Logiciel note de frais : simplifiez la gestion de vos dépenses

Éliminer la charge opérationnelle et administrative
Le traitement manuel des notes de frais est une source d'erreurs et de stress, particulièrement lors des clôtures. L'enjeu est de transformer ce flux en un processus fluide et sécurisé.
- Soulager les valideurs : Donnez à vos managers une interface claire qui détecte automatiquement les doublons (justificatifs terrain vs flux de facturation électronique) et les erreurs de saisie avant même l'approbation.
- Capture intelligente : Une simple photo suffit pour archiver et extraire les données des petits reçus. Pour vos achats de plus de 150 € HT, Mooncard récupère automatiquement la facture électronique auprès de votre PA, sans action du collaborateur.
- Automatisation comptable : Les écritures sont générées automatiquement, qu'elles proviennent d'un ticket papier numérisé ou d'un flux de facturation électronique, réduisant drastiquement le temps passé à réconcilier les comptes.
- Clôtures accélérées : Gagnez un temps précieux en fin de mois. Relancez automatiquement les collaborateurs pour les justificatifs manquants et exportez des données homogènes directement dans votre logiciel de gestion.
Piloter vos budgets avec une vision consolidée
Une visibilité en fin de mois est souvent trop tardive pour corriger le tir. Vous avez besoin de suivre vos engagements en direct.
- Tableaux de bord en temps réel : Visualisez instantanément qui dépense quoi et où, par équipe ou par projet, en croisant en direct la réalité opérationnelle et vos flux de facturation réglementaires.
- Analyse analytique fine : Ventilez précisément vos frais par centre de coûts ou entité juridique pour un reporting fiable.
- Ajustement instantané des plafonds : Modifiez les limites de dépenses de vos équipes en un clic pour réagir immédiatement aux besoins du terrain.
- Gestion multi-entités : Harmonisez les processus de vos différents sites ou filiales pour obtenir une vision globale du groupe.
Sécuriser la conformité et la récupération de TVA
Face aux justificatifs perdus ou illisibles, l'objectif est de protéger vos marges en automatisant la collecte des preuves d'achat.
- Zéro perte de TVA : Maximisez la récupération de TVA grâce à la collecte systématique, la numérisation certifiée des reçus, et l’intégration native des données structurées de la réforme.
- Sérénité fiscale : Réduisez le risque de redressement grâce à une traçabilité totale et des archives conformes aux exigences de l'administration, associant justificatifs terrain et factures de la RFE.
- Archivage à valeur probante : Passez au 100 % digital. Le justificatif est certifié par signature numérique. Pour les factures électroniques, Mooncard génère et conserve automatiquement le format "lisible" (PDF) exigé par la réglementation fiscale.
- Gestion des indemnités kilométriques : Fiabilisez vos frais de route. L’intégration Google Maps et le barème fiscal automatisé garantissent des calculs sans erreur et un remboursement juste, sans risque de fraude.
- Contrôle des politiques : Paramétrez vos règles de remboursement pour garantir le respect de votre politique de dépenses.

Étude Notes de frais

Livre blanc

Notes de frais : le pouvoir d'achat sous pression

1 cadre sur 6 a déjà été en situation de découvert bancaire à cause de ses notes de frais : une proportion en forte hausse avec l’inflation.Découvrez la 4e édition de l'étude consacrée aux notes de frais Ifop-Mooncard.

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