Comment comptabiliser les frais de voiture ?

Qu'entend-on par frais d’usage des voitures ?

Les frais de voiture sont l’ensemble des dépenses liées à la mise en service, au fonctionnement, à la réparation ou à l’entretien des véhicules, que ceux- ci soient en location, ou achetés par l’entreprise.

Les frais de mise en service et d’assurance

 Parmi les dépenses à comptabiliser, on retrouve dans ce poste :

Les frais d’immatriculation et de carte grise

Ces dépenses ne concernent évidemment que les véhicules dont l’entreprise a fait l’acquisition, et non les voitures en location longue durée ni les locations avec option d’achat.
La comptabilisation des frais d’immatriculation comme les frais de carte grise se font :

• au débit du compte 6354 “Droit d’enregistrement et de timbre”
• au crédit du compte 447 “Autres impôts et versements assimilés”

Les frais de vignette telle que Crit’Air

Cette pastille permettant de circuler dans certaines zones de circulation en cas de pics de pollution dans les grandes villes comme Marseille, Lyon, Paris, Strasbourg, Grenoble ou encore Lille doit être comptabilisée :

• au débit du compte 6378 “Taxes diverses” pour le montant de la redevance
• au crédit du compte 447 “Autres impôts et versements assimilés”

Le malus écologique

Cette taxe mise en place en 2008 s’applique à tout achat ou location longue durée (LOA ou LDD de plus de 2 ans) de véhicule neuf en fonction de son taux d'émission de CO2. Elle concerne les véhicules légers ainsi que les véhicules utilitaires légers de moins de 3,5 tonnes dédiés aux transports de personnes.

La comptabilisation de cette taxe se fait

• au débit du compte 6354 “Droits d’enregistrement et de timbre”
• au crédit du compte 447 “Autres impôts, taxes et versements assimilés”

Depuis le 1er mars 2025, le barème du malus écologique a été durci. Le seuil de déclenchement est désormais fixé à 113 g/km de CO2 (contre 118 g/km auparavant), et le plafond maximal atteint 70 000 € pour les véhicules émettant plus de 192 g/km de CO2.

Cette taxe concerne les véhicules légers ainsi que les véhicules utilitaires légers de moins de 3,5 tonnes dédiés au transport de personnes. Les véhicules électriques et à hydrogène restent exonérés de cette taxe.

L’assurance du véhicule

Les primes d’assurance des véhicules doivent être comptabilisées :

• au débit du compte 6163 “Primes d’assurance - transport”
  au crédit du compte 4011 “Fournisseurs - achat de biens et prestations de service”

Les frais d’entretien et de réparation

L’entretien d’une flotte automobile peut être un poste important dans le budget de l’entreprise en fonction du nombre de véhicules et de leur niveau  de vétusté. Cela comprend les révisions, petites réparations et consommables (huile, liquide de refroidissement, lave glace etc), ainsi que les réparations. 

Elles seront à comptabiliser : 

• au débit du compte 6155 “Entretien et réparations sur biens mobiliers”
• au débit du compte 44566 “TVA déductible sur autres biens et services”
• au crédit du compte 4011 “Fournisseurs - achats de biens et prestations de services”

Les frais quotidiens
 

Ces frais constituent l’ensemble des frais réalisés par les collaborateurs qui utilisent les véhicules mis à disposition par l’entreprise parmi lesquels on retrouve  :

Les frais de carburant

Ces frais sont comptabilisés différemment s’ils sont stockés en cuve ou non.

Pour des achats de carburant destiné à être stockés il faut renseigner la dépense

• au débit du compte 60221 “Combustibles”
• au débit du compte 44566 “TVA sur autres biens et services”
• au crédit du compte 4011 “Fournisseurs - achats de biens et prestations de services”

Lorsqu'il n’y a pas de stockage il faut passer l’écriture comptable :

• au débit du compte 6061 “Fournitures non stockables (eau, énergie…)
• au débit du compte 44566 “TVA sur autres biens et services”
• au crédit du compte 4011 “Fournisseurs - achats de biens et prestations de services”

Exemple concret : comptabiliser un plein d'essence avec TVA partiellement récupérable

Prenons le cas d'un achat d'essence de 50 € HT pour un véhicule de tourisme utilisé pour un déplacement professionnel. La facture indique une TVA de 10 €.
S'agissant d'un véhicule de tourisme, seuls 80 % de la TVA sont déductibles, soit 8 €. Les 2 € de TVA non récupérable s'ajoutent au montant HT et sont imputés en charges.

Les écritures comptables sont donc :

• Débit du compte 6061 "Fournitures non stockables" : 42 € (50 € HT + 2 € de TVA non récupérable)
• Débit du compte 44566 "TVA déductible sur autres biens et services" : 8 € (80 % de 10 €)
• Crédit du compte 401 "Fournisseurs" : 50 € TTC

Cette méthode de comptabilisation permet de distinguer clairement la part de TVA récupérable de celle qui reste à la charge de l'entreprise.

Les frais de stationnements et péages

Ces sommes sont à comptabiliser :

• au débit du compte 6251 “ Voyages et déplacements”
• au débit du compte 44566 “TVA sur autres biens et services”
• au crédit du compte 4011 “Fournisseurs - achats de biens et prestations de services”

Les amendes et contraventions

Dans la majorité des cas, l’amende ou la contravention sont comptabilisées en charges :

• En débit du compte 6712 « Pénalités, amendes fiscales et pénales » 
• au crédit du compte 512 « Banque ».

Peut-on récupérer la TVA sur les frais de carburant ?

La récupération de la TVA sur le carburant constitue un enjeu financier important pour les entreprises. Bien que l'article mentionne la TVA déductible dans les écritures comptables, il est essentiel de comprendre les conditions et taux de récupération qui s'appliquent.

Les règles de récupération selon le type de véhicule et de carburant

Depuis 2022, les règles de TVA sur l'essence et le gazole sont alignées. La TVA est récupérable à :

• 100 % pour les véhicules utilitaires (VU), quel que soit le type de carburant
• 80 % pour les véhicules de tourisme (VP) fonctionnant à l'essence ou au gazole

Pour les autres types de carburant, les règles sont plus favorables :

• GPL (gaz de pétrole liquéfié), GNV (gaz naturel véhicule), butane et propane liquéfiés : TVA récupérable à 100 % sans distinction entre VP et VU
• Électricité (recharge des véhicules électriques ou hybrides) : TVA déductible à 100 % dans tous les cas

Seule exception : le GPL à l'état gazeux utilisé pour un véhicule de tourisme ne permet de récupérer que 50 % de la TVA.

Les conditions pour bénéficier de la récupération

Pour récupérer la TVA sur le carburant, trois conditions doivent être réunies :

• Être assujetti à la TVA (les micro-entrepreneurs en franchise de TVA sont exclus)
• Utiliser le carburant exclusivement pour des besoins professionnels
• Disposer d'une facture mentionnant obligatoirement le montant de la TVA

En cas d'usage mixte du véhicule (professionnel et personnel), la TVA n'est récupérable que sur la partie professionnelle, à condition que celle-ci représente au minimum 10 % de l'utilisation totale.

La comptabilisation des frais de voiture peut rapidement être longue et fastidieuse, car le nombre d’écritures inhérentes à la gestion des dépenses d’une flotte automobile devient vite exponentiel. Mooncard propose à ce titre une solution pour automatiser et simplifier la comptabilité des dépenses des véhicules. Avec une carte corporate Mooncard by Visa, les dépenses et leurs justificatifs remontent instantanément dans le logiciel de gestion, sans ressaisie et renseignées avec le bon montant de TVA récupérable. Les écritures comptables générées automatiquement sont compatibles avec 100% des logiciels comptables. N’hésitez pas à réserver une démo pour en savoir plus.

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