Comptabilité
Créance irrécouvrable et douteuse : comment procéder ?
Yannick Agbohoun
Responsable Comptable
Mis à jour le
Toutes les entreprises ou presque sont confrontées un jour ou l’autre à des débiteurs défaillants. Cette situation est loin d’être exceptionnelle. La mise en place de procédures de recouvrement claires et précises ne suffit pas toujours à obtenir le paiement des factures impayées. Lettre de relance, mise en demeure, actions judiciaires n’empêchent pas l’apparition de créances irrécouvrables. Mais de quoi s’agit-il exactement ? Comment saisir dans votre comptabilité les créances douteuses et les factures irrécouvrables ? L’entreprise peut-elle malgré tout récupérer la TVA ? Mooncard répond à toutes vos questions en détail.
Sommaire
Toutes les opérations bancaires de votre entreprise doivent faire l’objet d’un enregistrement. Objectif : conserver une trace claire, précise et sincère des opérations commerciales, économiques et financières réalisées dans le cadre de son activité. Vous ne savez pas comment procéder ? Mooncard vous explique en détail comment enregistrer l’écriture comptable de banque.
Créance irrécouvrable et douteuse : définitions
Dans un premier temps, attardons-nous sur les définitions essentielles à connaître afin d’établir correctement la comptabilité de votre entreprise.
La notion de créance
Quand votre entreprise émet une facture, elle obtient une créance, c’est-à-dire un droit sur son client.
Pour être recouvrable, la créance doit remplir trois conditions cumulatives :
- Elle doit être certaine : son existence doit donc être incontestable ;
- Elle doit être liquide : le montant en devise de la créance doit être déterminé ou déterminable de façon objective et concrète ;
- Elle doit être exigible : la date de paiement est dépassée.
Si l’ensemble de ces conditions est rempli, vous êtes en droit de demander à votre débiteur le paiement de votre créance. Mais attention, celle-ci ne doit pas être prescrite. Par ailleurs, le client doit avoir été informé des conditions de paiement et de la date d’échéance.
La créance douteuse
Une créance devient douteuse lorsque son recouvrement paraît incertain. Ce risque peut découler d’une absence de réponse de la part du débiteur à vos différentes lettres de relance. Son silence peut en effet être interprété comme un refus de s’acquitter de sa dette. D’autres indices participent à rendre votre créance douteuse :
- Un impayé qui persiste malgré une mise en demeure ;
- L’état de cessation de paiement de votre client ;
- L’ouverture d’une procédure de redressement judiciaire à l’encontre de votre débiteur.
À ce stade, il n’est toutefois pas certain que votre créance reste impayée. Un paiement ultérieur peut encore intervenir.
Exemple
Lors de la clôture de son exercice comptable, une société analyse ses comptes clients. Un de ses clients, en redressement judiciaire, suscite une préoccupation. La créance relative à ce client est de 15 000 € TTC.
Entrée initiale dans le compte :
| Numéro de compte | Désignation | Montant | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 416 | Clients douteux | 1500 € | ||
| 411 | Compte du client | 1500 € |
Étant donné la situation, le dirigeant décide d'adopter une démarche prudente. Si le non-recouvrement semble probable, une provision pour dépréciation est envisagée.
Écriture de provision partielle :
Pour cet exemple, le dirigeant estime qu'une provision de 80 % de la créance est nécessaire.
Montant de la créance TTC : 15 000 €
TVA (20 %) : 2 500 €
Montant HT : 12 500 €
Montant de la provision : 12 500 € x 80 % = 10 000 €
| Numéro de compte | Désignation | Montant | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 68174 | Dotations aux provisions pour dépréciation des créances | 10 000 € | ||
| 491 | Dépréciation du compte client | 10 000 € |
Les provisions pour dépréciation sont à revoir lors des exercices futurs. En fonction des évolutions (paiement de la créance ou confirmation de sa perte), des ajustements seront effectués.
La reprise de la provision s'effectue comme suit :
| Numéro de compte | Désignation | Montant | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 78174 | Dotations aux provisions pour dépréciation des créances | 10 000 € | ||
| 491 | Dépréciation du compte client | 10 000 € |
La TVA, à ce stade, reste non récupérable.
Bon à savoir
Pour récupérer la TVA d'une facture non payée, il est nécessaire d'adresser à votre client une copie de la facture originale, dotée de la mention :
« Facture restée non réglée d'un montant de … euros (hors taxes) et d'une somme de … euros (TVA) non déductible conformément à l'article 272 du CGI ».
La créance irrécouvrable
C’est en quelque sorte la dernière étape de la vie de votre créance. À ce stade, vous êtes certain que votre facture ne sera jamais réglée par votre client. L’ensemble des moyens de recouvrement ont en effet échoué.
Une créance doit ainsi être considérée comme irrécouvrable si son délai de prescription a expiré. Même conclusion si votre client a été placé en liquidation judiciaire et que les actifs disponibles n’ont pas permis le paiement de votre facture.
Bon à savoir
Qu’est-ce que la créance litigieuse ?
Il s’agit d’une créance dont l’existence est contestée par votre client. Celui-ci va donc refuser le paiement de la facture concernée.
Créances douteuses et irrécouvrables : comment les comptabiliser ?
L’écriture comptable d’une créance varie selon si celle-ci est douteuse ou irrécouvrable.
La comptabilisation d’une créance douteuse
Pour enregistrer une créance douteuse dans votre comptabilité, vous devez :
- Inscrire le montant de votre facture au compte 416 - Clients douteux ou litigieux ;
- Inscrire le même montant au crédit du compte 411 - Comptes clients.
Vous devez ensuite comptabiliser une dépréciation totale ou partielle du montant hors taxe de votre créance. Votre choix dépendra de la probabilité que votre facture soit finalement réglée par le client. Pour cela, vous devez :
- Inscrire le montant hors taxe de votre créance au débit du compte 68174 - Dotation aux provisions pour dépréciation des créances ;
- Inscrire le même montant au crédit du compte 491 - Provisions pour dépréciation des comptes de clients.
La comptabilisation des créances irrécouvrables
Vos tentatives de recouvrement ont toutes échoué ? Dans ce cas de figure, il convient tout d’abord d’obtenir un certificat d’irrécouvrabilité.
Qu’est-ce que le certificat d’irrécouvrabilité ?
Le certificat d'irrécouvrabilité est un document officiel confirmant qu'une créance est irrécupérable. Ce qui permet à l'entreprise de la comptabiliser en perte et de récupérer la TVA correspondante.
Ce document vous permet de prouver :
- Le caractère irrécouvrable de votre créance ;
- De passer votre créance en perte dans votre comptabilité.
Pour cela, il est nécessaire d’inscrire :
- Le montant hors taxe de votre créance au débit du compte 654 - Pertes sur créances irrécouvrables ;
- Le montant de la TVA au débit du compte 4457 - TVA collectées
- Le montant toutes taxes comprises au crédit du compte 416 - Client douteux ou litigieux.
Par ailleurs, si vous avez enregistré une dépréciation de votre créance. Elle vous permet de prendre en compte la perte de valeur de votre créance dans votre comptabilité. Il convient donc :
- D’inscrire son montant au débit du compte 491 - Provisions pour dépréciation des comptes de clients ;
- D’indiquer ce même montant au crédit du compte 78174 - Reprises sur provision pour dépréciation de créances.
Comment obtenir un certificat d’irrécouvrabilité ?
Pour l'acquérir, l’entreprise doit consulter un avocat, un huissier ou un organisme de recouvrement. Si ces derniers ne parviennent pas à récupérer les montants, ils délivrent le certificat. Une entreprise peut également l'obtenir en cas de paiement par chèque volé. Pour récupérer la TVA, il faut envoyer un duplicata de la facture au client avec une mention spécifique. En cas de liquidation judiciaire, la TVA est récupérable dès la décision judiciaire.
Votre créance irrécouvrable est maintenant une charge pour votre entreprise. Elle sera alors déduite du résultat imposable à la fin de l’exercice comptable.
Créances irrécouvrables et douteuses : est-ce possible de récupérer la TVA ?
Si votre créance est seulement douteuse, il est impossible de récupérer la TVA. En revanche, cette possibilité est ouverte pour les créances irrécouvrables.
Pour cela, il est nécessaire :
- D’être en mesure de démontrer le caractère irrécouvrable de votre créance : pour constituer votre dossier, pensez à conserver tous les échanges avec votre débiteur (emails, lettres de relance, courrier de mise en demeure) ainsi que les différents actes de procédure judiciaire.
- D’envoyer au débiteur un duplicata de votre facture comportant la mention suivante : « Facture demeurée impayée pour la somme de ...... euros (prix net) et pour la somme de .... Euros (TVA correspondante) qui ne peut faire l’objet d’une déduction (CGI, art. 272) ».
Pour le suivi de votre comptabilité, il est à la fois difficile de tout prévoir, et nécessaire de mettre en place des process pour traiter les choses importantes telles que la gestion des créances. Il est donc primordial de dégager du temps pour ces tâches stratégiques et de se débarrasser des toutes celles qui ne le sont pas.
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