La carte carburant s’impose comme une évidence dès que l’entreprise possède une flotte importante de véhicules et qu’elle demande à ses collaborateurs de se déplacer dans le cadre de leurs missions professionnelles. La carte carburant - ou « carte essence » - offre certains avantages liés aux frais de déplacements et à d’autres domaines de dépenses liées au transport comme les frais d’entretien, de parking ou de lavage. Comment fonctionne la carte carburant ? Quelles sont ses garanties ?
Quels sont les types de cartes disponibles sur le marché ? Combien coûtent-elles ?
Tout d’abord : qu’est-ce qu’une carte carburant ?
Cette carte bancaire prépayée ou post-payée permet aux salariés d’une entreprise d’engager des dépenses carburant, et autres, sans avoir de notes de frais à réaliser.
La carte carburant est généralement liée à un espace de suivi et de gestion de flotte en ligne permettant aux gestionnaires de compte de suivre en temps réel les dépenses professionnelles essence réalisées par ses collaborateurs.
Son utilisation se veut la plus simple possible : elle n’est affiliée qu’au salarié s’il s’agit d’une voiture de fonction ou simplement qu’au véhicule s’il s’agit d’une voiture de service.
Quelle que soit la taille du véhicule utilisé, la carte carburant permet de régler les dépenses liées au transport sans que le conducteur n’ait à avancer de frais personnels ou à générer de notes de frais.
Dans tous les cas, elle est au nom de l’entreprise et peut fonctionner soit par bande magnétique – c’est à dire qu’il suffit de glisser la carte dans lecteur du terminal de paiement pour que le règlement soit effectué – ou par code PIN s’il s’agit d’une carte à puce. Chez certains acteurs, le conducteur doit indiquer le numéro d’identification du véhicule utilisé et son kilométrage au moment du paiement.
À noter que de nombreux acteurs proposent dans certaines de leurs offres de carte carburant des services liés aux rechargements électriques pour les véhicules hybrides ou 100% électriques.
Zoom sur les différentes cartes carburant
Plusieurs acteurs se sont penchés sur la mise en circulation de cartes essence.
Tout d’abord : les groupes pétroliers comme Total, Esso ou encore Shell. Avec leurs réseaux de distribution largement étendus à l’international, les groupes pétroliers ont été les premiers à se lancer dans la création de carte carburant. Aujourd’hui, les groupes pétroliers font face au défi écologique et tendent à verdir leur offre : Total a par exemple mis en place sa carte multi-énergies, dédiée au marché des véhicules hybrides et électriques.
S’ils ont longtemps eu le monopole sur le marché, aujourd’hui d’autres enseignes viennent proposer d’autres services associés à leur carte.
Les cartes proposées par les distributeurs de carburants comme E. Leclerc ou Auchan font partie de ces enseignes qui proposent des cartes carburant. Pas d’accords de mutualisation entre enseignes concurrentes, ni de couverture européenne, mais des prix discount garantis sur l’essence et le gazole.
Enfin, les prestataires de cartes de services comme Edenred ou Sodexo, se sont à leurs tours saisis du marché en jumelant leur offre de service (carte restaurant) à une offre carburant.
DKV, associé à Sodexo, a depuis mis en circulation une carte carburant multi-enseignes, utilisables chez différents distributeurs et stations-service.
Pourquoi fournir une carte carburant à ses collaborateurs ?
Avant tout on rappelle qu’il n’y a pas de déplacements sans ordre de mission. Celui-ci détaille la longueur du trajet, la durée, le budget alloué et l’objet du déplacement autorisé par l’entreprise.
L’ordre de mission assure le salarié tout au long de son déplacement professionnel.
Si vos collaborateurs sont donc amenés à effectuer des trajets dans le cadre de leurs missions professionnelles plusieurs points vont devoir être résolus avant leurs départs :
Qui prend en charge concrètement ce trajet ?
Est-ce le salarié qui avance avec sa carte bancaire les frais d’essences, d’assurances, de parking, d’autoroutes, de repas ? Ou est-ce l’entreprise qui se charge de ces dépenses ? Si oui, quel moyen de paiement choisit-elle pour régler ces dépenses ?
Scénario A : le salarié avance les frais de déplacement
Il est très répandu que l’entreprise demande au salarié partant en voyage d’affaires ou en déplacement professionnel d’avancer les frais de celui-ci. Pour être remboursé, le salarié doit alors fournir les justificatifs de ses dépenses accumulées.
S’en suit la gestion des notes de frais reste qui, en plus d’être une tâche irritante et rébarbative, s’apparente à une source charge mentale pour les cadres.
On est souvent face à des cas de figure qui se répètent : les dépense s’accumulent sur le compte personnel du salarié, les justificatifs sont parfois illisibles voire perdus, à cela s’ajoute les remboursements qui sont dans la plupart des cas tardifs, mettant certains collaborateurs dans des situations personnelles délicates.
Quel est le coût réel de vos notes de frais ?
Scénario B : l’entreprise prend en charge les dépenses du déplacement
Dans ce cas de figure - aussi courant que le scénario A - l’entreprise prend en charge le déplacement professionnel de ses collaborateurs. Plusieurs options s’offrent alors aux équipes dirigeantes :
- Mettre à disposition du salarié une carte carburant,
- Ou opter pour une carte bancaire corporate
La carte carburant entreprise peut venir s’inscrire comme une solution à ces dépenses professionnelles mais n’englobe pas tous les à-côtés qu’induit un déplacement professionnel notamment les frais de repas ou d’hébergement.
En revanche, chez certains fournisseurs, les frais de parking, d’assurance, de péages et même de lavages sont parfois pris en compte dans leur offre de carte carburant.
Si l’entreprise opte pour une carte bancaire professionnelle, de nombreuses barrières se lèvent.
En fonction de la carte bancaire choisie, le salarié peut se déplacer - en fonction de son ordre de mission - sans aucune limite financière, matérielle ou géographique.
Plusieurs cartes de paiement corporate aux multiples avantages et inconvénients existent. Il suffit à l’entreprise de choisir celle qui lui convient le mieux.
Cartes bancaires en entreprises : choix financiers et avancées RH
Quelle carte carburant choisir ?
En choisissant une carte carburant, l’entreprise opte surtout pour un réseau de distribution. L’idée est que leurs collaborateurs n’aient plus à faire de détours pour avoir accès à une station-service affiliée au réseau de la carte et qu’ils puissent profiter de certaines réductions.
Il existe aujourd’hui de nombreux groupes pétroliers ou acteurs du transport qui proposent une carte carburant professionnelle avec des options diverses.
Les cartes carburant proposées par les groupes pétroliers :
- Shell,
- Total,
- Esso,
- BP
Conscients des enjeux environnementaux, certains groupes comme Total et Shell ont également des services réservés aux véhicules hybrides et électriques.
Les cartes carburant de prestataire multi-services et multi-enseignes:
- Carrefour,
- Auchan,
- Intermarché
- Leclerc
- Edenred,
- DKV,
- ENI,
- Cora,
- Avia
- Ulys,
En fonction des fournisseurs, la carte essence peut être ajustable et le dirigeant peut maîtriser l’utilisation qu’en fait le collaborateur :
- à certains carburants,
- en donnant accès à d’autres services annexes,
- en limitant son utilisation à des jours précis dans la semaine,
- en autorisant son utilisation dans certaines tranches horaires,
- en définissant le montant maximum des transactions pour jour, semaine, mois,
- en délimitant une zone géographique précise,
- et même en décidant d’appliquer une réduction sur un certain nombre de litres d’essence achetés.
Quel est le prix d’une carte carburant ?
De nombreux comparateurs sont consultables en ligne comme Companeo.com.
Néanmoins pour comparer les tarifs des différents acteurs, vous devrez adresser directement vos demandes de devis aux groupes plébiscités.
Dans tous les cas, le prix d’une carte carburant dépasse rarement les 5 euros par mois.
Comment être sûr de choisir la bonne carte essence ?
Veillez à bien renseigner le nom de l’entreprise et l’adresse de son siège, le nombre exact de véhicules qui composent la flotte de l’entreprise, le carburant utilisé, son prix moyen, le nombre de litres prévisionnels moyens par mois, les services annexes demandés et les éventuelles restrictions : plafonds de carte, frais de transaction, distance entre les stations, étendue du parc de stations services du groupe…
Si la carte essence est avantageuse sur le fond pour l’entreprise lorsque ses collaborateurs sont sans cesse en déplacements, elle rappelle tout de même le sempiternel problème du budget réel dépensé qui n’est jamais exactement celui que l’entreprise avait prévu.
Prépayée ou post-payée, la carte carburant ne permet qu’une maîtrise partielle du budget alloué aux frais de déplacements des collaborateurs.
Guide ultime des frais de déplacements : calcul, barème et remboursement
L’avantage de la carte carburant : zéro note de frais
En revanche, la carte carburant offre un avantage de taille : plus question de gérer les notes de frais initialement liées aux déplacements professionnels des collaborateurs de l’entreprise.
La remontée des justificatifs se fait automatiquement via la carte carburant et son interface.
La déclaration de la TICPE ou encore la récupération de la TVA sur les frais professionnels sont donc plus facilement gérées : les risques de pertes sont éliminés et la charge mentale liée à l’administratif est soulagée.
À cet outil qui garantit la transparence administrative, s’ajoute le suivi global de la flotte : consommation d’essence, suivi du kilométrage, reporting des dépenses de péages, parking, bornes de rechargement électrique…
Carte carburant et bornes électriques : vers un futur plus green
Depuis quelques années, les groupes pétroliers amorcent leur transition vers des solutions dédiées aux véhicules hybrides et électriques suite aux mesures environnementales décidées par le Plan Climat, dans la lignée de l’Accord de Paris (2015).
2024 marquera certainement un tournant symbolique : celui de l’interdiction de la circulation des véhicules diesel dans les grandes villes comme Paris, Strasbourg, Marseille ou Grenoble.
À horizon 2040, l’objectif est même de supprimer les moteurs thermiques rien qu’à Paris.
Face à ces mesures 100% électriques, pétroliers comme distributeurs étendent désormais de plus en plus leurs parcs de bornes de recharge afin de pallier aux changements de consommation à venir. Et si initialement les premières bornes de recharge étaient destinées à une installation chez les particuliers, les pétroliers développent cette possibilité dans leurs réseaux de stations-services, au sein de certaines entreprises et de nombreux parkings publics.
Cette migration s’est également déjà étendue sur l’offre de cartes carburant qui compte désormais des " cartes énergies » ou « multi-énergies », spécifiques aux véhicules électriques et hybrides. Elles offrent les mêmes services qu’une carte carburant classique.
Avec Mooncard, prenez la route en toute tranquillité
Mooncard permet à l’entreprise un temps de relâche : grâce à son réseau de partenaires le plus étendu du marché, le collaborateur peut se rendre dans 100% des stations-services en France et dans 100% des stations services d’Europe, d’Outre-Mer et du monde.
Plus question donc de calculer les détours nécessaires pour trouver LA bonne station dans les dépenses carburant de l’entreprise : les collaborateurs peuvent s’arrêter n’importe où qu’ils aient des véhicules électriques ou à moteurs thermiques.
Avec un prix au litre à 1, 363 € HT pour l’essence et à 1, 286 € HT pour le Gazole, la carte Mooncard garantit des dépenses en carburant jusqu'à 14% moins chères par rapport aux cartes essences classiques mono-enseigne.
Une utilisation multi-services
Professionnels du transport, véhicules légers, commerciaux, artistes, artisans, commerçants, taxis, la carte Mooncard s’adapte à tous les profils d’entreprises et de métiers grâce aux nombreux paramètres dont elle dispose.
En temps réel, les dirigeants et financiers peuvent calibrer les besoins des collaborateurs et l’appliquer à distance. Les financiers, eux, ne perdent plus de temps à ressaisir les notes de frais puisque l’application en ligne de Mooncard permet de générer automatiquement les écritures comptables.
Grâce à la carte Mooncard, vous pouvez :
- avoir accès aux carburants 24h/24h en distributeurs automatiques comme en stations services classiques,
- faire le plein d’AD-Blue,
- avoir accès aux parking (VL & sécurisés),
- régler les frais de péages,
- accéder aux bornes et centres de lavage,
- avoir accès à toutes les bornes de recharges électriques,
- réguler le périmètre de vos achats,
- rouler tranquille car vous êtes assuré d’une prise en charge en garage, pour dépannage ou réparation.
Un portail de gestion des cartes et des dépenses
Grâce à l’interface personnalisée développée par Mooncard, le directeur financier maîtrise, suit et analyse les dépenses en carburant et en transport 24h/24h. L’équipe dirigeante est en parfaite connaissance des dépenses quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et annuelles en termes de carburant et autres dépenses professionnelles.
Rapports détaillés des transactions, archivage à valeur probante des tickets de caisse ou autres justificatifs, suivi kilométrique, gestion des immatriculations : suivez en temps réel les dépenses de vos collaborateurs.
La déclaration de la TVA et de la TICPE est facilitée avec les exports des relevés par véhicule avec immatriculation, litrage, kilomètre…
Mooncard gère aussi l’intégration comptable et garantit la suppression des notes de frais de ces dépenses grâce au moteur comptable qui génère votre comptabilité et fournit toutes les données de facturation nécessaires.
Une solution comptable complète
Mooncard permet à ses utilisateurs une comptabilité plus fluide : avec le moteur comptable ajustable intégré à son interface, la génération des écritures comptables et l’export vers les logiciels comptables est simple.
Vous avez accès à :
- un dashboard & aux analyses personnalisées,
- une vision globale de vos dépenses en temps réel,
- l’interface vous rappelle les justificatifs manquants,
- une synchronisation avec plus de 35 logiciels comptables,
- vous gérez votre déclaration de TVA et les codes analytiques.
