Comment comptabiliser les frais de voiture ?

Qu'entend-on par frais d’usage des voitures ?

Les frais de voiture sont l’ensemble des dépenses liées à la mise en service, au fonctionnement, à la réparation ou à l’entretien des véhicules, que ceux- ci soient en location, ou achetés par l’entreprise.

Les frais de mise en service et d’assurance

Parmi les dépenses à comptabiliser, on retrouve dans ce poste :

Les frais d’immatriculation et de carte grise

Ces dépenses ne concernent évidemment que les véhicules dont l’entreprise a fait l’acquisition, et non les voitures en location longue durée ni les locations avec option d’achat.
La comptabilisation des frais d’immatriculation comme les frais de carte grise se font :

• au débit du compte 6354 “Droit d’enregistrement et de timbre”
• au crédit du compte 447 “Autres impôts et versements assimilés”

Les frais de vignette telle que Crit’Air

Cette pastille permettant de circuler dans certaines zones de circulation en cas de pics de pollution dans les grandes villes comme Marseille, Lyon, Paris, Strasbourg, Grenoble ou encore Lille doit être comptabilisée :

• au débit du compte 6378 “Taxes diverses” pour le montant de la redevance
• au crédit du compte 447 “Autres impôts et versements assimilés”

Le malus écologique

Cette taxe mise en place en 2008 s’applique à tout achat ou location longue durée (LOA ou LDD de plus de 2 ans) de véhicule neuf en fonction de son taux d'émission de CO2. Elle concerne les véhicules légers ainsi que les véhicules utilitaires légers de moins de 3,5 tonnes dédiés aux transports de personnes.

La comptabilisation de cette taxe se fait

• au débit du compte 6354 “Droits d’enregistrement et de timbre”
• au crédit du compte 447 “Autres impôts, taxes et versements assimilés”

L’assurance du véhicule

Les primes d’assurance des véhicules doivent être comptabilisées :

• au débit du compte 6163 “Primes d’assurance - transport”
  au crédit du compte 4011 “Fournisseurs - achat de biens et prestations de service”

Les frais d’entretien et de réparation

L’entretien d’une flotte automobile peut être un poste important dans le budget de l’entreprise en fonction du nombre de véhicules et de leur niveau  de vétusté. Cela comprend les révisions, petites réparations et consommables (huile, liquide de refroidissement, lave glace etc), ainsi que les réparations. 

Elles seront à comptabiliser : 

• au débit du compte 6155 “Entretien et réparations sur biens mobiliers”
• au débit du compte 44566 “TVA déductible sur autres biens et services”
• au crédit du compte 4011 “Fournisseurs - achats de biens et prestations de services”

Les frais quotidiens

Ces frais constituent l’ensemble des frais réalisés par les collaborateurs qui utilisent les véhicules mis à disposition par l’entreprise parmi lesquels on retrouve  :

Les frais de carburant

Ces frais sont comptabilisés différemment s’ils sont stockés en cuve ou non.

Pour des achats de carburant destiné à être stockés il faut renseigner la dépense

• au débit du compte 60221 “Combustibles”
• au débit du compte 44566 “TVA sur autres biens et services”
• au crédit du compte 4011 “Fournisseurs - achats de biens et prestations de services”

Lorsqu'il n’y a pas de stockage il faut passer l’écriture comptable :

• au débit du compte 6061 “Fournitures non stockables (eau, énergie…)
• au débit du compte 44566 “TVA sur autres biens et services”
• au crédit du compte 4011 “Fournisseurs - achats de biens et prestations de services”

Les frais de stationnements et péages

Ces sommes sont à comptabiliser :

• au débit du compte 6251 “ Voyages et déplacements”
• au débit du compte 44566 “TVA sur autres biens et services”
• au crédit du compte 4011 “Fournisseurs - achats de biens et prestations de services”

Les amendes et contraventions

Dans la majorité des cas, l’amende ou la contravention sont comptabilisées en charges :

• En débit du compte 6712 « Pénalités, amendes fiscales et pénales » 
• au crédit du compte 512 « Banque ».

La comptabilisation des frais de voiture peut rapidement être longue et fastidieuse, car le nombre d’écritures inhérentes à la gestion des dépenses d’une flotte automobile devient vite exponentiel. Mooncard propose à ce titre une solution pour automatiser et simplifier la comptabilité des dépenses des véhicules. Avec une carte corporate Mooncard by Visa, les dépenses et leurs justificatifs remontent instantanément dans le logiciel de gestion, sans ressaisie et renseignées avec le bon montant de TVA récupérable. Les écritures comptables générées automatiquement sont compatibles avec 100% des logiciels comptables. N’hésitez pas à réserver une démo pour en savoir plus.

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