Zakenreizen in Nederland, goed vergoed

Hoe zit het met de vergoedingen bij een zakenreis in het binnenland?

Blijft de werknemer de hele dag of meerdere dagen weg, dan geeft de werkgever over het algemeen een vergoeding voor bijvoorbeeld de maaltijden, de overnachting en kleine uitgaven. Hoe hoog deze vergoedingen voor de verblijfkosten zijn, staat meestal in de arbeidsovereenkomst of de cao.

Wel zijn er door de overheid maximale bedragen voor de onbelaste vergoeding vastgesteld. Per 1 januari 2022 is dat voor het ontbijt €11,27, voor de lunch €10,19, voor het diner €25,59, voor de overnachtingskosten €114,12 en voor de kleine uitgaven overdag €5,03 en ’s avonds €10,07. Als de werkgever meer vergoed dan deze onbelaste bedragen, dan wordt het extra deel bij het loon van de werknemer toegevoegd of als eindheffingsloon aangewezen en in de vrije ruimte ondergebracht.

Overigens moet de declaratie van de gemaakte kosten tijdens de zakenreis binnen drie maanden na afloop daarvan worden ingediend. Is dat niet het geval, dan vervalt het recht op vergoeding.

Met welke punten moet er rekening worden gehouden?

Gebruikt de werknemer zijn eigen auto om op zakenreis te gaan, dan mag de werkgever een onbelaste vergoeding van €0,19 per kilometer betalen. Indien de werknemer met het openbaar vervoer reist, dan kan de werkgever de volledige kosten daarvan onbelast vergoeden. Voor de declaratie moeten wel de betaalbewijzen worden bijgesloten, zoals de kaartjes voor bus en trein.

In tegenstelling tot dienstreizen naar het buitenland, hoeft voor binnenlandse reizen geen A1-verklaring (ook wel ‘certificate of coverage’) aangevraagd. In dit document staat welke sociale zekerheidsregels van toepassing zijn voor een werknemer of zelfstandige die in het buitenland werkt en is dus alleen van toepassing op zakenreizen naar andere landen.

Vergeet overigens niet een reisverzekering af te sluiten. Het kan vervelende (financiële) gevolgen van bijvoorbeeld de diefstal van een laptop uit het hotel voorkomen.

De regels voor de zakenreizen in Nederland zijn overigens niet van toepassing indien de medewerker voor een periode van meer dan vier weken en meer dan de helft van de werkdagen per week gaat werken in een andere plaats of op meer dan 1 kilometer van de eigen werklocatie. In dat geval kan er gebruik worden gemaakt van de onbelaste woon-werkverkeervergoeding. 

Op pad met Mooncard

Voor werknemers die veel in Nederland op zakenreis gaat, zijn de corporate card en tankkaart van Mooncard enorm handig. In een demo kunnen wij u laten zien wat wij uw onderneming kunnen bieden.