Reisekosten bei der Steuer anrechnen: So geht’s

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Im Berufsalltag von Mitarbeitern und Unternehmern fallen häufig Dienstreisen an. Ein Messebesuch, ein Kundentreffen in einer anderen Stadt oder eine Fortbildung – wer beruflich unterwegs ist, kann die Reisekosten, die dabei entstehen, von der Steuer absetzen. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie bei der Reisekostenabrechnung achten sollten.


Was sind Dienstreisen?


Als Dienstreise gilt eine Auswärtstätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte bzw. der eigenen Wohnung. Diese Auswärtstätigkeit muss beruflich veranlasst sein und vorübergehenden Charakter haben, denn bei den Reisekosten greift die Dreimonatsfrist.


Welche Reisekosten sind von der Steuer absetzbar?


Steuerlich absetzbare Reisekosten sind:

  • Fahrtkosten,
  • Verpflegungsmehraufwand,
  • Übernachtungskosten und
  • Reisenebenkosten,

wenn diese beruflich motiviert sind und entsprechende Nachweise vorliegen. 

Daher sollten Sie jede Dienstreise akribisch dokumentieren und Belege sammeln, denn das Finanzamt kann deren Vorlage verlangen. Der Reiseanlass, die Dauer und der Weg müssen anhand von Tankquittungen bzw. Tickets für Bahn oder Flug, Hotelrechnungen, Teilnahmebestätigungen oder Schriftverkehr glaubhaft gemacht werden.


Werbungskosten oder Betriebskosten?


Reisekosten können vom Arbeitgeber getragen werden. Dann kann dieser sie direkt als Betriebsausgabe absetzen. Bezahlt ein Arbeitnehmer die Reisekosten hingegen selbst und bekommt sie nicht oder nur teilweise erstattet, kann er die Reisekosten (bzw. deren Differenz) auf seiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Selbstständige machen die Reisekosten, für die Sie keine Weiterberechnung an ihre Kunden geschrieben haben, hingegen direkt als Betriebskosten geltend.

Hinweis: Als Reisekosten kann man stets nur die Aufwendungen absetzen, die man selbst getragen hat. Zahlt der Arbeit- bzw. Auftraggeber, sind die Kosten nicht doppelt abrechenbar.


Welche Reisekosten sind nicht absetzbar?


Die Fahrtkosten, die Arbeitnehmer täglich von der Wohnung zur Arbeitsstätte zurücklegen, gehören nicht zu den Reisekosten. Sie können allerdings durch die sogenannte Pendlerpauschale auf der Steuererklärung geltend gemacht werden.

Tipp: Behinderte Menschen können von speziellen Fahrtkostenpauschalen profitieren, die nicht nur auf beruflich bedingte Fahrten beschränkt sind.

Wer Dienstreisen mit privaten Aktivitäten oder Urlaub verbindet, kann dennoch die beruflich bedingten Reisekosten abrechnen. Allerdings muss bei der Trennung der privaten und dienstlichen Reisekosten einiges beachtet werden. Mehr Infos dazu finden Sie in unserem Artikel zu den gemischten Reisekosten.


Tipps für die Abrechnung der Reisekosten


Beruflich bedingte Reisekosten können auf verschiedene Arten abgerechnet werden. Während bei einigen die Erstattung der tatsächlichen Kosten möglich ist, gibt es bei anderen Pauschalen, die regelmäßig angepasst werden. Entdecken Sie hier, wie Sie die einzelnen Reisekosten korrekt abrechnen können.


Fahrtkosten


Fahrtkosten, die mit Bus, Bahn, Taxi oder Flugzeug entstanden sind, werden in der tatsächlichen Höhe erstattet. Dazu müssen Sie die Tickets oder Rechnungen zusammen mit dem Reiseanlass aufbewahren.

 

Wer mit dem eigenen Fahrzeug unterwegs ist, kann sich ebenfalls die tatsächlichen Kosten erstatten lassen, muss dazu allerdings ein Fahrtenbuch schreiben. Einfacher ist die Abrechnung mithilfe der Kilometerpauschale. Diese richtet sich nach der Art des Fahrzeuges und der gefahrenen Kilometer. Aktuell bekommen Sie pro Kilometer folgende Beträge erstattet:


  • Pkw: 30 Cent
  • Motorrad oder Motorroller: 20 Cent
  • Moped, Mofa oder Elektrofahrrad: 20 Cent

Hinweis: Fahrten mit dem Firmenwagen können nicht als Werbungskosten abgerechnet werden, da die Kosten von der Firma getragen und dort als Betriebsausgaben abgesetzt werden.

 

Verpflegungsmehraufwand


Auf einer Reise entstehen höhere Kosten für die Verpflegung als dies zuhause der Fall wäre. Daher spricht der Gesetzgeber hier von Verpflegungsmehraufwendungen, die pauschal abgesetzt werden können. Mit der Verpflegungspauschale werden also Mehraufwendungen für das Essen und Trinken abgegolten.

Seit 2020 sind folgende Pauschalen für Dienstreisen in Deutschland vorgesehen:


  • kurze Dienstreisen mit mind. 8 Stunden Abwesenheit: 14 Euro
  • An- und Abreisetag: 14 Euro
  • 24 Stunden Abwesenheit: 28 Euro

Wer weniger als acht Stunden unterwegs ist, bekommt keine Verpflegungspauschale.

Der Arbeitgeber kann höhere Beträge erstatten, muss diese dann allerdings pauschal versteuern. Die oben genannten Pauschalen sind hingegen sozialversicherungs- und steuerfrei auf der Lohnabrechnung auszahlbar.

Eine Ausnahme von den Verpflegungspauschalen gibt es, wenn bei einer Auswärtstätigkeit ein Geschäftspartner bewirtet wird. Dann können die vollen Kosten steuerfrei erstattet werden.

Tipp: Um die Erstattung steuerpflichtiger Beträge auf der Lohnabrechnung zu umgehen, kann die Firma Mitarbeitern firmeneigene Zahlkarten zur Verfügung stellen. Mit einer solchen Karte kann der Mitarbeiter die Kosten direkt im Namen der Firma bezahlen und die Buchhaltung diese als Betriebsausgaben abrechnen.

Für Dienstreisen im Ausland gelten andere Pauschbeträge. Diese werden jährlich vom Bundesfinanzministerium angepasst und sind je nach Land (teilweise auch je nach Region bzw. Ort) anders gestaltet.

 

Übernachtungskosten


Da Übernachtungskosten häufig vom Arbeitgeber getragen werden, gibt es hier vom Gesetzgeber nur eine recht geringe Pauschale. Sie beträgt 20 b pro Nacht. Bei Reisen im Ausland gelten je nach Reiseland bzw. -region andere Pauschalen.

Beachten Sie auch hier, dass nur solche Kosten als Werbungskosten geltend gemacht werden können, die Sie auch selbst tragen!

Hinweis: Sind Verpflegungskosten in den Übernachtungskosten enthalten, müssen diese herausgerechnet werden. Ist dies nicht möglich, wird die Verpflegungspauschale entsprechend gekürzt. Gleiches gilt, wenn der Arbeitgeber bzw. ein Geschäftspartner die Rechnung für ein Essen übernimmt. Dann sind für das Frühstück 20 % und für das Mittag- und Abendessen jeweils 40 % von der Pauschale abzuziehen. Für Dienstreisen in Deutschland bedeutet das, dass sich die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand von 28 Euro auf 22,40 Euro (bei Frühstück) bzw. auf 16,80 Euro (bei Mittag- oder Abendessen) reduziert.

 

Reisenebenkosten


Zusätzlich zu den oben genannten Kosten können eine Reihe weiterer Ausgaben bei Dienstreisen geltend gemacht werden. Dazu gehören z. B. Kosten für:

  • Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, 
  • berufliche Telefonate und Internetnutzung,
  • Maut- und Parkplatzgebühren,
  • Reisegepäckversicherung und
  • Schäden durch Unfälle.

Kosten für die Minibar im Hotel, Massagen, Wellness, Pay-TV und andere Privatvergnügen sind dagegen nicht abrechenbar.

Hat man keine Belege für die Aufbewahrung des Gepäcks, Trinkgelder oder Ähnliche, kann man einen Eigenbeleg erstellen. Dafür sind Datum, Ort, Art der Dienstleistung sowie der bezahlte Betrag möglichst zeitnah zu notieren.

 

Reisekosten bei der Steuererklärung geltend machen


Um Reisekosten, die man selbst getragen hat, als Werbungskosten geltend zu machen, müssen Arbeitnehmer die entsprechenden Angaben in Ihrer Steuererklärung machen. Dazu müssen Sie in der Anlage N im Abschnitt, Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten“ die gesamten Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten sowie die Tage, an denen die Verpflegungspauschale geltend gemacht werden soll, eintragen. 

Wer im Ausland tätig war, muss eine gesonderte Aufstellung anfertigen. 

Eine Software für die Reisekostenabrechnung hilft, alle relevanten Kosten zu dokumentieren und mit Belegen zu versehen. Bei einer Überprüfung ist dies ein echter Vorteil und erspart viel Stress und Ärger.

 

Tipp: Weitere Fahrt- und Reisekosten auf der Steuererklärung abrechnen

 

Neben den Reisekosten für Dienstreisen lassen sich auch die täglichen Fahrten zur ersten Arbeitsstätte abrechnen. Der Gesetzgeber sieht mit der sogenannten Pendlerpauschale verkehrsmittelunabhängig 30 Cent pro Kilometer vor. Ab dem 21. Kilometer gibt es seit 2022 sogar 38 Cent!

 Als Werbungskosten erstattungsfähig sind zudem Fahrten zu Bewerbungsgesprächen, insofern diese nicht bereits vom jeweiligen Unternehmen übernommen wurden.

 Wer aufgrund seiner Arbeit einen zweiten Wohnsitz einrichten muss, kann u. a. die wöchentlichen Heimfahrten sowie die Aufwendungen für die Unterkunft (maximal 1.000 Euro pro Monat) über die doppelte Haushaltsführung abrechnen. Für die Verpflegungspauschale gilt hingegen eine Dreimonatsfrist, diese Beträge können also nur in den ersten drei Monaten steuerlich geltend gemacht werden.

 

Reisekostenabrechnung mit Mooncard vereinfachen


Die Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen stellt aufgrund ihrer Komplexität sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Buchhaltung einen großen Arbeitsaufwand dar: Erklärung gegenüber den Steuerbehörden, Staffelung der Kilometerpauschalen, Abzug von Reisekosten, Rückerstattung der Umsatzsteuer ... Hier leisten die Digitalisierung und Automatisierung eine große Arbeitshilfe und bieten Transparenz über alle aktuellen Reisekosten.

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