De oplossing voor het beheer van uw zakelijke reiskosten

Mooncard dekt wereldwijd al uw beroepsuitgaven. Opvolging in real time van de uitgaven, vooraf ingevulde onkostennota’s en goedkeuring door uw manager. Mooncard Corporate biedt een veilige en persoonlijk aanpasbare oplossing voor een optimaal gemak tijdens uw beroepsreizen.

Illu bg cocon déplacement (4)

Voor hen heeft Mooncard naar de ‘maan’ gereikt.

Zadig & Voltaire
indigo
Air France
Cora_logo
Republique_Francaise_RVB
vinci

Hoe werkt het?

Een betaling, een foto en uw onkosten worden naar de boekhouding gestuurd.

desktop_windows-2

Betaal met uw kaart tijdens uw zakenreizen

Uw vervoerbewijzen, maaltijdkosten, hotelovernachtingen, brandstofkosten.

 
desktop_windows-2

Neem een foto van uw ontvangstbewijs

U zult een sms ontvangen om u eraan te herinneren een foto van uw ontvangstbewijs te nemen. U kunt het dan weggooien, want het is digitaal gearchiveerd.

desktop_windows-2

De onkostennota wordt automatisch gegenereerd

De onkostennota wordt vooraf ingevuld dankzij onze algoritmen die in staat zijn de aard, het bedrag, de BTW enz. van de banktransactie te identificeren.
desktop_windows-2

De onkostennota wordt ter goedkeuring voorgelegd

Afhankelijk van het goedkeuringsproces dat door het bedrijf is gedefinieerd, wordt uw onkostennota vervolgens gecontroleerd en gevalideerd door uw manager of boekhouder.

Wat u moet weten over zakenreizen

déplacementpro

Binnenkort een dienst- of zakenreis gepland? Dan komt daar nog wel wat bij kijken. Van het regelen van een hotel en het reserveren van een vliegticket tot het regelen van vervoer ter plaatse. Maar hoe zit het eigenlijk met de kosten die u maakt? Hoe wordt zo’n reis geregeld en hoe werken frequent-flyerprogramma’s? Wij leggen het op deze pagina uit.

Opsomming

Hoe worden de reiskosten vergoed?

Bij (buitenlandse) zakenreizen worden vaak kosten gemaakt door de werknemer die nog niet betaald zijn door het bedrijf. Dit kan om reiskosten (treinkaartjes, brandstof, vliegtickets), voor het verblijfkosten (hotelovernachtingen, maaltijden) en andere kosten zoals voor de entree voor een seminar. De werknemer moet deze kosten bijhouden en declareren in een onkostennota, waarop de werkgever de reiskosten vergoedt (meestal bij uitbetaling van het eerstvolgende loon) aan de werknemer.

Lees meer
reiskosten

Hoe wordt de kilometervergoeding berekend?

Gebruikt u uw eigen vervoer voor uw zakenreizen? Dan heeft u recht op een kilometervergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer (dit wordt in 2023 verhoogd naar maximaal € 0,21), die onbelast is. Een hogere vergoeding is toegestaan, maar boven die grens betaalt u dan wel inkomstenbelasting. Overigens geldt deze regeling niet alleen voor de auto. Voor het ontvangen van deze vergoeding mag u zelf uw vervoer kiezen, dus met de trein of en zelfs de fiets (in dat geval waarschijnlijk voor een reis in Nederland) kan ook. En carpoolen kan helemaal aantrekkelijk zijn: zowel u als uw collega ontvangen dan de bedragen voor de kilometervergoeding.

Lees meer
kilometervergoeding

Hoe worden zakenreizen georganiseerd?

Het organiseren van de dienstreizen wordt binnen (grotere) ondernemingen vaak geregeld door de travel manager bij de afdeling finance, procurement of Human Resources. Zo kunnen de reis- en verblijfskosten en vergoedingen van de zakenreizen worden beheerd en beheerst. Ook wordt hier een gepersonaliseerde begeleiding van de werknemers geregeld. Er komt bij het regelen van  namelijk meer kijken dan alleen het kopen van een ticket en het reserveren van een hotel. De travel manager moet naast een reisbeleid (wanneer mag een werknemer reizen, in welke klasse mag dat, wat is de maximale vergoeding, etc.), een goed overzicht hebben van eventuele medische en veiligheidsrisico’s en de werknemer daarvan op de hoogte stellen. Ook is hij het directe contact voor de werknemer tijdens de zakenreis.

Lees meer
zakenreizen georganiseerd

Zakenreis per vliegtuig – Hoe werken frequent-flyerprogramma’s?

Wie met het vliegtuig op (buitenlandse) zakenreis gaat, krijgt vaak van vliegmaatschappen de mogelijkheid om lid te worden van een frequent-flyerprogramma. Hoe meer u reist, hoe meer punten of miles u spaart én hoe meer voordelen u krijgt. Klanten van AirFrance/KLM kunnen zich bijvoorbeeld aansluiten bij het Flying Blue-programma. Hoeveel miles u krijgt, hangt af van het bedrag en de Flying Blue-status die u heeft bereikt (Explorer, Silver, Gold of Platinum). Met deze frequent-flyerprogramma’s kunt u onder meer toegang krijgen tot de business lounge op het vliegveld, mag u beddragen meer bagage meenemen of heeft u recht op korting bij de aankoop van vliegtickets.

 

De meeste bedrijven beschouwen de miles als een compensatie of extra vergoeding voor de lastige werkomstandigheden waar reizigers, voor als ze naar het buitenland gaan, mee te maken krijgen: tijdverschil, nachtvluchten, vermoeidheid, niet thuis slapen of de impact op de familie. In dat geval mag de werknemer de miles houden en worden ze beschouwd als loon in natura. Andere bedrijven gebruiken de miles zelf voor andere trips om de kosten te drukken.

Lees meer
La gestion des déplacements professionnels-min

FAQ

Wat is een zakenreis eigenlijk?

Het is wat het woord zegt: een reis die plaatsvindt voor het regelen van zaken en het doen van business. Dat kan zowel binnen Nederland, maar ook in het buitenland zijn. Je zou zeggen dat in deze tijd van Zoom-vergaderingen en e-mail de zakenreis eigenlijk niet meer nodig is. Toch is dat niet het geval in de praktijk. Veel ondernemingen sturen hun werknemers op reis voor vergaderingen, congressen, het binnenhalen van klanten en om vestigingen in het buitenland te bezoeken. Een echte ontmoeting heeft in bepaalde gevallen de voorkeur boven digitaal contact. Bijna altijd betaalt de werkgever de reis, aangezien die (meestal) plaatsvindt onder werktijden en wordt gemaakt ten bate van het bedrijf.

Hoe kan een zakenreis worden gedeclareerd?

De gemaakte reiskosten voor de zakenreis kunnen worden voorgeschoten door de werkgever of worden terugbetaald na het overhandigen van de bonnetjes. Voor alle uitgaven voor de zakenreis moeten afschriften kunnen worden overhandigd. Zo kunnen de werkelijke kosten voor de reis worden vergoed, zodra de werknemer weer terug is van zijn zakenreis.

 

Een zakenreis is in principe aftrekbaar voor de belastingen. Zo kunnen de gemaakte reis- en verblijfskosten (grotendeels) worden afgetrokken. En dat geldt ook voor de factuur van bijvoorbeeld een zakenlunch. Zorg dat er op uw onkostennota het bedrag, het aantal genodigden en de reden van het etentje staan. Voor het bijhouden van de administratie zijn handige tools beschikbaar. Uw HR-afdeling zal u informatie geven hoe uw bonnetjes en facturen moet verwerken en opslaan.

Kunnen de gemaakte kosten voor een zakenreis worden doorberekend aan de klant?

Het is zeker mogelijk de kosten voor een zakenreis door te berekenen aan de klant. Belangrijk is dat daar wel afspraken over zijn gemaakt. De onderneming kan de kosten als volgt doorberekenen:

  • De kosten van de reis worden in de administratie gezet en de factuur wordt bewaard. De btw kan als voorbelasting worden afgetrokken.
  • Op de verkoopfactuur worden de kosten exclusief btw opgevoerd en het voor u gebruikelijke btw-tarief toegepast. 

Kunt u weigeren op zakenreis te gaan?

Over het algemeen zijn werknemers verplicht zakenreizen te maken als dat hoort bij de taakomschrijving van hun werk. Het kan echter zijn dat in de cao uitzonderingen zijn opgenomen waarom iemand mag weigeren een reis voor het werk te maken, bijvoorbeeld als:

  • Zijn of haar gezondheid een zakenreis niet toelaat.
  • De werknemer verplichtingen thuis heeft waardoor hij/zij niet weg kan.

Meer informatie nodig?

Ons team staat van maandag tot vrijdag van 9.00 u. tot 19.00 u. voor u klaar om u de Mooncard-oplossing voor te stellen en samen met u een offerte op maat te maken die aan de behoeften van uw bedrijf beantwoordt.

Contact met ons opnemen