Btw treinkaartje terugvragen? Ja, dat kan!

Btw op een treinkaartje: hoeveel eigenlijk?

Voor treinkaartjes wordt een btw-tarief gehanteerd van 9%. Dit in tegenstelling tot het btw-tarief van 21% dat voor zoveel producten en diensten normaal is. De overheid staat het lagere btw-tarief toe omdat het openbaar vervoer een dienst betreft waar veel mensen van afhankelijk zijn. Andere producten waarvoor het lagere btw-percentage geldt zijn levensmiddelen, culturele evenemten en sportfaciliteit. 

Maar goed, terug naar dat treinkaartje. In de verkoopprijs van dat kaartje zit dus 9% btw verwerkt. Die btw kunt u aan het einde van het tijdvak terugvragen wanneer u uw btw-aangifte doet. En met tijdvak bedoelen we de periode waarover de btw wordt ‘samengevoegd’. Meestal is dat een kwartaal. Let op: dit terug kunnen vragen van de betaalde btw geldt alleen voor ondernemers, dus niet voor particulieren. Hoe dit werkt, vertellen we verderop.

Trouwens, u kunt niet alleen de btw op treinkaartjes terugvragen; ook de btw die u betaalt over metrokaartjes, taxiritten, buskaartjes, fietshuur en deelscooters kunt u als kosten opvoeren en zodoende weer terugkrijgen. Ook voor vliegtickets en kosten gerelateerd aan autogebruik kunt u de btw (deels) terugvragen. Neem bij twijfel daarover contact op met uw lokale belastingkantoor, of met uw fiscaal adviseur.

Hoe u de btw op treinkaartjes terugvraagt

We weten nu dus dat het btw-percentage bij treinkaartjes 9% is. Koopt u dus een treinkaartje van 30 euro, dan zit die 9% btw daar al bij in. Concreet komt dat neer op een btw-bedrag van 2,48 euro. Met andere woorden: het treinkaartje exclusief btw kost 27,52 euro. Hoe u dat bedrag berekent? Deel 30 door 109 en vermenigvuldig het resultaat vervolgens met 9.

Het betaalde btw-bedrag geeft u vervolgens op bij de btw-aangifte. Doet u elk kwartaal aangifte, dan dient u te wachten tot het volgende aangiftemoment. Dat is in de regel de maand ná het kwartaal waarin u het treinkaartje kocht. Rijdt u bijvoorbeeld in februari naar een zakelijke afspraak, dan wacht u tot na het eerste kwartaal met het terugvragen van de btw-kosten. U doet dat dus bij de aangifte van april.

Biedt uw zakenrelatie, klant of opdrachtgever aan om uw reiskosten te vergoeden, factureer hem dan de prijs exclusief btw. In dit voorbeeld rekent u hem dan 27,52 euro voor de gemaakte reiskosten. In plaats daarvan kunt u ervoor kiezen om deze kosten voor eigen rekening te nemen. U kunt ze sowieso aftrekken van uw omzet, waardoor uw fiscale winst daalt en u minder belasting hoeft te betalen.

Andere kosten van uw zakenreis die u kunt opgeven

Het treinkaartje is zelden de enige kostenpost tijdens eens zakelijke afspraak. U gaat bijvoorbeeld aan tafel zitten met een leverancier, waarbij er een hapje en een drankje op tafel komen. Die zijn aftrekbaar van de winst, maar hoe u dat precies doet, ligt aan uw voorkeur en situatie.

• Voor wie zo’n zakelijke lunch geen vaste prik is, geldt dat de kosten voor 80% mogen worden opgegeven. Als je dus voor € 100 luncht met een zakenpartner, mag je € 80 van je winst aftrekken. Alleen lunchen wordt niet als zakelijke afspraak gezien en is dus niet aftrekbaar. Reis- en verblijfskosten mag je ook met de 80/20-regel aftrekken, maar dan wel tot een maximum van € 1.500 per jaar.
• Als je vaak zakelijk luncht, kan het voordeliger zijn om de drempel van € 4.800 te hanteren. Dit betekent dat je pas de kosten mag opvoeren die boven dit jaarlijkse totaalbedrag uitkomen. Die mag je dan wel in hun totaliteit opgeven in plaats van een percentage. Ook hier is er een jaarlijks maximum voor reis- en verblijfskosten van € 1.500.

Let op: we hebben het nu niet over de btw maar over kosten die u van uw omzet af mag trekken om uw fiscale winst te berekenen. 

De btw op treinkaartjes in uw administratie verwerken

In het bovenstaande voorbeeld zag u al hoe de btw op een treinkaartje wordt berekend. U kunt dat op deze manier, handmatig, blijven doen, maar als u meerdere treinreizen per maand maakt, is er een makkelijker oplossing.

Zo’n zakelijke kaart van de NS is een handige oplossing voor ondernemers (en hun werknemers) die met de trein moeten reizen. Met deze kaart kunt u overigens ook betalen in de tram, de metro en de bus. Daarnaast bestelt u hier ook een taxi mee. Zo heeft u al uw btw-kosten voor ov op één maandelijkse factuur.

Hoe de btw-aangifte werkt

Bij de btw-aangifte geeft u aan de ene kant op hoeveel btw u heeft betaald over zakelijke aankopen. Aan de andere kant geeft u aan hoeveel btw op facturen naar uw klanten stond. Het verschil van die inkomsten en uitgaven is een bedrag dat u terugkrijgt van de Belastingdienst, of juist aan de Belastingdienst moet betalen. De btw-aangifte kan dus zomaar positief uitpakken. 

Hoe dan ook, de periodieke btw-aangifte is verplicht. U dient de deadline hiervoor dus te respecteren. Ook dient u een eventuele betaling tijdig te doen om zo een boete te voorkomen.

Mooncard maakt uw btw-aangifte makkelijker

Lang niet voor alle uitgaven krijgt u zo’n duidelijke factuur als die van de NS. Soms krijgt u losse kassabonnetjes of komen facturen bij uw medewerkers binnen. Als die niet meteen in uw boekhoudprogramma worden verwerkt, is de kans op kwijtraken of vergeten erg groot. En dat zou jammer zijn, want u wilt natuurlijk niet teveel btw betalen.

Mooncard komt hier met een oplossing voor. Onze tankpassen en corporate cards kunt u aan al uw medewerkers geven. Op die manier doen zij alle betalingen van dezelfde rekening. Na iedere betaling vraagt onze app uw medewerkers om met hun mobieltje een foto van de factuur of het bonnetje te maken. Mooncard berekent dan zelf meteen de betaalde btw. En wanneer het tijd is voor de periodieke btw-aangifte, heeft u met één druk op de knop een overzicht van de betaalde btw. Handig, toch?

Meer weten over Mooncard? Ontdek hoe onze oplossingen uw btw-administratie eenvoudiger maken. Onze vriendelijke medewerkers vertellen u graag meer tijdens een vrijblijvende online demo. Tot gauw?