Wat is het nut van een inkoopplan?

Waaruit bestaat een inkoopplan?

Het inkoopplan is een strategisch document voor het optimaliseren van het inkoopproces in een organisatie. Dit instrument is vooral handig in een privé-organisatie, hoe groot die ook is. Maar het wordt inmiddels ook algemeen toegepast in verschillende openbare diensten.

Het plan bevat twee complementaire aspecten:

Het stelt de doelen vast die gehaald moeten worden om kostenvermindering te bereiken en voor het aansturen van de inkoopprestaties. Deze doelen kunnen dan worden verspreid onder alle werknemers die de bevoegdheid hebben om aankopen uit te schrijven of toe te kennen binnen het bedrijf, om hen meer verantwoordelijk te maken.

Het bepaalt de acties die uitgevoerd moeten worden om elk doel te behalen, afhankelijk van de beschikbare bonnen en verwachte besparingen of winsten.

Met andere woorden, het inkoopplan levert alle gegevens die nodig zijn voor de koppeling tussen de evaluatie van de effectiviteit van de uitgaven aan de ene kant, en de toepassing van corrigerende maatregelen aan de andere kant.

Inkoopplan en MVO

Een inkoopplan kan heel goed worden geïntegreerd in de meer globale strategie van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) van het bedrijf. Daarvoor moeten de inkopen en middelen van de medewerkers worden gericht op producten of projecten van een bepaalde norm en aan de inkoopstrategie van de onderneming.

Wat zijn de doelstellingen van een inkoopplan?

Elk inkoopplan zal zijn analyse en de werkwijzen uiteraard afstemmen op de prioriteiten van de onderneming of organisatie. In de praktijk zijn de gekozen uitdagingen vaak vergelijkbaar. Het gaat erom het inkoopproces van het bedrijf zodanig te richten dat:

er bespaard kan worden op de vaste lasten van het bedrijf worden (vermindering van de gemiddelde kosten van verbruiksartikelen, voordeliger contracten onderhandelen met een leverancier, marktprijzen bijhouden, enz.);

er andere vormen van ontwikkeling of winst voor de organisatie gevonden kunnen worden (verbetering van de werkervaring voor medewerkers, duurzaam gebruik van hulpbronnen van het bedrijf, enz.);

er rekening gehouden kan worden met risico’s van de activiteit van de onderneming en deze integreren in het inkoopbeheer.

Meer in het algemeen behandelt een inkoopplan alle aspecten van de inkooporganisatie in het bedrijf. Het is een "kant-en-klare" gids voor alle inkopers, die hen herinnert aan alle taken die tijdens het inkoopproces moeten worden uitgevoerd.

Meer in detail treden om de uitgaven van het bedrijf te optimaliseren

Een inkoopplan kan algemene uitgavendoelstellingen vaststellen voor de belangrijkste begrotingsposten van de organisatie, maar kan desgewenst ook een meer gedetailleerde analyse bieden. Zo kan de strategie bijvoorbeeld ook een kostengrens integreren voor inkopen van klasse C, dat wil zeggen minder belangrijke, niet-kritieke aankopen.

Wat zijn de voordelen van een inkoopplan?

Het gebruiken van een volledig operationeel inkoopplan heeft vele winsten voordelen voor de directie van een onderneming:

Het document geeft een volledige controle over het inkoopproces tot in de kleinste details. Daaronder valt bijvoorbeeld de exacte definitie van het delen van verantwoordelijkheden op het gebied van inkoop, het aanwijzen van een hulpmiddel of inkoopsoftware om te gebruiken voor de opvolging, regels van het reglement en voor het ondertekenen van facturen, het te volgen proces voor leverancier, enz.

Het identificeert de financiële en menselijke hulpbronnen die gebruikt worden in het inkoopproces van de onderneming en de aansturing ervan.

Het verbetert het prestatieniveau van de inkoop en versnelt de behandeltermijn dankzij de verduidelijking van de te volgen procedures.

Het helpt bij het anticiperen op diverse problemen die een inkoper vaak tegenkomt, zoals onvoldoende financiële middelen, lang wachten op een deblokkering of gebrek aan voorraad.

Een vraag over formalisme? Bekijk een model

Heeft u geen speciaal hulpmiddel of software om een inkoopplan mee op te stellen? Dan kunt u een vooraf ingevuld model downloaden, in pdf-formaat of bewerkbaar (Excel, Word…) zodat u tijd en geld kunt besparen.

Wat zijn de belangrijkste stappen voor het opstellen van een inkoopplan?

U wilt een inkoopplan opstellen om de efficiëntie en prestaties van uw interne organisatie te verbeteren? Dat gaat het beste met de volgende eenvoudige stappen.

Wijs een referent aan binnen het bedrijf. Die gaat vervolgens een stuurgroep samenstellen waarin alle afdelingen en/of medewerkers vertegenwoordigd zijn die het meest betrokken zijn bij de dagelijkse uitvoering van de inkooporganisatie.

Bepaal de belangrijkste doelstellingen van het inkoopplan afgestemd op de behoeften van het bedrijf (kostenvermindering, aansturing van de prestaties, risicovermindering, anti-verspillingsplan…).

Werk de te nemen acties uit in overleg met de stuurgroep. Bereken hun kosten of verwachte financiële voordelen na integratie in de interne processen van het bedrijf.

Bepaal een einddatum of termijn voor de u uitvoering van de voorgestelde maatregelen.

Organiseer een opleiding voor alle betrokken medewerkers om ze bewust te maken van de doelstellingen van het inkoopplan, en ze een verantwoordelijkheidsgevoel te geven in hun functie als inkoper.

Met de bedrijfskaarten van Mooncard heeft u alle controle over uw interne inkoopproces. Ze zijn gemakkelijk uit te delen en in te stellen, en kunnen goed gevolgd worden. Daardoor houdt u de controle over een efficiënte invoering van uw inkoopplan. Ontdek de corporate card van Mooncard en vraag vandaag nog om een demo!