De manieren voor het berekenen van de kilometervergoeding aan de klant

Twee manieren van factureren

Als zzp’er een reiskosten heeft gemaakt voor een klant of opdrachtgever, kan dat op twee manieren worden gedaan: de kosten kunnen worden verwerkt in het uurtarief of apart worden berekend.

Het verwerken in het uurtarief is de meest eenvoudige manier: de zzp’er neemt de reiskosten op in de globale onkosten van de onderneming, net zoals voor de elektriciteit, de huur van het kantoor of de leaseprijs van een auto. Het voordeel is dat deze manier makkelijk op te nemen is in de administratie en de facturen van de zzp’er. Ook is het voor de klant heel duidelijk: hij/zij weet precies hoeveel er per uur moet worden betaald.

Bij de andere manier wordt de kilometervergoeding apart vermeld op de factuur waardoor de klant direct ziet hoeveel er moet worden betaald voor de reiskosten. Voor de kilometervergoeding komt de zzp’er met de klant een bedrag per kilometer overeen. Meestal wordt gekozen voor € 0,19 per kilometer, omdat dit bedrag onbelast mag worden betaald. Het staat iedereen echter vrij om een hoger of lager bedrag te vragen. Alles boven die 19 cent per kilometer wordt dan wel aan de inkomsten toegevoegd en daarop moet belasting worden betaald.

Belangrijk is dat de zzp’er ook afspraken maakt over het in rekening brengen van bijvoorbeeld reistijd en parkeerkosten. Ook moet bij deze manier van factureren niet vergeten worden dat er btw over de kilometervergoeding moet worden gerekend.

Belangrijke punten

• Bij het bepalen van de kilometervergoeding of het verwerken van de reiskosten in het uurtarief, moet de zzp’er niet alleen kijken naar de brandstofprijs. Ook de onderhoudskosten, de verzekering, de wegenbelasting en afschrijvingskosten moeten in de prijs worden meegenomen.

• Gaat de zzp’er met het openbaar vervoer, dan kan dat eenvoudig worden gedeclareerd op basis van het trein- of buskaartje. De 6 procent btw op het openbaar vervoer mag worden teruggevraagd aan de Belastingdienst. Bij de klant worden de kosten exclusief btw in rekening gebracht.

• Voor de Belastingdienst zijn de reiskosten onderdeel van de globale vergoeding die wordt betaald voor de opdrachtgever. Reiskosten worden dus als gewone bedrijfskosten behandeld. Op de in rekening gebrachte reiskosten geldt hetzelfde btw-tarief als op de rest van de factuur.

De voordelen van Mooncard

Voor zzp’ers die op een simpele manier hun administratie voor brandstofkosten en andere reiskosten willen verwerken, zijn er de corporate card en tankkaart van Mooncard. Bekijk onze website voor meer informatie of vraag een demo aan.

Meer informatie vindt u in onderstaande artikelen:

• Kilometervergoeding en de fiets
• Kilometervergoeding en de leaseauto