Optimaliseer de inkoop met een grondige ABC-analyse

Inkoopkosten maken een groot deel uit van de bedrijfskosten van een onderneming, vooral als de onderneming de omzet maakt door producten te verkopen, maar ook bij een onderneming die diensten aanbiedt, al zullen die inkoopkosten doorgaans een stuk lager zijn. Met grondige inkoopanalyses en daarop gebaseerde inkoopstrategieën, kan een onderneming het inkoopproces optimaliseren: de kosten van verschillende kostenposten verlagen en dus de omzet verhogen. Een populaire inkoopanalyse is de ABC-analyse. De ABC-analyse kan zorgen voor flinke besparingen. In dit artikel bekijken we kort het inkoopproces en leggen we de ABC-analyse en de voordelen ervan uit.

Het inkoopproces optimaliseren

Het overgrote deel van bedrijfskosten wordt besteed aan inkopen. Dit omvat alle inkopen: de grondstoffen die nodig zijn voor productie, reserveonderdelen die je ofwel doorverkoopt of gebruikt in de productie, geschenken die aan klanten worden gegeven om welke reden dan ook, het onderhoud en de schoonmaak van je fabriek of kantoor, adviezen van consultants... alles! De winst van een onderneming is de omzet minus de uitgaven. Het is dus zeer belangrijk de uitgaven onder controle te hebben, de inkoopstrategieën zijn dan ook een belangrijk deel van de bedrijfsstrategie. Of zouden dat in ieder geval moeten zijn. Gelukkig zijn er methodes om je inkoopproces volledig te analyseren, zoals de ABC-analyse die enorm kan helpen kosten te besparen.

Wat is de ABC-analyse ?

Je voert een ABC-analyse uit om je leveranciersstrategie te kunnen bepalen en om je inkoopproces te verbeteren, waardoor je een meer precieze inkoop hebt, en geen overvloedige producten inkoopt. De ABC-analyse houdt in dat je al je inkopen in categorieën (A, B en C) zet op basis van het inkoopvolume. Hiervoor kun je zogenaamde inkooppakketten creëren, je inkopen groeperen, of het inkoopvolume per leverancier bekijken. Door al je inkopen grondig te analyseren, weet je hoeveel de onderneming uitgeeft en waaraan. Je kunt inkopen in groepen indelen of per leverancier bekijken. Het doel is inkopen te verdelen in ABC-inkopen. Dit doe je op basis van het Pareto-principe:

A-inkopen: 20% van de inkopen (eventueel ingedeeld in groepen of leveranciers), die samen 80% van de omzet vormen
B-inkopen: 30% van de inkopen, die samen 15% van de inzet vormen
C-inkopen: 50% van de inkopen, die samen goed zijn voor slechts 5% van de omzet.

De ABC-analyse wordt ook wel de Pareto-analyse genoemd.

Waarom de Pareto-analyse ?

Het Pareto-principe, of de wet van 80-20, is genoemd naar de Italiaanse uitvinder, ingenieur, socioloog én econoom Vildredo Pareto. Meneer Pareto heeft in het begin van de 20^e eeuw blootgelegd dat 20% van de Italianen zo’n 80% van de rijkdommen in handen hadden. Om meer omzet te maken, raadde hij banken aan zich concentreren op deze 20%. In slechts 20% van hun tijd, konden ze de andere 80% van de bevolking ter dienst staan. De ABC-analyse heeft dit principe als basis, want ook in ondernemingen neemt een klein deel van de producten, 20%, verreweg het grootste deel van de omzet, 80%, voor zijn rekening.

Als de inkopen onderverdeeld zijn, wat dan ?

Deze analyse geeft de onderneming enkele antwoorden op een reeks belangrijke vragen:

Wat zijn precies de kosten van het bedrijf en hoe zijn deze verdeeld binnen het bedrijf?
Wie zijn de belangrijkste leveranciers? (De A-groep)
Welke producten leveren de meeste omzet?

De onderneming kan dan bedrijfsstrategieën, vooral inkoopstrategieën, hierop aanpassen.

Bij welke leverancier kan het meest opleveren als we een goede onderhandeling hebben?
Kunnen we groter inkopen bij een bepaalde leverancier, in plaats van meerdere keren kleiner?
Welke producten zijn misschien niet zo nuttig om in het assortiment te houden?

De producten uit groep A kunnen leiden tot besparing, door groot in te kopen, te onderhandelen, verzendkosten te bundelen... De ABC-analyse is dus een handige bijdrage bij het vaststellen van inkoopstrategieën voor het inkoopproces, om je te richten op strategic sourcing. Meer hierover lees je in dit artikel over de kpi’s voor de inkoop. De inkoopstrategieën leggen de basis voor het inkoopplan.

Optimaliseer je stock met de ABC-analyse

Wanneer een grondige ABC-analyse aantoont welke 20% van de producten zo’n 80% van je omzet opbrengen, doe je er goed aan deze A producten vooraan in je magazijn te plaatsen, zodat je, of je werknemer, er snel en goed bij kan. De B-producten komen daarachter te staan en de C-producten achteraan. Dit kan serieuze tijdwinst opleveren, en dus besparingen! De ABC-analyse kan je ook helpen bij het uitzoeken welke voorraad overbodig is en welke juist te klein.

De stock optimaliseren doe je door een goed evenwicht te zoeken tussen een juiste voorraad producten en minimale stockkosten. Wanneer je precies weet welke producten het meest verkopen, weet je ook welke producten je in stock moet hebben, zonder er veel te veel te hebben. En welke minder.

Zorg voor een goede leverancier-basis voor A-producten

Zelfs als je heel tevreden bent over een leverancier, is het nuttig om andere leveranciers achter de hand te hebben. Wat als een leverancier tijdelijk niet kan leveren? De ABC-analyse wijst precies uit welke producten, en dus welke leveranciers heel belangrijk zijn voor jouw omzet, met deze producten kun je geen risico lopen en kun je maar beter een alternatief achter de hand hebben.

Optimaliseer je uitgavepatroon met Mooncard :

Met Mooncard heb je alle informatie, alle data, in één programma zodat een ABC-analyse redelijk makkelijk te maken is. Mooncard staat voor eenvoudig beheer van alle bedrijfsuitgaven. Zo worden bijvoorbeeld alle onkostennota gedigitaliseerd, de btw die kan worden afgetrokken wordt automatisch berekend. Mooncard is een enorme tijdwinst. Bovendien beheer je met Mooncard je budgetten in real-time, je krijgt je uitgaven beter onder controle, je kunt waarschuwingen in het systeem instellen, en anticiperen op pieken in je activiteit. Meer weten? Boek dan een demo!

Kijk bijvoorbeeld hier voor toelichting over: