Btw over verzendkosten: wel of niet berekenen?

Waar moeten we btw over betalen?

Onder het betalen van de btw komen we niet uit. Deze hoe dan ook, onder het betalen van de btw komen we niet uit. Deze ‘belasting over de toegevoegde waarde’ betaalt u als particulier vrijwel dagelijks, maar ook bedrijven moeten deze aan hun leveranciers betalen. 

Over lang niet alle producten en diensten hoeft u btw te betalen. En bij de dingen waar u wél btw over moet betalen, kan deze accijns verschillen. Het normale btw-tarief is 21%, maar er bestaat ook een verlaagde btw van 9% en zelfs een nultarief. Daarnaast zijn er een aantal diensten en goederen waarover helemaal geen btw wordt gerekend, zoals levensmiddelen en gezondheidszorg.

Nu kunnen we enorm afdwalen en het over alle belastingplichtige zaken en hun uitzonderingen hebben, maar dan verliezen we de focus van deze pagina - die ligt op de btw over de verzendkosten. Laten we eerst eens kijken waarom er überhaupt verwarring over dit onderwerp bestaat.

Verwarring over de btw over verzendkosten

Verzending van bestellingen is een dienst; zoveel is in elk geval duidelijk. Maar wat voor verwarring kan zorgen, is het feit dat één van de meestgebruikte postbedrijven, PostNL, geen btw rekent over de verzendkosten. Koopt u een postzegel of betaalt u voor een pakketzegel, dan zal PostNL u geen btw rekenen. Daardoor denken veel ondernemers dat u ook geen btw over uw eigen verzendkosten hoeft te berekenen. 

Maar laten we meteen met de deur in huis vallen: je moet wél btw over de verzendkosten rekenen. De btw-vrijgestelde postzegels en pakketzegels van PostNL gaat u dan immers als ‘product’ verkopen.

Waarom moet ik btw over de verzendkosten rekenen?

Er is een reden waarom de Belastingdienst btw over verzendkosten verplicht stelt. Was dit niet het geval, dan zouden verkopers hun producten heel goedkoop en de verzendkosten heel hoog kunnen maken. Daardoor zouden ze veel minder btw hoeven te rekenen. Dat is aan de ene kant misleidend voor de klant, maar het is een ook een vorm van belastingontduiking. Door ook btw te rekenen over de verzendkosten, blijven deze op een beheersbaar niveau. Sterker nog: steeds meer bedrijven kiezen ervoor om de verzendkosten helemaal af te schaffen vanaf een minimaal aankoopbedrag. 

Hoe reken ik btw over verzendkosten?

Als u verzendkosten aan uw klant berekent, moet u daar btw bij optellen. Het maakt daarbij niet uit of u de btw-vrijgestelde postzegels of pakketzegels van PostNL gebruikt voor de verzending van bestellingen. 

U hoeft niet apart btw over de verzendkosten te berekenen. U neemt eenvoudigweg het totaalbedrag en berekent daarover de verzendkosten. Tot dat totaalbedrag behoren zaken als:

• Verkoopprijs
• Administratiekosten
• Verpakkingskosten
• Verzendkosten

Uiteraard is dit erg afhankelijk van het product dat u verkoopt. Maar u begrijpt wat we bedoelen: de btw hoeft u maar één keer te berekenen en wel over het totaalbedrag. 

Btw-tarief voor verzendkosten

Uit het bovenstaande kunnen we ook het btw-tarief afleiden. Dat tarief hangt namelijk af van het product op de factuur. Dat kan dus het normale btw-tarief van 21% zijn, maar ook het verlaagde tarief van 9% of zelfs het nultarief. 

Voor de meeste bedrijven die hun producten binnen Nederland verkopen, geldt het tarief van 21%. Dus ook voor de verzendkosten. Geldt voor het product dat u verkoopt het verlaagde btw-tarief van 9%? Dan is de btw over de verzendkosten ook lager. 

Wanneer u in één bestelling meerdere producten verkoopt, geldt voor de verzendkosten altijd het hoogste btw-tarief. En wanneer de goederen vrijgesteld van btw zijn, hoeft u over de verzendkosten ook geen btw te rekenen.

Vindt u dit nog steeds verwarrend? Raadpleeg voor de zekerheid de website van de Belastingdienst. Ook kunt u uw belastingadviseur naar het juiste btw-tarief vragen.

Btw bij verzendkosten wanneer de margeregeling van toepassing is

Bij goederen die onder de margeregeling vallen, zoals tweedehands kleding en antiek, betaalt u alleen btw over de winst. Omdat het om gebruikte artikelen gaat, is hier namelijk in het verleden al eens btw over betaald. Verstuurt u deze producten na verkoop aan uw klanten? Dan dient u wel over de volledige verzendkosten btw te rekenen. Die verzending wordt namelijk als een ‘nieuw product’ gezien.

Hoe zit dat met btw over verzendingen naar het buitenland?

De bovenstaande btw-regels gelden ook voor het verzenden van goederen naar het buitenland.

• Verkoopt u aan een particulier binnen de EU, dan rekent u gewoon het btw-tarief dat op het product van toepassing is. Datzelfde tarief rekent u ook over de verzendkosten.
• Verkoopt u aan een bedrijf in de EU? Dat is een btw-plichtige in zijn of haar land. Daarom hoeft u geen btw te rekenen en mag u ‘btw verlegd’ op de factuur zetten.
• Verkoopt u aan een particulier of bedrijf buiten de EU, dan hoeft u nooit btw te berekenen. Dus ook niet over de verzendkosten. De douane zal in het land van bestemming de nodige naheffing verrichten.

Let op: Je bent altijd verplicht om het btw-nummer van uw klant te controleren bij het opmaken van uw factuur. Dit nummer dient namelijk geldig te zijn.

Kan ik verzendkosten opgeven als zakelijke kosten?

Verstuurt u pakketjes met bijvoorbeeld DHL, UPS of DPD? Zo’n vervoerder brengt u kosten in rekening. Die kosten zijn zakelijke kosten die u kunt aftrekken van uw omzet bij de belastingaangifte. 

Bij PostNL, die als ‘universele posterijdienst’ btw-vrijgesteld is, betaalt u geen btw. Maar wanneer u gebruik maakt van een koeriersdienst zoals de bovenstaande, betaalt u als bedrijf wel btw. Die kunt u bij de periodieke btw-opgave opgeven.

De verzendkosten zijn kosten die u maakt bij de bedrijfsvoering. Daarom kunt u die aftrekken van de omzet. 

Hoe Mooncard helpt bij de btw-aangifte

Nu vraagt u zich wellicht af wat dit alles met Mooncard heeft te maken. Heel simpel: wij maken uw btw-administratie een stuk makkelijker. Met Mooncard weet u met één druk op de knop hoeveel btw u het afgelopen tijdvak heeft betaald. Leg dat totaal naast de berekende btw op de facturen aan uw klanten en uw btw-aangifte is klaar. Zo berekent u snel of u btw mag vorderen of juist het verschil moet betalen.

Hoe het werkt? Geef uw medewerkers de corporate card en tankpassen van Mooncard en al hun zakelijke betalingen komen op één plek binnen. Na betaling hoeven uw werknemers alleen nog maar het bonnetje of de factuur te scannen. Onze app berekent vervolgens automatisch de btw die is betaald. Op een online dashboard ziet in u realtime wat uw uitgaven en btw-kosten zijn. 

Meer weten? Wij laten u graag zien hoe het werkt in een online demo. Heeft u daarbij nog vragen, dan kunt u ze meteen aan één van onze medewerkers stellen. En ja, onze medewerkers hebben zelf óók een betaalkaart van Mooncard!