Auto van de zaak en privégebruik: hoe zit het met de btw?

Als u een auto van de zaak hebt, gebruikt u deze vast ook wel eens privé. Maar hoe zit dat met de belastingen? Want over zakelijk gebruik kan de btw worden teruggevraagd. De kosten kunnen van de winst worden afgetrokken voor het betalen van de vennootschapsbelasting (of inkomstenbelasting). Maar dat kan bij privégebruik niet: u bent dan de consument en moet zelf btw afdragen. De kosten die u maakt zijn dan niet gerelateerd aan de omzet van het bedrijf en u kunt ze niet aftrekken. In dit artikel vindt u de belangrijkste regels over dit onderwerp. Ook leest u hoe Mooncard het leven eenvoudiger maakt.

Zakelijk en privégebruik: Hoe houdt u ze uit elkaar?

Over het zakelijk gebruik kunnen dus wel btw en kosten afgetrokken worden, over het privégebruik niet. De Belastingdienst wil daarom weten hoeveel u privé hebt gereden. Als u kunt aantonen dat u minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt in de auto van de zaak (of de leaseauto) dan kunnen alle kosten nog steeds worden afgetrokken. Alle privékilometers daarboven zijn dus niet meer aftrekbaar. Ook voor de winstbelasting is deze 500 kilometer de grens voor de zogenaamde bijtelling: 22% van de cataloguswaarde (16% bij 0 uitstoot).

Om de zakelijke kilometers te kunnen aantonen, houdt u een kilometeradministratie bij, ook wel rittenregistratie of kilometerregistratie genoemd. Deze moet ‘sluitend’ zijn - er moet dus duidelijk uit blijken of de gereden kilometers wel of niet zakelijk waren.

Wat is een sluitende administratie van het zakelijk gebruik?

Volgens de Belastingdienst moet u in deze rittenregistratie de volgende gegevens opnemen:

Merk, type en kenteken van de auto
De periode van gebruik
Gegevens over de rit:

Datum
Begin- en eindstand kilometerteller
Adressen van vertrek en aankomst
Route (tenzij het een gebruikelijke route was)
Doel: privé of zakelijk (woon-werkverkeer is privé)
Rijdt u in één rit privé én zakelijk? Noteer dan ook het aantal omrijkilometers die u privé heeft gereden

Veel gegevens, dus. Gelukkig zijn er apps waarmee u deze informatie gemakkelijk kunt bijhouden, u hoeft het niet allemaal in Excel bij te houden. En voor bestelauto’s is de administratie eenvoudiger: zie hier meer informatie.

Wat gebeurt er als u geen rittenregistratie bijhoudt?

U hebt misschien goede redenen om uw privé- en zakelijke kilometers juist niet te registreren. Soms loont het gewoon de moeite niet. Maar er is nog een optie om voor de Belastingdienst aan te tonen wat u zakelijk hebt gereden. Dan kunt u over die kilometers niet alleen de btw terugvragen, maar ook alle kosten (brandstof, onderhoud, parkeren, wassen) aftrekken van de winst.

U kunt de zakelijke ritten ook aantonen met andere gegevens uit uw boekhouding. Als bijvoorbeeld de gebruiker van de auto voor zijn werk naar klanten rijdt en dit blijkt uit de database met klantbezoeken, dan kan daaruit ook worden afgeleid in welke verhouding de auto zakelijk of privé wordt gebruikt.

Zakelijk gebruik niet aan te tonen? Dan betaalt u een vast percentage

Hebt u geen administratie of andere manier om te laten zien wat de verhouding is tussen zakelijk en privégebruik, dan betaalt u als correctie per jaar 2,7% van de cataloguswaarde van de auto. Dit bedrag betaalt u via uw btw-aangifte aan het eind van het jaar.

Er geldt een uitzondering op dit percentage: Als u bij de aanschaf van de auto geen btw hebt afgetrokken, betaalt u 1,5% per jaar. Bijvoorbeeld als u de auto voor de zaak hebt aangeschaft van een particulier of als het om een zogenaamde marge-auto gaat (waarover al btw is betaald).

Het bedrag dat u jaarlijks moet betalen kent een maximum. Het jaarlijks bij te betalen bedrag voor privégebruik kan in de eerste vier jaar na aankoop niet hoger zijn dan de afgetrokken btw voor de autokosten (onderhoud en gebruik, maar geen andere reiskosten) plus een vijfde van de afgetrokken btw bij aankoop. Na vier jaar wordt de btw bij aanschaf niet meer meegerekend, dus dan is uw jaarlijkse bedrag niet hoger dan de btw die u aftrekt voor onderhoud en gebruik.

Zekerheid en gemak met Mooncard

Voor een sluitende administratie van uw autogebruik zijn de corporate cards en tankkaarten van Mooncard voor u als ondernemer én voor uw werknemers onontbeerlijk. U kunt alle kosten met deze kaarten afrekenen, zodat de administratie dankzij de handige koppeling bijna automatisch afgerond kan worden. De kosten worden namelijk meteen gesplitst. Bovendien hoeft uw werknemer met zijn of haar Mooncard niets voor te schieten en behoudt u zelf makkelijk een overzicht van alle uitgaven. Een realtime en dynamisch kostenoverzicht helpt u bovendien bij het nemen van strategische beslissingen.

Kijk op onze website voor meer informatie of vraag een demo aan.