De nombreuses entreprises se retrouvent chaque mois à devoir dépenser des centaines d'euros en frais de déplacement ou en carburant, afin d'assurer les allées et venues de leurs employés dans le cadre de missions. Ces dépenses de transport augmentent évidemment les charges et réduisent par conséquent les bénéfices de l'organisation. Pour remédier à cette situation, de nombreux chefs d'entreprises adoptent la carte essence ou carte carburant, qui leur permet d'économiser sur les frais de déplacement. Que peut-on dire de la carte essence ? Comment peut-elle servir les intérêts de la comptabilité de l'entreprise ? Et comment choisir la meilleure carte essence pour sa société ?
Comment peut-on définir la carte essence ?
La carte essence ou carte carburant est un moyen de paiement comparable à la carte bancaire ; elle permet à son propriétaire d'acheter du carburant, de régler tous les services en station, et même de payer les parkings et les péages. La carte essence peut être utilisée en fonction de certains critères comme la proximité géographique, les types de carburant, les montants ou encore les jours. Elle peut être rattachée à un véhicule ou à un utilisateur particulier.
Cette carte est proposée aux entreprises comme solution pour gérer de manière plus efficace les frais professionnels liés aux déplacements des salariés, voire pour réduire le coût total de ces frais. La carte essence est généralement éditée par les stations-service. La quasi-totalité des grands fournisseurs de carburant, de même que les réseaux de distribution, proposent cette solution aux entreprises.
Pourquoi opter pour une carte essence ?
Entretenir un parc de véhicules de fonction peut être très coûteux pour une entreprise. Des chiffres publiés en 2013 montrent que les dépenses liées à ce poste peuvent représenter environ 7% des charges totales de l'entreprise. Ainsi, la gestion d'une flotte automobile, surtout en ce qui concerne l'approvisionnement en carburant, est un coût que toute entreprise a intérêt à maîtriser. La carte essence se présente alors comme la solution par excellence.
De fait, l'avantage de la carte essence est de simplifier la gestion des frais d'approvisionnement en carburant et de déplacement des salariés d'une entreprise. Elle évite aux collaborateurs d'avancer les frais de carburant, car ces frais sont directement prélevés sur le compte de l'entreprise. Ce prélèvement se fait avec effet immédiat ou différé, ce qui allège la trésorerie de la société. Ainsi, les utilisateurs peuvent faire le plein d'essence sans payer un centime, toutes les dépenses étant rassemblées en une seule facture qui est directement envoyée à l'entreprise.
Un des principaux atouts de la carte essence est que l'entreprise gagne un temps considérable qui est mis à profit pour les activités liées au cœur de métier. Le fait est que les équipes n'ont plus besoin de conserver des justificatifs, ce qui réduit les tâches administratives qu'engendre la gestion des notes de frais. D'ailleurs, les démarches à réaliser pour la récupération de la TVA sont également simplifiées.
Un autre avantage de l'utilisation de la carte essence entreprise est la déclaration fréquente du kilométrage. Cette pratique permet à l'entreprise de suivre l'utilisation de chacun de ses véhicules, afin de programmer plus facilement leur entretien ou leur remplacement. Il s'agit donc d'un important outil de prévision.
Pour résumer, la solution de la carte essence constitue un véritable soulagement pour les entrepreneurs et pour les gestionnaires de flotte. Elle facilite la comptabilité, réduit (voire supprime) les notes de frais à gérer, n'implique pas de réaliser des avances de frais de carburant et, pour finir, permet de gagner un temps considérable en ce qui concerne la gestion financière de ces notes de frais.
Comment fonctionne le système des cartes à essence ?
L'utilisation de la carte essence est très simple. Elle fonctionne comme une carte de paiement classique. Chaque carte est marquée du nom de l'entreprise et du numéro d'immatriculation du véhicule. Une signature est également apposée sur la bande située au verso de la carte.
Au moment de l'achat de carburant, ou du paiement du péage ou du parking, l'utilisateur fournit son identifiant, et parfois le kilométrage du véhicule. Le fournisseur se sert ensuite de la bande magnétique pour accéder aux données d'utilisation de la carte. Un code PIN est alors prévu pour être entré par l'utilisateur, en vue d'assurer une certaine protection et d'offrir une méthode de validation unique.
Bien sûr, la facture est directement envoyée à l'entreprise. Il est possible de visualiser en ligne, ou au travers de rapports simples, toutes les activités de consommation concernant la carte. Il en est de même pour le compteur kilométrique et les autres informations relatives aux papiers du véhicule ou du conducteur.
Comment adopter une carte essence dans son entreprise ?
L'obtention de la carte carburant pour ses employés passe par la sélection d'un prestataire. En raison des nombreux avantages directs (comme la réduction des dépenses en carburant pour l'entreprise) et indirects (comme la récupération de la TVA, l'optimisation de la maintenance des véhicules, l'allègement fiscal ou encore la simplification administrative), la demande en carte carburant a considérablement augmenté. Logiquement, il s'en est suivi un accroissement de l'offre et de la concurrence dans le secteur.
En tant qu'entrepreneur, vous devez mettre cette concurrence à profit pour trouver la formule qui convient le mieux à votre entreprise. Vous devez donc demander un devis en ligne à plusieurs prestataires afin de comparer les offres. Une fois que l'un des devis proposés vous a convaincu, vous pourrez régler le dépôt de garantie (si applicable). Les cartes vous seront alors envoyées en quelques jours. Il ne tiendra qu'à vous de les distribuer à vos employés ou collaborateurs. Chacun d'eux devra ensuite activer sa carte sur la plateforme en ligne du fournisseur. Après cette étape, la carte sera prête à être utilisée comme n'importe quelle carte de paiement.
Comment choisir sa carte essence ?
En raison du grand nombre de fournisseurs et de réseaux de distributeurs qui proposent les offres de cartes pour l'essence, ces dernières sont très variées. Pour être sûr de choisir une carte qui répond à vos besoins et non pas une qui possède juste des clauses intéressantes, vous devez vous poser certaines questions.
Choisir une carte qui correspond à ses besoins
Le poste carburant représente entre 30-35 % du coût total d'utilisation d'une voiture professionnelle. En adoptant la carte essence, vous serez en mesure de réaliser des économies considérables. Le montant des économies réalisées dépendra alors évidemment des particularités de chaque entreprise. Si vous disposez de véhicules de fonction, ou si vous prenez simplement en charge les frais kilométriques de vos employés par exemple, vos besoins sont différents.
Vous devez vous poser la question de savoir dans quel but vous envisagez d'acquérir des cartes essence pour votre entreprise. Est-il simplement question de réduire les coûts générés par le poste carburant, ou voulez-vous aussi suivre la consommation de vos employés ? Quel est le budget maximal à consacrer aux cartes ? La réponse à ces questions vous permettra de déterminer quel prestataire choisir et surtout d'avoir déjà une idée des options à ajouter à la carte.
Bien entendu, vous n'êtes pas tenu de choisir des options supplémentaires si vous n'en avez pas l'usage. Mais sachez qu'elles peuvent être très intéressantes. Certains fournisseurs proposent le lavage du véhicule et divers services de station, l'édition d'une facture papier qui est envoyée à l'entreprise par la poste, des comptes rendus de consommation, ou des limitations d'enlèvement de carburant à la pompe (en termes de quantités ou de jours d'utilisation de la carte).
Toujours dans le but de faire correspondre la carte pour essence à vos besoins, vous devez relever le nombre de véhicules que comporte votre parc automobile. Ce nombre devrait être un indicateur du nombre de cartes dont vous avez besoin. Vous n'êtes pas obligé d'octroyer les cartes à tout votre personnel. Tout dépend de vos attentes, mais aussi et surtout des pôles qui selon vous engendrent le plus de dépenses en carburant. Par exemple, vous pouvez octroyer une carte essence à chaque véhicule de l'entreprise, tout comme vous pouvez fournir une carte seulement aux employés qui possèdent des véhicules personnels. Il arrive même que certains chefs d'entreprise se limitent uniquement à des collaborateurs choisis seulement sur la base de la fréquence à laquelle ils effectuent des missions en externe. Ainsi, c'est à vous de décider.
Gardez simplement à l'esprit que le nombre de cartes peut influencer le prix que vous réclamera le fournisseur. En dehors de ces points, vous devez également évaluer l'étendue de la zone couverte par vos activités. En effet, selon que les déplacements de vos collaborateurs s'effectuent dans la région, dans le pays ou à l'international, un réseau de distribution sera plus intéressant pour vous qu'un autre.
La taille du réseau
Le premier critère pour choisir sa carte essence est la taille du réseau. Il ne serait pas vraiment avantageux pour l'entreprise de travailler avec un réseau restreint. Si vous arrivez à obtenir qu'une enseigne réduise son tarif et vous propose une offre avantageuse, cela n'aura guère d'intérêt si l'utilisateur de la carte doit effectuer des kilomètres avant de se rendre à la station en question. Il est donc préférable de miser sur des réseaux bien fournis ou sur des cartes multiréseau.
Comme en témoigne son million et demi de porteurs de cartes, la société Total est un interlocuteur incontournable dans le domaine, si vous misez sur la force du réseau.
Toutefois, la grande distribution a fait son entrée dans le secteur de distribution de carburant depuis quelque temps et a désormais aussi son mot à dire, grâce à Auchan et Leclerc. L'arrivée de ces enseignes a considérablement contribué à accroître le nombre d'acteurs et donc les points de vente. Intermarché a suivi les pas d'Auchan et Leclerc, et propose aujourd'hui pas moins de 1 200 points de vente.
Mais en dehors de ces distributeurs, vous pouvez aussi profiter des alliances entre enseignes. Ces dernières acceptent de plus en plus de s'associer pour agrandir leurs réseaux respectifs. En témoigne le partenariat Shell – Avia - Esso, qui intervient désormais sur près de 1 600 stations. La marque Avia s'est également alliée avec BP, 950 stations acceptent les cartes pour essence des deux marques. De l'association Avia – BP, on peut aussi retenir une certaine variabilité de l'offre, avec en l'occurrence 13 différentes cartes essence qui sont proposées aux entreprises. Ainsi, vous pouvez jouer sur ces différents éléments pour sélectionner, en fonction de vos besoins, le réseau dont l'étendue correspond à vos attentes.
La proximité du réseau
Il est important de trouver un bon réseau de distribution accessible sur l'itinéraire de vos employés. Cependant, il y a un constat dont il faut tenir compte : au sein d'une entreprise, la plupart des enlèvements de carburant sont réalisés près du domicile de chaque collaborateur, ou à proximité de l'entreprise. Ainsi, pour faciliter la tâche aux utilisateurs, vous devez penser à choisir un réseau dont la couverture inclut des points de distribution de carburant situés soit non loin de votre entreprise, soit non loin de la zone de résidence de la majorité de vos employés.
La carte monomarque ou multimarque
Il est possible de choisir entre une carte valable chez un seul fournisseur de carburant et une carte qui peut être acceptée par plusieurs fournisseurs. Évidemment, la carte multimarque est plus avantageuse, car elle peut généralement être utilisée à peu près partout. L'utilisateur pourra donc acheter du carburant sans avoir à chercher une station spécifique.
La carte monomarque peut être avantageuse, car elle est généralement moins coûteuse, mais son intérêt pour votre entreprise dépendra également de la situation géographique des stations qui l'acceptent.
Le prix fixe ou variable
Chaque société pétrolière ou chaque station est libre d'appliquer le tarif qui lui convient. De fait, ces tarifs fluctuent en permanence. Afin de pouvoir toujours réaliser des prévisions et surtout de ne pas faire face à des surprises désagréables, la carte essence dite à prix fixe est la plus conseillée. Si vous optez pour cette carte, le fournisseur vous fait parvenir chaque mois ou chaque semaine le tarif qu'il a fixé. Ce tarif restera donc inchangé lors de tout achat de carburant, peu importe la station, la région ou encore le pays.
Les promotions et les remises
Pour une entreprise, le principal avantage de la carte essence se situe au niveau de la réduction des frais de déplacement. Il est donc tout à fait normal de faire peser les promotions et les remises dans la balance. Vous pouvez donc étudier attentivement les offres et déterminer celle qui propose des remises ou des promotions et qui sera donc la plus bénéfique pour votre comptabilité.
Cependant, tenez compte du fait que ces promotions ou ces remises ne sont que des options supplémentaires. En principe, un pétrolier ou un fournisseur n'est pas tenu de réaliser des réductions systématiques sur les cartes. En clair, pour une même marque de carte et à un même moment, un utilisateur peut obtenir une réduction sur le prix du carburant grâce à sa carte, pendant qu'un autre paiera le prix intégral.
Même si l'utilité des promotions et remises est indéniable, il ne s'agit donc pas de les prendre comme principaux éléments d'analyse. Les économies dont nous avions parlé proviennent surtout de la gestion interne des notes, du gain de temps et du contrôle des enlèvements de carburant afin d'éviter les gaspillages.
Les frais cachés
Il est important de veiller à ce qu'il n'y ait pas de frais cachés dans le contrat de prestation. Si possible, demandez clairement à l'émetteur de carte essence de vous dire s'il y en a. Dans certains contrats, les marques facturent des frais de gestion, des frais supplémentaires pour le paiement différé, des frais d'envoi de factures, etc. Ces différents frais peuvent jouer sur le coût global de la carte essence.
Les outils de gestion
Les marques proposent des outils innovants pour accompagner les cartes essence. Ces outils peuvent s'avérer très pratiques pour votre entreprise. Ils constituent donc un important critère de choix. Certains fournisseurs vous proposeront donc des applications pour rechercher une station-service. D'autres encore mettent à votre disposition un logiciel de gestion des factures en ligne, une option d'envoi direct des factures à la comptabilité de l'entreprise, etc.
L'un des principaux avantages de la carte carburant étant l'émission de rapport pour le suivi et l'optimisation de la gestion des frais de déplacement, les outils de rapport sont particulièrement importants. Alors, veillez à ce qu'ils fassent partie du package.
Mooncard se positionne comme un acteur majeur de la carte essence avec sa solution
Les cartes essence Mooncard sont des cartes multimarques pouvant être utilisées sur l'ensemble des stations essences comme Shell, Avia, BP, Total etc. Mooncard ne se limite pas simplement à l'utilisation en station service, la carte de paiement Mooncard est également utilisable sur la totalité des péages, des parkings, station de lavage et borne électrique en Europe. La carte Mooncard à l'avantage d'être à prix fixe et d'être associé à un outil de gestion permettant de fluidifier la gestion des notes de frais. Chaque carte essence Mooncard est associé à un espace personnel où remonte les transactions effectuées par le porteur de carte.
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Quel est le coût d'une carte essence ?
Comme nous l'avons mentionné plus haut, en principe, les tarifs affichés sur la facture correspondent aux prix pratiqués habituellement à la station. Toutefois, il est possible que le prestataire vous soumette au prix unique proposé pour toute la France. Ce prix est calculé sur la base de la moyenne des tarifs pratiqués par l'ensemble des stations du même réseau.
Autrement, l'entreprise peut toujours obtenir une tarification sur mesure basée sur ses besoins (nombre de véhicules dans la flotte automobile, limite d'enlèvement de carburant, etc.). Cependant, la tarification sur mesure est généralement accordée aux entreprises qui disposent d'un grand parc automobile. Pour avoir une carte essence, vous devez souscrire un abonnement mensuel qui peut être complété par les frais des services auxquels vous aurez adhéré. Il arrive que certaines stations offrent à leurs clients des cartes cadeaux prépayées, afin que leurs employés puissent compenser une partie de leurs dépenses de déplacement.
Bien négocier l'offre de la carte essence
Pour profiter au maximum des avantages de la carte essence, l'entreprise doit savoir négocier l'offre avec le groupe pétrolier ou le distributeur. Celui-ci fera parvenir un devis à la demande du client et ce dernier doit alors l'accepter ou le refuser.
Toutefois, il arrive qu'une offre intéressante présente des clauses qui pénalisent la gestion de l'entreprise. Dans ce cas, le dirigeant peut procéder à des négociations, notamment pour restreindre l'usage de la carte, définir des horaires, limiter l'utilisation à des jours précis ou à une zone géographique, ou encore prédéfinir un seuil de volume en litres à servir par transaction.
Si le parc automobile de votre entreprise est dense, vous pouvez également négocier une tarification sur mesure. En tant que chef d'entreprise, si vous obtenez de l'émetteur l'application de toutes les dispositions limitatives, vous vous assurez de réduire davantage les dépenses de carburant. Vous pourrez donc aisément profiter des avantages de la carte pour essence : les charges de transport seront diminuées et les finances de votre structure s'en porteront mieux.
Quelques contraintes de la carte carburant qu'il faudra maîtriser
Pour profiter pleinement des avantages de la carte essence, il est important de connaître certaines de ses contraintes. La première contrainte est que la carte essence n'est pas adaptée aux entreprises ne disposant pas d'un nombre important de véhicules. Les cartes prépayées à usage unique sont plus appropriées pour ce type de structure.
Une autre contrainte est que le réseau de stations est prédéfini et n'est pas toujours parfaitement adapté. Car, quelle que soit l'étendue du réseau, s'il ne prend pas en compte des stations à proximité des domiciles des employés ou de l'entreprise, ou s'il n'y a pas de station située sur l'itinéraire du collaborateur, la carte essence perd de son intérêt.
Un autre point à maîtriser se trouve au niveau des frais de gestion. Ils peuvent très vite constituer un autre pôle de dépense pour l'entreprise, si cette dernière ne développe pas des méthodes pour les encadrer.
Pour finir, à l'instar des négociations, de la maîtrise des contraintes et des arrangements pour contrôler les coûts de gestion, le comportement des collaborateurs sera aussi important pour que l'entreprise puisse jouir comme il se doit des avantages de la carte essence.
Carte essence pour entreprise vs carte de recharge pour véhicule électrique
Les véhicules électriques s'introduisent de plus en plus sur le marché automobile. Cette réalité amène donc logiquement à se demander si les cartes permettant de recharger ce type de véhicule offrent les mêmes fonctions que celles permettant d'acheter de l'essence.
Au même titre que la carte essence permet de prendre du carburant dans le réservoir pour que le véhicule puisse rouler, la carte de recharge permet de recharger la batterie du véhicule électrique. Néanmoins, alors que la carte essence s'utilise en station, la carte de recharge s'utilise au niveau des bornes de recharge publiques.
Cela dit, de nombreux modèles de véhicules électriques peuvent être rechargés à domicile. Ainsi, les badges pour bornes de recharge ne sont requis que pendant les longs trajets. Par ailleurs, la fourniture des cartes de recharge pour véhicule électrique n'est pas aussi organisée que celle des cartes essence. C'est sans doute ce qui explique que dans de nombreux cas, la carte de recharge est fournie avec la voiture, même si de plus en plus d'opérateurs spécialisés en proposent (Izivia, Plugsurfing ou encore Freshmile).
Quoi qu'il en soit, cette carte n'est en général accompagnée d'aucun service supplémentaire. Elle n'est donc pas une solution très adaptée pour les entreprises. Ces dernières ont plutôt intérêt à opter pour les cartes multiénergie, qui permettent de recharger à la fois le carburant et l'électricité, si certains collaborateurs utilisent un véhicule électrique.
Précisons aussi qu'avec le badge de recharge pour voiture électrique, le paiement est automatique. Il n'y a donc pas d'option de paiement en différé comme c'est le cas pour les cartes essence.
Avantages de la carte essence pour la gestion des indemnités kilométriques
Pour les entreprises qui versaient des indemnités kilométriques à leurs salariés, la carte essence ou la carte multiénergie constitue désormais une excellente option. Les indemnités kilométriques ne peuvent être versées qu'aux salariés ou aux dirigeants. En conséquence, les autres collaborateurs qui ne possèdent pas de poste officiel dans l'entreprise ne peuvent pas en profiter, ils intègrent alors les frais de carburant à leurs factures de prestations.
Avec la carte essence ou la carte multiénergie, étant donné que les factures de carburant ou de recharge sont directement envoyées à l'entreprise, la question des indemnités kilométriques n'est plus d'actualité. Même les collaborateurs externes peuvent donc voir leurs frais de carburant être réglés par l'entreprise. Cette dernière tire aussi profit de ce système, puisqu'elle a désormais un aperçu clair des frais de carburant liés aux collaborateurs externes.
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