3 astuces pour faciliter la gestion d'abonnement en entreprise

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Périodicité, frais d’inscription, options, période d’essai, expiration… Dans une société, la gestion des abonnements peut vite devenir un véritable casse-tête. Pour simplifier le paiement des mensualités et les opérations de facturation, l’idéal est d’avoir recours à un logiciel spécialisé. Mooncard vous donne des conseils pour améliorer la gestion d’abonnement en entreprise. 

 

3 astuces pour optimiser la gestion des abonnements dans son entreprise

 

Les abonnements font partie des charges fixes d’une société, au même titre que les fournitures de bureau, le loyer ou les salaires du personnel administratif. Dans une société, il est possible de gérer les abonnements soi-même. Le problème, c’est qu’à partir d’un certain nombre, la tâche devient plus difficile. D’autant plus lorsqu’il s’agit de règlements récurrents. L’automatisation est souvent la clé pour faciliter les opérations de gestion d’abonnement

 

Choisir un logiciel de gestion d’abonnement adapté à vos besoins

 

Les logiciels de gestion des abonnements sont nombreux sur le marché. Pour choisir le bon outil, il est important de : 

  • Privilégier une interface simple d’utilisation ;
  • Examiner les fonctionnalités proposées : facturation, paiement, comptabilité, sécurité, confidentialité, support, intégration comptable. N’hésitez pas à comparer les fonctions disponibles sur les différents logiciels ;
  • Vérifier si le prix de la solution est en adéquation avec votre budget. Des facteurs comme la richesse des options, les possibilités d’automatisation, de génération de rapports ou encore la qualité du support technique influent sur le tarif de l’outil ;
  • Se renseigner sur les langues disponibles (espagnol, français, anglais, etc.) ;
  • Regarder si l’interconnexion de l’outil avec des systèmes tiers est possible ;
  • Contrôler le lieu d'hébergement des données (en France, aux États-Unis, etc.) ;
  • Chercher les modes de paiement acceptés ;
  • Consulter les avis clients en ligne ; 
  • Savoir s’il existe une période d’essai gratuite durant laquelle vous pouvez tester l’outil.

En optant pour un logiciel de gestion d’abonnement en accord avec vos besoins, vous facilitez efficacement les opérations de paiement et de traitement des factures. 

 

Automatiser le paiement des abonnements récurrents

 

Gérer manuellement le règlement de chaque abonnement est une tâche chronophage. Pour gagner du temps et éviter les erreurs, l’idéal est de se tourner vers un outil permettant d’automatiser la gestion des paiements

Il vous suffit d’indiquer des informations comme la date d’expiration de l’abonnement, la récurrence du paiement (hebdomadaire, mensuelle, annuelle) ou encore le montant des prélèvements. Ensuite, vos mensualités d’abonnement sont automatiquement réglées avec le moyen de paiement enregistré. 

 

Bon à savoir : Quelles différences entre un abonnement annuel et mensuel ?

Un abonnement mensuel est renouvelé tous les mois. Les paiements sont prélevés mensuellement. A contrario, un abonnement annuel dure toute une année. Le règlement se réalise en une seule fois, au moment de la souscription. Souvent, les entreprises proposent des réductions pour les clients qui acceptent de s’engager pour une année.

Sélectionner un logiciel de gestion d’abonnement tout-en-un

 

Optimiser la gestion des abonnements nécessite d’automatiser l’ensemble des étapes et traitements de ces dernières. Utiliser un outil différent pour chaque tâche multiplie le risque d’erreur ou d’oubli. En plus, vous êtes obligé de jongler constamment d’un logiciel à l’autre. 

Pour alléger votre charge de travail et limiter le nombre d’interventions, nous vous conseillons d’opter pour un logiciel de gestion d’abonnement complet, clé en main. L’outil doit embarquer l’ensemble des fonctionnalités indispensables au traitement des paiements récurrents.  

 

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion d’abonnement ?

 

Les logiciels de gestion des abonnements offrent de multiples bénéfices aux sociétés : 

  • Suivre en temps réel le règlement des abonnements ;
  • Anticiper les échéances à venir ;
  • Améliorer la productivité ;
  • Automatiser le traitement des paiements récurrents ;
  • Renouveler automatiquement les abonnements. 



Mooncard, une solution idéale pour gérer plusieurs abonnements et paiements internet

 

Votre société dispose-t-elle d'une seule carte bancaire professionnelle pour tous les collaborateurs ? Gérer les justificatifs liés aux dépenses vous prend beaucoup de temps ? Grâce aux cartes de paiement corporate Mooncard , vos salariés gèrent, en quelques clics, leurs abonnements. Achats ponctuels ou récurrents, carte physique ou virtuelle, vous gardez le contrôle sur les budgets tout en donnant de l'autonomie à vos collaborateurs. 

Une fois les autorisations de la carte de paiement corporate enregistrées (montants, jours d'utilisation, nature de dépenses), tout est automatique. Chaque dépense est prise en compte dans l'application de gestion en ligne; montant, lieu, nature de dépenses, TVA appliquée et récupérable. Ces informations sont infalsifiables. Prenez en photo le justificatif ou transférer la facture par email sur une adresse dédiée et le tour est joué. Nous l'archivons pour vous et le rattachons à la bonne dépense.

La solution Mooncard inclut une fonctionnalité d’intégration comptable. Les informations sur les abonnements sont automatiquement intégrées dans votre comptabilité, sous la forme d’écritures comptables. De votre côté, vous n’avez plus besoin de tout ressaisir à la main. Le moteur comptable Mooncard est compatible avec 100 % des logiciels de comptabilité existants sur le marché.

Avec leur système 3D Secure et un partenariat avec Allianz, les cartes de paiement corporate Mooncard vous garantissent une sécurité sans faille. Entièrement paramétrables, elles vous permettent de suivre en temps réel votre budget : rapports détaillés, regroupement des dépenses par fournisseur, codes affaires, nature des paiements, axes analytiques. 

 

Vous souhaitez découvrir les fonctionnalités de la solution Mooncard ? Réservez une démo 100 % gratuite et sans engagement ! Lors du rendez-vous, nous concevrons, avec vous, un devis sur-mesure, répondant aux besoins de votre société.