Reisekosten für Berater und Selbstständige berechnen

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Kundentermine, Akquise, Projektnachbereitung… Im Rahmen Ihrer Tätigkeit müssen Freiberufler und Selbstständige regelmäßig reisen. Für die Erstattung Ihrer Geschäftsausgaben gibt es zwei Möglichkeiten: Erstattung durch den Auftraggeber oder Reisekostenabzug von der Steuer. Mooncard hilft Ihnen bei der Abrechnung der Reisekosten.

 

Erstattung der Reisekosten durch den Auftraggeber

 

Selbstständige und Unternehmer können dem Auftraggeber die Reisekosten, die ihnen bei einer im Auftrag eines Kunden durchgeführten Auswärtstätigkeit entstanden sind, in Rechnung stellen. Man spricht dann von einer Weiterberechnung der Reisekosten.

Der Gesetzgeber gibt dabei keine Vorgaben für den Umfang der Reisekostenerstattung vor, sodass entsprechende Vereinbarungen bereits im Vorfeld mit dem Auftraggeber getroffen werden sollten. Übernimmt dieser die Reisekosten, müssen diese auf der Rechnung gesondert ausgewiesen und die Umsatzsteuer beachtet werden.


Zu den Reisekosten, die oft vom Auftraggeber übernommen werden, gehören:

 

  • Fahrtkosten
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungskosten
  • Reisenebenkosten wie Parkgebühren

 

Reisekosten auf der Steuererklärung absetzen

 

Übernimmt der Auftraggeber die entstandenen Reisekosten nicht, können diese als Betriebsausgaben auf der Steuererklärung des Unternehmers geltend gemacht werden. Eine doppelte Abrechnung ist allerdings nicht möglich. Lediglich Differenzen, die vom Auftraggeber nicht abgedeckt wurden, können abgesetzt werden.

 

Fahrtkosten abrechnen


Die Kosten für Fahrten können auf unterschiedliche Weise erstattet werden. Während man bei der Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln wie Bus, Bahn, Flugzeug oder Taxis die tatsächlichen Kosten abrechnet, kann man bei Fahrten mit dem Auto die Kilometerpauschale anwenden. 

Möchte man die tatsächlichen Kosten abrechnen, müssen alle Belege wie Tickets, Fahrkarten und Rechnungen aufbewahrt und mit dem Grund der Reise erfasst werden. Diese Abrechnungsform ist auch bei Autos möglich, aber deutlich komplizierter als die Anwendung der Kilometerpauschale, und die Führung eines Fahrtenbuches ist dabei unerlässlich.

 

Nutzt man die Kilometerpauschale, kann man berufliche Fahrten mit dem Auto, Roller, Motorrad oder Elektrofahrrad abrechnen. Die Höhe der jeweils aktuell geltenden Kilometerpauschale wird vom Finanzamt festgelegt und deckt nicht nur die geschätzten Kraftstoffkosten ab, sondern auch die geschätzten Kosten für die Fahrzeugabschreibung, den Kauf von neuen Reifen, Helmen und anderem Zubehör, die jährliche Kfz-Versicherung sowie Wartung, Reparatur und Reinigung des Fahrzeugs.

 

Hinweis: Die Kilometerpauschale deckt nach Ansicht der Finanzverwaltung die Kosten, die im Zusammenhang mit einem Unfall während einer Dienstreise entstehen, nicht ab (BMF-Schreiben Az. IV C 5 – S 2351/20/10001:002). Sie sind daher getrennt abrechenbar.

Parkgebühren und Autobahnmaut sind ebenfalls nicht mit der Kilometerpauschale abgegolten und können separat abgesetzt werden. 

 

Die für das Jahr 2022 gültige Pauschale pro Kilometer beträgt für:

 

  • Pkws: 0,30 Euro, ab dem 21. Kilometer 0,35 Euro
  • Motorräder oder Motorroller: 0,20 Euro
  • Mopeds, Mofas oder Elektrofahrräder: 0,20 Euro

 

Tipp: Parkgebühren werden bei den Reisekosten getrennt abgerechnet. Sammeln Sie dazu alle Belege und rechnen Sie die Kosten als Reisenebenkosten ab.

 

Privates Fahrzeug oder Firmenwagen?

 

Selbstständige sollten bei der Nutzung Ihres Pkw darauf achten, wie hoch der private und wie hoch der berufliche Anteil bei der Nutzung ist. So können bei der Nutzung eines privaten Pkw die tatsächlichen Aufwendungen für Dienstreisen geltend gemacht werden. Diese berechnen sich aus den Jahreskosten des Fahrzeuges inklusive seiner zeitanteiligen Abschreibung. Indem sie auf die Jahreskilometerleistung verteilt werden, entsteht ein individueller Kilometer-Satz, der für die Dienstreisen herangezogen werden kann.

Wird das private Fahrzeug jedoch zu mehr als 50 % beruflich genutzt, ist es als notwendiges Betriebsvermögen zu betrachten. Dann sind die tatsächlichen Fahrzeugkosten zu ermitteln und die beruflichen Fahrtkosten als Betriebsausgabe abrechenbar.

 

Das Gleiche gilt, wenn die jährlichen Fahrtkosten 4.500 Euro übersteigen. Dann können Freiberufler und Selbstständige diese Kosten als Betriebsausgaben geltend machen, selbst wenn das Auto zum Privatvermögen gehört.

Tipp: Bewahren Sie die Nachweise über Ihre beruflichen Ausgaben auf. Sie sind im Falle einer Überprüfung durch das Finanzamt wichtig.

Unterschied zwischen Werbungskosten und Betriebskosten

 

Ausgaben, die Selbstständigen bei Dienstreisen entstehen, können in der Regel als Betriebsausgaben abgerechnet werden. Im Gegensatz zu Fahrten im Rahmen von Dienstreisen gehören Fahrten von der Wohnung zum täglichen Arbeitsplatz nicht zu diesen Kosten, die als Betriebsausgabe gelten. Allerdings haben Selbstständige genauso wie Angestellte die Möglichkeit, diese Fahrtkosten über die sogenannte Entfernungspauschale bei den Werbungskosten gelten zu machen.

 

Kosten für Übernachtung und Verpflegung

 

Übernachtungskosten während einer Dienstreise können Selbstständige abrechnen, wenn sie den tatsächlichen Kostenaufwand nachweisen können. Die für Angestellte verwendeten Pauschalen sind für sie nicht gültig.

 

Anders verhält es sich dagegen beim Verpflegungsmehraufwand bei beruflich bedingten Auswärtseinsätzen. Hier sind die vom Finanzamt vorgegebenen Pauschalen gleichermaßen für Selbstständige wie für Angestellte anzuwenden. Unterschiede gibt es bei den Pauschalen für Dienstreisen in Deutschland und im Ausland.

 

Die in Deutschland gültigen Pauschalen hängen von der Länge der Abwesenheit ab. Bei mehrtägigen Reisen gibt es für den An- und Abreisetag jeweils 14 Euro, bei vollen 24 Stunden Abwesenheit dagegen 28 Euro. Ist der Selbstständige nur 8 bis 24 Stunden unterwegs, können 14 Euro geltend gemacht werden.

 

Da die Lebenshaltungskosten im Ausland sehr unterschiedlich sind, hat das Finanzamt für jedes Land – und teilweise sogar für bestimmte Regionen und Städte – spezielle Pauschalen erarbeitet. Diese müssen bei der Abrechnung herangezogen werden. 

Mehr Informationen dazu finden Sie in unserem Artikel Geschäftsreisen im Ausland.


Gemischte Reisekosten abrechnen

 

Verbinden Sie eine Dienstreise mit privaten Aktivitäten, können Sie bestimmte, beruflich veranlasste Reisekosten steuerlich geltend machen. Wichtig ist der Anteil der beruflich und privat motivierten Reiseanlässe. Was Sie bei der Abrechnung von gemischten Reisekosten beachten sollten, erfahren Sie auf Mooncard.

 

Mooncard Mobility – die effiziente Hilfe bei der Reisekostenabrechnung

 

Wir alle wissen, dass die Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen und -erstattungsanträgen schnell komplex werden kann. Glücklicherweise gibt es Lösungen für die Verwaltung von Geschäftsausgaben: 

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