Comment établir une stratégie achat efficace en 4 étapes ?

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Comment optimiser le processus d'approvisionnement auprès de vos fournisseurs ? Comment acquérir les ressources nécessaires au développement de votre entreprise aux meilleurs coûts ? Une stratégie achat bien pensée est le pivot de toute organisation. Découvrez, ci-dessous, les principales étapes de mise en place et les objectifs à prioriser.

 

Qu'est-ce qu'une stratégie d'achat ?

 

La stratégie ou politique d'achat d'une entreprise est une notion vaste et multiforme. Elle désigne toutes les étapes et actions nécessaires à l'optimisation du processus d'achat au sein de l'organisation. Cela peut inclure, par exemple, des aspects tels que :

 

  • La sélection des meilleurs fournisseurs en fonction de leurs coûts et de leur rapport qualité/prix ;
  • Le processus de centralisation des achats auprès d'un unique interlocuteur ou « responsable achat » dans l'entreprise, seul en maîtrise de la fonction achat ;
  • Le référencement complet des produits et services régulièrement achetés par l'entreprise, pour faciliter ensuite leur suivi ;
  • Les négociations annuelles avec un fournisseur ou une autre relation commerciale importante (sous-traitant, clients...) ;
  • Le processus d'envoi et de réception des paiements...

 

En résumé, la stratégie d'achat regroupe un ensemble de mesures et actions dédiées à la performance de l'organisation et à la diminution des risques financiers. Elle constitue un puissant outil de gestion des achats au service de trois impératifs très courants dans toute entreprise :

 

  • La qualité des produits et services achetés (aussi élevée que possible) ;
  • Le coût des produits et services achetés (aussi bas que possible) ;
  • Le délai de mise à disposition des produits et services – essentiels notamment à la bonne marche de la chaîne d'approvisionnement.

 

Un responsable achat pour quoi faire ?

Une stratégie efficace consiste typiquement à désigner un responsable achat au sein de l'entreprise. Il ne dispose pas nécessairement du monopole sur la validation des transactions, mais peut fixer des objectifs par grandes catégories d'achats directs ou indirects – par exemple concernant les achats de classe C, considérés comme non critiques ou peu importants.

Cela suppose donc une véritable capacité d'analyse concernant les besoins de l'entreprise et de chacun de ses services.

Pourquoi mettre en place une stratégie d'achat ?

 

Les stratégies d'achat apportent généralement avec elles de nombreux effets positifs pour la performance de l'organisation :

 

  • Une approche stratégique des achats permet de réaliser des économies d'échelle parfois considérables. Elle diminue les coûts d'acquisition des produits essentiels pour l'entreprise et restreint, voire élimine, du processus d'achat les dépenses non essentielles. Pour rappel, les achats internes d'une entreprise peuvent représenter jusqu'à 60 % de son chiffre d'affaires ! Le potentiel d'optimisation est donc immense dans la plupart des cas.

 

  • Elle augmente la performance du processus d'achat et de la chaîne d'approvisionnement. Les consommables et ressources sont commandées au bon moment, sous la bonne référence, pour le bon volume.

 

  • La stratégie apporte une meilleure connaissance des besoins d'approvisionnement de l'entreprise, direction par direction.

 

  • Elle permet, au besoin, d'orienter les dépenses vers des secteurs ou postes budgétaires spécifiques. Un atout précieux si vous avez, par exemple, l'objectif d'atteindre une consommation plus responsable, dans le cadre des engagements de votre politique RSE.

Enjeux stratégiques et plan d'action achat

La rédaction d'un plan d'action achat permet de formaliser de manière plus concrète les objectifs poursuivis par votre politique achat, et de les mettre en balance avec les actions à réaliser. Pour être vraiment opérationnel, ce document doit associer à sa rédaction l'ensemble des directions ou collaborateurs concernés par la fonction achat.

Quelles sont les actions à prioriser pour votre stratégie d'achat ?

 

Quelle que soit la nature des mesures à mettre en œuvre, il est essentiel de définir au préalable les bons indicateurs de performance et KPI. Vous disposerez ainsi de l'ensemble des informations utiles pour orienter votre action quotidienne.

 

Outre cette préconisation globale, d'autres objectifs sont couramment intégrés par une entreprise dans sa stratégie ou matrice d'achat :

 

  • Procédez à un recensement exhaustif ou à une véritable cartographie des achats de l'entreprise. Cela suppose un important travail de segmentation par fournisseur et par catégories de produits. À l'issue, vous disposerez d'une vision plus claire de la répartition de vos achats, et vous pourrez concentrer vos commandes sur les fournisseurs les plus compétitifs ou compétents.

 

  • Engagez une analyse détaillée des dépenses par grand poste budgétaire. Elle peut notamment se fonder sur la matrice stratégique de Kraljic. Cette dernière distingue les « achats directs », stratégiques pour l'activité de l'entreprise, et les achats indirects liés aux dépenses d'intendance et de fonctionnement (achat du matériel informatique, entretien des locaux...). Un logiciel achat spécialisé peut naturellement vous aider à affiner et accélérer cette analyse.

 

  • Intégrez dans votre stratégie achat le risque fournisseur, c'est-à-dire la probabilité d'une défaillance de l'un de vos partenaires commerciaux à un moment critique. Il peut être, par exemple, judicieux de solliciter un fournisseur peu fiable ou encore non testé uniquement pour des produits faciles à trouver, non critiques pour l'entreprise.

 

  • Selon les caractéristiques de votre organisation, l'unification de la chaîne d'achat peut être un objectif à poursuivre. En rationalisant les procédures et le processus lié à chaque transaction, vous réaliserez, in fine, des économies appréciables.




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