Zakelijke kosten aftrekken van de belasting

Bedrijfskosten kunnen worden afgetrokken van de belasting. Deze kunnen een aanzienlijk verschil maken in de belastingaanslag, afhankelijk van de grootte van het bedrijf en de investeringen die gedaan worden. Want: een groter bedrijf zal een groter (lees: duurder) kantoor hebben, met hogere energiekosten, en zal meer moeten investeren in meubilair, computers enz. maar ook in machines, of in niet-tastbare zaken als vergunningen, patenten enz. Alle bedrijfskosten die gemaakt worden voor producten of diensten die gebruikt worden, en die niet verkocht worden, zijn bedrijfsmiddelen.

Bedrijfsmiddelen aanschaffen.

Alle ondernemingen investeren in bedrijfsmiddelen. Deze middelen zijn nu eenmaal nodig ofwel om je producten te maken en te verkopen, ofwel om je diensten te kunnen verlenen.

Als jouw onderneming producten maakt en verkoopt, kun je hier meer lezen over de bedrijfskosten die gemaakt worden bij het inkoopproces. Vaste kosten van een bedrijf vallen niet onder bedrijfsmiddelen. Van zzp’er tot multinational, investeren in bedrijfsmiddelen is een noodzaak. Hoe zijn deze bedrijfsmiddelen aftrekbaar van de belasting? Het is allereerst van belang te berekenen hoeveel je precies investeert in een bepaald bedrijfsmiddel.

Stel eerst de aanschafkosten vast

Aanschafkosten bevatten (soms) meer dan de prijs van het gekochte product alleen. Het is belangrijk de aanschafkosten te berekenen, voor de aftrek zelf natuurlijk, maar ook om te weten of het al dan niet als investering kan worden afgetrokken (zie verder in de tekst). Onder de aanschafkosten van een product vallen:

de prijs van het product,
eventuele aankoopkosten, een voorbeeld hiervan zijn de kosten van een notaris als het gaat om de aankoop van ontroerend goed,
verzendkosten en eventuele montage- of installatiekosten.

Als je korting hebt gehad, of een subsidie, moet je die natuurlijk van de prijs aftrekken. Ook als je die pas later daadwerkelijk ontvangt.

Bereken de aanschafkosten van een bedrijfsmiddel dat je zelf maakt (voortbrengingskosten)

Als je een bedrijfsmiddel zelf maakt, tel je als kosten het gebruikte materiaal, de inzet van personeel (jezelf inbegrepen) en de eventuele werkzaamheden door derden.

Aanschafkosten voor één bedrijfsmiddel dat uit meerdere producten bestaat

Het kan voorkomen dat je één bedrijfsmiddel koopt, zoals een bureau, waarvoor je meerdere onderdelen koopt, bijv. de tafelpoten en een bureaublad. Tel dan de kosten bij elkaar op om de aanschafkosten te hebben. Dit kan van belang zijn als de kosten dan net boven de € 450 komen, omdat het dan een investering is. Hierover straks meer. Let wel, als u meerdere onderdelen bij elkaar optelt om tot een investering (>€ 450) te komen, is het de Belastingdienst die bepaalt of het inderdaad om één middel en dus een investering gaat.

Bedrijfskosten en -middelen die je in 1 jaar van de belasting aftrekt

Verscheidene bedrijfskosten worden van de belasting afgetrokken in hetzelfde jaar als dat deze kosten gemaakt zijn, ongeacht de bedragen kunnen deze niet als investeringen geboekt worden. Het gaat hier om o.a.

het kantoor: huur, licht, elektriciteit, verwarming...
personeelskosten, inclusief lonen
kosten voor de inkoop die je maakt om zelf omzet te hebben (de omzet van dat jaar).

Verdere bedrijfskosten die je in één jaar aftrekt zijn kleine kosten, met lage waarde, d.w.z. onder de € 450 exclusief btw (als je deze btw afgetrokken hebt).

Investeringen worden gespreid over meerdere jaren afgetrokken

Hierboven hebben we al gezien dat € 450 een grens is tussen kosten of een investering. Dit bedrag is vastgelegd. Bedrijfsmiddelen die meer dan € 450 kosten, worden gezien als investering, deze worden gespreid over meerder jaren van de belasting afgetrokken. Deze mag je niet in één keer aftrekken. Dit is zo bepaald, omdat deze middelen langer dan een jaar meegaan, de kosten trek je pas af naarmate hun waarde mindert. Dit heet ook wel afschrijven. Bedrijfskosten die je (vooraf) betaalt maar waarvan je meerdere jaren profijt hebt, trek je pas van de belasting af in de jaren dat je er ook werkelijk gebruik van maakt.

Voorbeelden van bedrijfsmiddelen die worden afgeschreven :

Immateriële bedrijfsmiddelen. Hieronder vallen niet-tastbare aankopen waarvan het gebruik zorgt dat de waarde omlaaggaat. Dit zijn bijvoorbeeld vergunningen

Materiële bedrijfsmiddelen. Deze middelen zijn vaker dan één keer te gebruiken en helpen de onderneming met de omzet. We kunnen hier denken aan machines en auto’s, maar ook aan de stock die ingekocht is om producten te maken.

Kosten die voor meerdere jaren gemaakt zijn, bijv. een publiciteitscampagne die over een X aantal jaren verspreid wordt.

Hoe werkt het afschrijven ?

Voor het berekenen van de afschrijvingen, heeft u drie gegevens nodig. Allereerst de aanschafkosten (bijv. € 1.000), dit hebben we gezien onder het kopje “bedrijfsmiddelen aanschaffen”. Verder is de vermoedelijke gebruiksduur van belang, uitgedrukt in jaren. Dit is niet de technische levensduur (bijv. 4), er wordt ervan uitgegaan dat de middelen minder lang meegaan. En als laatste is er de restwaarde (bijv. € 200), de waarde die het middel nog heeft na de vermoedelijke gebruiksduur.

De meeste ondernemingen gebruiken de lineaire methode om de afschrijvingen te berekenen:

aanschafkosten – restwaarde / levensduur = het jaarlijkse bedrag dat je kunt afschrijven. Met onze voorbeeldgetallen: € 1.000 - € 200 (= € 800) / 4 = € 200 per jaar.

Hou een nauwkeurig overzicht bij van de bedrijfskosten

Je bedrijfskosten goed bijhouden kan eenvoudig zijn als je maar weinig kosten hebt, maar naarmate een onderneming groeit, groeit de lijst van bedrijfskosten vaak ook. Er komt van alles op te staan: personeel, zakenlunches, zakenreizen, representatiekosten, computers, auto’s... Een simpel bestand in Excel is dan niet meer genoeg. Tijd om voor een geautomatiseerde oplossing te zoeken. Mooncard is zo’n oplossing, die maakt bedrijfskosten makkelijk.

Onkostennota’s worden geautomatiseerd en bewijzen worden bewaard door deze eenvoudigweg te fotograferen. De bewijzen van kosten, doorgaans de facturen, moeten voor de belastingdienst bewaard worden, van elke lunch of elke kopje koffie. Waar je ook bent, of waar je werknemer ook is, je betaalt met Mooncard, neemt een foto van de factuur en het staat automatisch in je boekhouding! Bedrijfskosten bijhouden is heel gemakkelijk met Mooncard. Meer weten? Boek dan een demo!

Lees meer :

Bedrijf starten