Zakenreis-dienstreis
Hoe zit het met de reiskostenvergoeding bij ziekte?
Lucie Goffin
Account manager
Bijgewerkt op
Als een werknemer ziek wordt en hij/zij ontvangt een reiskostenvergoeding, dan gelden er strenge regels voor deze vergoeding. Hoe zien die eruit en waar moet je als werknemer én werkgever rekening mee houden?
Opsomming
De vaste reiskostenvergoeding bij ziekte, wel of niet doorbetaald?
Indien een werknemer een aantal dagen per maand naar de vaste werkplek gaat, kan hiervoor een onbelaste vaste reiskostenvergoeding worden gegeven. Deze vaste reiskostenvergoeding wordt beschouwd als een onderdeel van het loon. Wordt een werknemer ziek, dan moet die in principe gewoon worden doorbetaald. Er zijn door de Belastingdienst echter wel grenzen gesteld aan de periode waarin de vergoeding onbelast mag worden doorbetaald bij ziekte: de werknemer mag niet langer dan zes aaneengesloten weken afwezig zijn.
Is een werknemer langere tijd niet in staat om te werken, dan mag de vaste reiskostenvergoeding worden stopgezet door de werkgever. De werknemer heeft immers ook geen vervoerskosten meer. De vergoeding hoeft niet meteen worden ingetrokken: de werkgever mag de vaste reiskostenvergoeding in de lopende en de eerstvolgende maand na de ziekmelding onbelast verderzetten.
Is de werknemer niet langer ziek en komt hij/zij weer terug naar het werk, dan mag de onbelaste vaste reiskostenvergoeding pas weer vanaf de eerste dag van de maand die daarop volgt, worden uitbetaald.
Een voorbeeld: een werknemer meldt zich half januari ziek. De verwachting is niet dat hij snel terugkomt en dat er sprake is van langdurige afwezigheid. In dat geval mag de werkgever in januari en februari de vaste reiskostenvergoeding onbelast blijven betalen. Hierna moet er op de vergoeding belasting worden betaald. Komt de werknemer half april weer terug, dan mag vanaf 1 mei weer de onbelaste reiskostenvergoeding worden overgemaakt.
Let wel: dit is de algemene regel. Het kan zijn dat dit in de CAO of arbeidsvoorwaarden anders is bepaald. In dat geval moeten deze regels worden gevolgd.
Zorg voor een goede administratie
De gegevens van de vaste reiskostenvergoeding moeten door de werkgever bij de salarisadministratie worden bewaard. Belangrijk is dat de administratie goed op orde is om te voorkomen dat de vergoeding door de Belastingdienst als verkapt loon wordt beschouwd. Besluit een werknemer niet langer gebruik te willen maken van de vaste reiskostenvergoeding omwille van ziekte, dan moet hij/zij dit aangegeven bij zijn werkgever.
De voordelen van Mooncard
Is een medewerker ziek en hij/zij is in bezit van een corporate card of tankkaart van Mooncard, dan kunnen deze tijdelijk worden stopgezet. Bekijk onze website voor meer informatie of vraag een demo aan.
Meer informatie vindt u in onderstaande artikelen:
Lucie Goffin
Lucie Goffin is accountmanager bij Mooncard. Ze heeft eerder gewerkt voor Getty Images en Izipizi. Ze heeft gedegen ervaring in business development, ondernemerschap en bedrijfsbeheer. In haar huidige functie ondersteunt ze Nederlandse, Belgische en Franse bedrijven bij het gebruik van Mooncard.