuver les demandes d’achat plus rapidement ;
  • Simplifier la gestion des stocks en vue d’éviter les ruptures ;
  • Gagner en réactivité auprès des fournisseurs ;
  • Fluidifier la relation fournisseur ;
  • Avoir une vue d’ensemble sur la performance de la politique achat de l’entreprise grâce à des rapports et tableaux de bord. Le logiciel vous sert de base pour construire des plans d’action destinés à améliorer le pilotage des achats.

Bon à savoir : Quelles sont les différentes étapes du processus d'achat ? Dans une entreprise, le processus d’achat est décomposé en plusieurs étapes :

Identification du besoin ;

Envoi de la demande au service achats ;

Émission d’un bon de commande, s’il existe un contrat existant, ou envoi d’une demande de devis ;

Réponse des fournisseurs ou fabricants à l’offre ;

Attribution du contrat ou du bon de commande ;

Achat des produits ou des services ;

Règlement de la commande.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de gestion des achats ?

 

Tour d’horizon des principales fonctionnalités offertes par un logiciel Achats.

 

Gestion des factures et du règlement

 

Dans un logiciel de gestion d’achat, vous pouvez intégrer l’ensemble des factures déjà réglées ou à régler. Vous pouvez suivre facilement les paiements réalisés. Sur le tableau de bord, vous avez une vue globale sur les transactions passées, en cours et à venir.  

Une solution de gestion des achats donne les moyens à la fonction Achats de maîtriser avec précision le budget alloué. Les acheteurs ont toutes les cartes en main pour limiter les achats inutiles. Le logiciel Achats permet l’optimisation de l’analyse des frais (achats « sauvages » de classe C, A ou B), la gestion des catégories ou encore le contrôle de la conformité des dépenses.

 

Gestion des commandes

 

Avec un logiciel Achats, il est possible de consulter facilement le suivi des commandes en cours. L’idéal pour éditer au bon moment les devis et factures ! Le tout avec une organisation et des procédures transparentes

Un logiciel de gestion d’achat permet aux collaborateurs de passer des commandes sur des catalogues ou des sites de fournisseurs approuvés.

 

Gestion des fournisseurs

 

Toutes les informations sur vos fournisseurs sont regroupées au même endroit. L’intégration et l’évaluation des fournisseurs, l’actualisation des informations (prix de vente, modalités de paiement, etc.), la gestion des risques et la communication sont facilitées. 

Un logiciel de gestion d’achat améliore efficacement la relation fournisseur. Il augmente le taux de conformité des contrats.

 

Suivi des réceptions

 

Le logiciel Achats vous informe, en temps réel, sur la réception des commandes. Vous n’avez plus besoin de revérifier, toutes les données sont centralisées au sein d’un référentiel unique. En deux clics, vous savez, par exemple, quel(s) fournisseur(s) relancer.

 

Quel logiciel de gestion d’achat choisir ?

 

Pour sélectionner le bon logiciel de gestion des achats parmi l’ensemble des solutions existantes sur le marché, la première chose à faire est de déterminer avec soin vos besoins et votre budget. Pour formaliser cette étape, n’hésitez pas à rédiger un cahier des charges

Nous vous recommandons de privilégier les logiciels Achats :

  • Conviviaux et intuitifs, avec une prise en main rapide ;
  • Permettant une gestion complète des achats ;
  • Évolutifs, capables de s’adapter à toutes les entreprises, de la PME au grand groupe. Les fonctionnalités sont activées selon les besoins des utilisateurs ;
  • Compatibles avec votre ERP et votre système d’information (SI).

 

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