Kantoorkosten: fiscaal aftrekbaar of niet

Of u nog bezig bent in de aanloopfase, bijvoorbeeld met marktonderzoek, of al een tijdje met uw bedrijf actief bent; u vraagt zich ongetwijfeld af welke kosten er gemoeid gaan met het draaiende houden van een kantoor. En natuurlijk of die kosten fiscaal aftrekbaar zijn. Op deze pagina bekijken we wat kantoorkosten zijn, welke uitgaven die behelzen en wat de fiscale mogelijkheden zijn. Ook maakt u kennis met Mooncard, een handige oplossing die kantoorkosten en andere bedrijfskosten in de hand houdt.

Wat zijn kantoorkosten?

De term ‘kantoorkosten’ is vooral een boekhoudkundige. Het zijn kosten die gemoeid gaan met het houden van een kantoor. Onder kantoorkosten kunnen uitgaven vallen voor de volgende diensten en producten.

Internet

Internettoegang is voor elk bedrijf essentieel. Dit omvat niet alleen de abonnementskosten voor internettoegang, maar ook de aanschaf en onderhoud van routers, eventuele repeaters voor een betere dekking, en onderhoud van de apparatuur.

IT-apparatuur

Tot deze kantoorkosten behoren de aanschaf en onderhoud van computers, maar ook die van randapparatuur zoals printers, scanners, telefoons, servers, softwarelicenties en IT-beveiligingssystemen. Ook de kosten voor IT-ondersteuning, zoals technische ondersteuning en het inhuren van IT-professionals voor het onderhoud en de implementatie van technologieën, vallen hieronder.

Telefonie

Kosten voor telefonie kunnen bestaan uit de aanschaf van telefoons en de kosten voor telefoonabonnementen. Veel traditionele kantoren hebben zowel vaste telefoons als mobiele telefoons. Vaak komt er bovenop het vaste maandelijkse abonnementsbedrag een bedrag voor het bellen naar bepaalde nummers of het eventuele overschrijden van een datalimiet.

Portokosten

Portokosten zijn kosten die een kantoor maakt voor verzending van poststukken, zoals brieven, pakketten of documenten. Denk hierbij aan verzendkosten, verzekeringskosten of eventuele kosten voor speciale verzendingen zoals express of internationale verzending. Deze kosten moeten betaald worden aan PostNL of een koeriersdienst zoals UPS. De kosten variëren afhankelijk van de grootte en gewicht van het poststuk, de verzendwijze en de bestemming. Per maand kunnen de portokosten enkele tientallen tot honderden euro's bedragen, afhankelijk van het verzendvolume en de kosten van de postbezorgingsdienst.

Inventaris

Hieronder vallen de aanschaf en onderhoud van kantoormeubilair zoals bureaus, stoelen, kasten en archiefkasten. Ook de inrichting van de toiletruimte of de keuken (indien van toepassing) kunnen we hiertoe rekenen.

Opslagkosten

Dit zijn de kosten die een bedrijf maakt voor het opslaan van goederen of documenten. De opslagkosten kunnen bestaan uit de opslag van voorraad, archiefdocumenten en bedrijfseigendommen. Deze kunnen we uitsplitsen naar huurkosten voor opslagruimte, verzekeringen, beveiliging, vervoer en verpakkingsmaterialen.

Abonnementen en contributies

Deze categorie van uitgaven is erg gevarieerd. Denk aan lidmaatschappen en abonnementen, bijvoorbeeld beveiliging of de Vereniging van Eigenaren. Ook een lidmaatschap van een branchevereniging en abonnementen op online diensten behoren hier toe.

Een bedrijf starten kost óók geld

We kunnen zelfs nog een stapje verder gaan en óók de kosten voor het starten van het bedrijf meerekenen. Want van het registreren van een merknaam tot de inschrijving bij de Kamer van Koophandel, u zou kunnen beargumenteren dat u al kantoorkosten maakt voordat u daadwerkelijk het kantoor betrekt. Het is dus goed om daar rekening mee te houden wanneer u uw ondernemingsplan schrijft.

Zijn kantoorkosten aftrekbaar?

Kantoorkosten zijn zakelijke kosten, maar lang niet altijd kunt u ze aftrekken van de omzet. Vooral wanneer u als zzp’er vanuit huis werkt, kan het lastig of zelfs onmogelijk zijn om ze op te voeren als bedrijfskosten. Uw kantoor is namelijk óók uw woning en daar maakt u sowieso privé al kosten voor.

Tot 2005 kon een groot deel van de woonlasten worden afgetrokken van de inkomsten, maar sinds 2005 is deze regeling sterk beperkt. Werkt u vanuit huis, dan biedt de Belastingdienst een tool waarmee u kunt checken of uw werkruimte fiscaal aftrekbaar is.

Kantoorkosten vallen onder administratiekosten

Kantoorkosten maken een deel uit van de administratiekosten die een ondernemer in sommige gevallen kan aftrekken van de omzet. Andere kosten die onder administratiekosten vallen zijn bijvoorbeeld salarissen van administratief personeel, kosten voor de verwerking van salarissen en sociale lasten, kosten voor personeelsadministratie, kosten voor juridische of fiscale adviezen, kosten voor vergaderingen en kosten voor verzekeringen.

‘Kantoorkosten’ op facturen van advocaten

Op sommige facturen staat ‘kantoorkosten’ als aparte kostenpost. Vooral in de advocatuur komt dit voor. Er wordt weleens gekscherend gezegd dat dit gaat om de kosten voor faxen, kopiëren en koffiedrinken, maar dat is natuurlijk niet zo, al maakt zo’n kantoor wel degelijk kosten voor de aanschaf van kantoorbenodigdheden, telefoonkosten en huur.

Meestal gaat het echter om het honorarium voor denkwerk: het doorspitten van wetboeken, het uitstippelen van de strategie, het opstellen van een juridisch advies, het communiceren met rechtbanken, het inwinnen van extra informatie en de zaak voorleggen aan collega-advocaten. Vaak wordt een tarief van zo’n 6% gehanteerd. Er zijn ook advocatenkantoren die die kantoorkosten niet apart op de factuur zetten en ze in het uurtarief verwerken. Ieder kantoor maakt zo zijn eigen keuze.

Kantoorkosten per medewerker

Er bestaat nog een andere definitie van kantoorkosten, die vooral in managementcirkels van grotere bedrijven wordt gehanteerd. Het gaat dan om de Occupiers Cost Index (OCI). De OCI geeft aan hoeveel een fulltime medewerker per jaar kost voor zijn werkgever – en dan hebben we het niet over de loonkosten maar de overige kosten: de huur, de inventaris, het facilitymanagement, kantoorbenodigdheden, enzovoort.

De OCI maakt het mogelijk om de kantoorkosten in verschillende bedrijven en landen met elkaar te vergelijken. Zo werden die eind 2021 geraamd op € 11.520 per medewerker in België en € 9,318 per medewerker in Nederland.

Mooncard houdt uw kantoorkosten in de hand :

Mooncard biedt geïntegreerd uitgavenbeheer voor ondernemers zoals u. Met onze tankpassen en corporate card ziet u in real-time welke kantoorkosten en andere kosten u maakt. Dit overzicht is handig voor uw boekhouding, bijvoorbeeld wanneer het tijd is voor de opgave van de omzetbelasting en de inkomstenbelasting.

Zien hoe Mooncard werkt? Vraag een gratis online demo aan. Eén van onze vriendelijke medewerkers beantwoordt dan meteen al uw vragen.

Lees meer :