Rapprochement bancaire : les 5 choses à savoir

Qu’est-ce qu’un rapprochement bancaire ?

Le rapprochement bancaire, ou réconciliation bancaire, est un processus de comparaison entre les transactions qui figurent sur les relevés bancaires et celles qui sont consignées dans la comptabilité d’une entreprise. Ces opérations figurent dans le compte banque (512) de votre compte.

Le compte banque 512 comporte tous les paiements et encaissements effectués par l’entreprise. Néanmoins,la vigilance est de mise car les colonnes crédit et débit sont inversées en comparaison avec le relevé bancaire. Ce qui peut être une source d’erreurs.

Le rapprochement bancaire est donc un procédé qui permet de croiser des informations entre des documents comptables établis et les flux réels.

Selon les principes du rapprochement bancaire, pour chaque compte bancaire, l'entreprise doit créer un compte 512 "Banque" spécifique. Le solde de chaque compte doit coïncider avec les transactions comptables qui lui sont associées.

Et, la même logique s'applique si plusieurs comptes sont ouverts au sein de la même institution.

Toutefois, le solde initial du compte "Banque" et le solde final du compte bancaire sont généralement différents. Les transactions bancaires effectuées par l'entreprise ne sont pas souvent enregistrées à la date d'exécution par la banque. 

Le rapprochement bancaire permet de surmonter ce décalage temporel et ainsi de mieux gérer le budget de l’entreprise.

Quel est l’intérêt d’un rapprochement bancaire ?

La réconciliation bancaire est un processus qui garantit une vérification et l’assurance de l'exactitude de la comptabilité de votre entreprise. Les reportings financiers sont d'ailleurs d’une grande aide dans ce processus.

Détection des erreurs comptables

Elle vous aide à repérer toute incohérence entre les transactions bancaires et vos enregistrements comptables. 

Plusieurs erreurs peuvent survenir dans votre comptabilité :

• Oublis ;
• Doubles comptabilisations ;
• Erreurs de saisie ;
• Ou frais bancaires inconnus.

Seul le rapprochement bancaire permet de les détecter. 

Gestion optimisée de la trésorerie 

L'un des avantages est d'améliorer la gestion de la trésorerie. En effet, de nombreuses opérations ont des dates comptables différentes de celles de leur encaissement ou décaissement effectifs. Cela crée des décalages entre le suivi comptable et la trésorerie réelle. 

La réconciliation bancaire offre une vision plus précise de la situation pour planifier des projets futurs.

D’où la prise en compte du risque en entreprises qui est un événement potentiel qui ralentit l’organisation dans ses objectifs.

Amélioration du recouvrement des créances 

Dans le processus de recouvrement des créances, la réconciliation bancaire est essentielle pour deux raisons :

• Elle permet de détecter tout retard de paiement et de déclencher rapidement des relances clients pour réclamer le paiement des factures échues. Plus vous identifiez tôt ces retards, plus vite vous pouvez les relancer, et plus rapidement vous pourrez récupérer vos créances. Les créances anciennes ont moins de chances d'être payées, il est donc capital d'agir rapidement.
• Cette phase de relance doit cependant s'arrêter dès que le paiement a été reçu. Il ne faut pas relancer un client qui a déjà payé, sous peine de nuire à l'image de votre entreprise (manque de rigueur et de professionnalisme) et de dégrader la relation avec votre client.

Gain de temps pour le bilan 

Lorsque la réconciliation bancaire est effectuée régulièrement, elle permet de gagner un temps précieux en fin d'année comptable pour identifier et corriger toutes les anomalies. 

Car le travail aura déjà été réalisé tout au long de l'année. Cela permet également d’optimiser la gestion des risques financiers.

Les étapes à suivre pour faire un rapprochement bancaire

Voici les étapes clés pour effectuer un rapprochement bancaire de manière efficace dans votre gestion financière.

Rassembler les documents nécessaires 

Pour cette tâche, vous devez disposer de plusieurs documents justificatifs, tels que :

• Les extraits de compte pour la période concernée ;
• Le grand livre ou l'extrait du compte 512 concerné ;
• L'état de rapprochement bancaire précédent ;
• Tous les justificatifs des mouvements de trésorerie (talonnettes de chèques, remises d'espèces ou de chèques).

Créer un état de rapprochement bancaire 

Pour établir un état de rapprochement bancaire, vous devez préparer un tableau structuré de la manière suivante :

• Une première ligne indiquant le montant du relevé bancaire ;
• Ensuite, définissez deux colonnes : la première inclut les montants débiteurs et créditeurs enregistrés en comptabilité et en banque, mais qui ne figurent pas sur le relevé bancaire ;
• Préparez un autre tableau à deux colonnes. Ce dernier mentionne les montants débiteurs et créditeurs notés sur le relevé bancaire, mais qui, cette fois-ci, n'apparaissent pas en comptabilité ;
• Ajoutez une ligne calculant le solde bancaire théorique en comptabilité ;
• Puis une autre ligne, avec le montant dans le compte banque en comptabilité ;
• Enfin, mentionnez une dernière ligne qui calcule la différence entre les deux lignes précédentes. 

Finalement, il ne doit plus y avoir de différence au niveau de la dernière ligne.

Calculer le rapprochement bancaire 

Pour calculer le rapprochement bancaire, rassemblez vos relevés de compte bancaire au préalable :

• Établissez les soldes de départ : solde du compte bancaire d'une part et solde du compte comptable ;
• Comparez les opérations entre le compte bancaire et le compte 512 ;
• Examinez tous les règlements saisis (virements, chèques, dépôts d'espèces) ;
• Vérifiez tous les versements effectués (paiements par carte bancaire, virements, etc.) ;
• Contrôlez chaque chèque.

Observez la concordance finale et mettez en évidence les soldes rapprochés.

Vérifier la concordance des comptes

Cette étape consiste à vérifier, ligne par ligne, si le relevé bancaire correspond aux enregistrements comptables. 

Il est assez courant de constater des écarts lors de cette vérification, souvent dus à des différences de temporalité. 

D'autres facteurs peuvent expliquer ces divergences, tels que des erreurs de saisie sur les montants ou des factures en double.

Régulariser les écritures 

Vous devez prendre en compte les écarts identifiés et procéder comme suit :

Analyser les écarts  

Examinez attentivement les écarts pour déterminer les causes possibles, telles que les erreurs de saisie, les omissions, les duplicatas, les frais bancaires non comptabilisés ou les différences de dates entre les enregistrements comptables et les transactions bancaires.

Corriger les erreurs

Si vous trouvez des erreurs de saisie, des omissions ou des duplicatas, apportez les corrections nécessaires dans vos écritures comptables. Cela peut inclure la modification des montants, l'ajout d'écritures manquantes ou la suppression d'écritures en double.

Enregistrer les écritures manquantes

Si vous constatez que certaines transactions bancaires n'ont pas été enregistrées dans la comptabilité, enregistrez-les sur le compte bancaire 512 avec les montants et les dates appropriées. Assurez-vous également d'inclure les frais bancaires non comptabilisés.

Vérifier à nouveau la concordance

Après avoir apporté toutes les corrections et enregistré les écritures manquantes, refaites le rapprochement bancaire pour vous assurer que les soldes des comptes bancaires et comptables correspondent désormais. Si des écarts subsistent, il est important de continuer à les analyser et à les corriger jusqu'à ce que les soldes soient rapprochés.

Documenter le rapprochement bancaire

Une fois que les soldes correspondent, assurez-vous de documenter correctement le rapprochement bancaire, y compris les corrections apportées et les écritures régularisées. Conservez ces documents pour référence future et pour satisfaire aux exigences en matière de tenue de dossiers comptables.

Comment simplifier le rapprochement bancaire ?

Grâce aux progrès technologiques, cette tâche peut désormais être accomplie plus facilement, de manière moins chronophage et laborieuse. 

Une fréquence et une organisation à tenir

Nous conseillons de réaliser le rapprochement bancaire au moins une fois par mois, surtout si vous établissez des situations comptables mensuelles. 

Pour les entreprises ayant un grand nombre de transactions, un rythme hebdomadaire est approprié. Plus votre équipe effectue régulièrement le rapprochement bancaire pour chaque banque, plus elle identifie facilement les explications relatives aux écarts ou anomalies. Comme pour les comptes d'attente, laisser les choses en suspens pendant plusieurs mois est rarement une bonne idée.

Des outils et des logiciels pour gagner du temps

Les jours où le rapprochement bancaire s'effectue sur un tableau Excel après de nombreux pointages ligne par ligne entre comptabilité et banque sont révolus. 

Cette tâche s'automatise et peut être déléguée à un employé non spécialisé en débit et crédit. 

La plupart des logiciels de comptabilité ou de gestion de trésorerie pour PME proposent aujourd'hui une fonctionnalité de rapprochement bancaire.

Des opérations pour faciliter la gestion du rapprochement

Outre le logiciel de rapprochement bancaire, certains outils informatiques de gestion des dépenses facilitent également ce processus. 

Il s'agit de nouveaux modes de pilotage qui suivent les opérations de dépenses à partir des moyens de paiement.

Ainsi, c'est l'acte de décaissement qui génère les écritures comptables, évitant ainsi tout écart entre la comptabilité et la banque.

Le rapprochement bancaire est un processus incontournable pour assurer la fiabilité et l'exactitude de la comptabilité d'une entreprise. Il permet d'identifier et de corriger les écarts entre les opérations bancaires et les enregistrements comptables. Ainsi, il garantit une vision claire et précise de la trésorerie. 

​​Il est donc évident que le rapprochement bancaire et l'exactitude des données comptables sont très importants pour maintenir l'intégrité financière de votre entreprise. Cependant, la réalisation de ces tâches est laborieuse et sujette à l'erreur humaine. C'est là que des solutions innovantes comme celle de Mooncard entrent en jeu.

Avec sa solution de numérisation des notes de frais, ses cartes de paiement et l'automatisation des enregistrements comptables, Mooncard simplifie votre gestion comptable et la récupération de la TVA. 

Les écritures générées sans saisie manuelle s'intègrent parfaitement à votre Plan Comptable Général dans votre logiciel de comptabilité. N'hésitez pas à contacter notre équipe pour une démonstration et une présentation de notre solution.

Pour en savoir plus sur la gestion du budget entreprise :

• Le rolling forecast 
• Le reforcast