Btw aangifte te laat: is dat erg?

Wat is btw?

Voordat we het gaan hebben over de consequenties van een te laat ingediende btw-aangifte, is het goed om terug te gaan naar de basics. Want wat is de btw eigenlijk en waar dient die voor?

Btw is een afkorting voor ‘belasting over toegevoegde waarde’. Het gaat hierbij om een accijns die bedrijven aan hun klanten moeten rekenen. Daarbij maakt het niet uit of de klanten zakelijk of particulier zijn. Bij het drinken van een kopje koffie op een terras, de aanschaf van een nieuwe tv of het kopen van kleren betaalt u dus óók btw.

En omgekeerd betekent dit voor u als ondernemer dat u deze accijns aan uw klanten moet rekenen, of dat nu bedrijven of particuliere consumenten zijn. Het meestvoorkomende btw-tarief is 21%. Er zijn ook artikelen en diensten waarvoor een verlaagd btw-tarief geldt van 9%.

Dan bestaat er ook nog het tarief van 0% btw. Dat tarief geldt vooral voor de internationale handel, dus daar krijgen maar weinig ondernemers mee te maken. 

Waarom moeten we btw betalen?

De btw is één van de manieren van het Rijk om projecten te financieren: scholen bouwen, wegen aanleggen, sociale zekerheid bieden, enzovoort. Maar er zijn genoeg andere vormen van belasting, zoals loonbelasting, kansspelbelasting, wegenbelasting en dividendbelasting. De btw is een manier om óók niet-inwoners een steentje te laten bedragen. Want maar liefst 20 miljoen toeristen bezoeken Nederland jaarlijks.

Omzetbelasting: betalen of terugkrijgen

Btw noemen we ook wel omzetbelasting. Op enkele uitzonderingen na komt vrijwel geen enkele ondernemer onder deze periodieke belasting uit. Normaalgesproken is uw aangiftetijdvak ieder kwartaal. U kunt ook een aanvraag indienen om maandelijks of eens per jaar aangifte te doen. 

Het is trouwens geen voldongen gegeven dat u moet betalen. Het kan ook zijn dat u geld terugkrijgt van de Belastingdienst. Dat gebeurt als u méér btw heeft afgedragen bij zakelijke aankopen dan dat u heeft ontvangen van klanten. Wanneer u bijvoorbeeld in een tijdvak een grote investering heeft gedaan voor uw bedrijf, kan dat het geval zijn. 

Misschien bent u vrijgesteld van btw

Hierboven vermeldden we – tussen neus en lippen door – dat er enkele uitzonderingen zijn op de btw-plicht. Laten we daar iets over uitweiden, want er is een vrijstelling waar iedere ondernemer in elke sector voor in aanmerking komt. De zogeheten Kleineondernemersregeling stelt ondernemers vrij van btw-aangifte zolang hun jaaromzet onder de € 20.000 blijft. 

Daarnaast zijn er sectorgebonden vrijstellingen: onderwijsinstellingen, de gezondheidszorg en financiële dienstverleners. Ook bestaan er btw-vrijstellingen voor specifieke werkzaamheden, goederen of diensten. Bij een begrafenisondernemer is bijvoorbeeld de uitvaart vrij van de btw, maar moeten de bloemen wel met btw worden verkocht. 

Hoe werkt de btw-aangifte?

De btw-aangifte doet u zelf, of u machtigt een boekhouder daarvoor. Gedoe met papieren formulieren is er al een tijdje niet meer bij. In plaats daarvan logt u in op Mijn Belastingdienst Zakelijk met behulp van eHerkenning of DigiD.

De aangifte is redelijk eenvoudig. Wel heeft u hiervoor een overzicht nodig van de betaalde en ontvangen btw van het afgelopen tijdvak. Hoe Mooncard u met één druk op de knop een overzicht van uw betaalde btw geeft, leest u onderaan deze pagina.

Na de aangifte krijgt u een ontvangstbevestiging. Blijkt het dat u btw terugkrijgt, dan ontvangt u daarover binnen enkele weken informatie. Moet u betalen, dan ziet u in de online omgeving van de Belastingdienst de datum waarop u uiterlijk btw moet betalen. 

Deadline voor btw-aangifte

Of u moet betalen of juist geld terugkrijgt, ontdekt u door btw-aangifte te doen. Aan die btw-plicht hangt ook nog eens een deadline. Als u per kwartaal of per maand aangifte moet doen, dan is de uiterste datum daarvoor de laatste dag van die daaropvolgende maand. Doet u jaarlijks btw-aangifte, dan moet die uiterlijk op 31 maart van het eerstvolgende jaar binnen zijn. 

Minder dan 7 dagen te laat? Coulance

Uw aangifte wordt dus als te laat beschouwd wanneer deze na de bovengenoemde dagen binnen is. Gelukkig knijpt de Belastingdienst bij een kleine vertraging een oogje dicht. Binnen de coulancetermijn van zeven dagen krijgt u geen boete. 

Meer dan 7 dagen te laat? Boete

Als uw aangifte later dan zeven dagen na de deadline binnen is, ziet de Belastingdienst dat als aangifteverzuim. Dat kan u op een verzuimboete komen te staan. Op de website van de Belastingdienst ziet u de precieze boetes. Deze bedragen 3% van het te laat betaalde bedrag en kunnen oplopen tot meer dan vijfduizend euro.

Uitstel van de btw-aangifte aanvragen

De reden voor het betaalverzuim kan de Belastingdienst weinig interesseren; te laat is te laat. Maar als u op voorhand een verlate aangifte ziet aankomen, dan kunt u onder bepaalde voorwaarden uitstel van de btw-aangifte aanvragen. Er moet dan wel sprake zijn van een ‘ernstige calamiteit’. Uitstel vraagt u schriftelijk aan bij uw belastingkantoor. Verstuur uw brief ruim op tijd, want de verwerking ervan kan enkele dagen duren. 

Een seintje wanneer het tijd is voor de btw-aangifte

Nu hoeft u alleen nog maar een herinnering in uw agenda te zetten. Wat ook kan, is een reminder door de Belastingdienst laten sturen. Daarvoor logt u in op Mijn Belastingdienst Zakelijk, klikt op ‘gebruikersinstellingen’ en vinkt u aan dat u graag een herinnering per e-mail ontvangt. Zo’n herinnering kunt u ook ontvangen via de mobiele app Btw-Alert. Deze app stuurt een notificatie en zet ook een taak in uw digitale agenda.

Mooncard: uw btw altijd op tijd

Oké, de bovenstaande kop is misschien wat overdreven. Het is namelijk niet zo dat wij uw btw-aangifte voor u verzorgen. Maar we maken hem wel stukken makkelijker voor u. 

Mooncard is een betaaloplossing voor bedrijven zoals die van u. Gebruik onze corporate card en tankpassen voor uw medewerkers en u heeft alle uitgaven op één plek. Het online dashboard laat u precies zien hoeveel btw u heeft afgedragen over uw zakelijke inkopen. Met één druk op de knop heeft u de gegevens voor uw btw-aangifte klaar. 

Vrijblijvend meer weten over Mooncard? Wij vertellen u meer. Boek een demo om zelf te zien hoe het werkt en hoe wij uw btw-administratie versimpelen.

Meer informatie: 

• Correctie 
• Suppletie
• Fraude