5 Tips om de boekhouding zelf te doen als zzp’er

Alle ondernemingen moeten een financiële administratie bijhouden, dit geldt ook voor zzp’ers. Zzp betekent Zelfstandig Zonder Personeel. Vroegere benamingen voor zzp’ers waren ook zelfstandig ondernemer of freelancer. Een zzp’er kan in alle denkbare sectoren werkzaam zijn en heeft dus niet persé kennis van boekhouden. Bovendien zijn de boekhouduren niet gefactureerde uren, terwijl de zzp’er al keihard moet werken om genoeg uren te kunnen factureren en dus van zijn activiteit te kunnen leven. De boekhouding uitbesteden (aan een andere zzp’er!) is vaak geen optie. Daarom laten we hier zien dat zelf de boekhouding doen niet moeilijk en tijdrovend hoeft te zijn. U moet het wel doen, om aan de eisen van de belastingdienst te voldoen.

Kan de boekhouding gewoon in Excel gedaan worden?

U kunt heel goed zelf de boekhouding in Excel doen. Op het internet kunt u sjablonen vinden voor de boekhouding, die kunt u downloaden, soms gratis, en op uw eigen computer opslaan om zelf de boekhouding te doen. De facturatie is een belangrijk deel van de boekhouding, met deze templates maak je eenvoudig gepersonaliseerde facturen met uw gegevens en uw logo.

Hoe moeten facturen eruitzien?

Als u zelf facturen maakt, let dan op de verplichte onderdelen van een factuur:

Uw naam, volledige adres en btw-nummer
Naam en volledig adres van de afnemer
Een factuurnummer en de factuurdatum
De leverdatum van de producten of diensten
De hoeveelheid en de omschrijving van de producten of diensten
De prijs per stuk exclusief btw
Het toegepaste btw-tarief (om deze te kennen, kijk dan op de website van de Belastingdienst)
De (totale) prijs excl. btw
Het btw-bedrag

In uw Excel boekhouding zet u de omzet, uitgaven en btw (zowel op inkomsten als uitgaven). Met uw Excelsheet kunt u dan makkelijk de btw-aangifte doen.

Bent u dan niet verplicht de boekhouding uit te besteden?

Nee, eenmanszaken en zzp’ers mogen zelf hun boekhouding doen. Een jaarrekening opstellen aan het einde van het boekjaar is niet verplicht voor deze categorieën ondernemingen. Grotere ondernemingen moeten dat wel, en deze dienen goedgekeurd te worden door een accountant, met een verklaring. In een bv kan iemand wel zelf de boekhouding doen, maar er zal altijd een verklaring van een derde moeten komen.

Gebruik een boekhoudprogramma dat ontwikkeld is voor zzp’ers en/of eenmanszaken

Op het Internet zijn er tal van goede boekhoudprogramma’s te vinden zodat een zzp’er of een eenmanszaak zelf de boekhouding kan doen.

De facturen worden automatisch geboekt

In een (online) boekhoudprogramma is het makkelijk facturen te maken en te verzenden, wanneer u eenmaal een template hebt ingevuld met uw bedrijfsgegevens en logo. Veel programma’s bieden ook de mogelijkheid de binnenkomende betaling automatisch te boeken wanneer een factuur betaald is, via de bank. U kunt uw zakelijke rekening aan het boekhoudprogramma koppelen. Op die manier kunt u in één oogopslag zien hoe groot de omzet is op dat moment en of u nog openstaande facturen hebt. Bovendien gaat de informatie automatisch naar uw btw-aangifte.

De btw-aangifte is eenvoudig en snel

In goede boekhoudprogramma’s worden de cijfers voor uw btw-aangifte met één simpele druk op een knop berekend. U hoeft deze cijfers alleen nog maar aan te geven aan de belastingdienst. Zo verliest u geen tijd aan deze corvee.

Beheer uw klantenbestand met een boekhoudprogramma

Er zijn boekhoudprogramma’s die klantenbeheer in hun programma hebben geïntegreerd. Wilt u als vereniging de boekhouding zelf doen, kdan krijgt u te maken met ledenadministratie. Als eenmanszaak of zzp’er hebt u eerder te maken met klanten, opdrachtgevers. Al uw klanten op een rij, met natuurlijk al hun gegevens zodat de facturatie bijna automatisch is. U kunt hier uw offertes bijhouden, snel zien welke klanten u moet benaderen over een openstaande offerte, of factuur. U ziet in één oogopslag hoeveel omzet u van welke klant hebt gemaakt, welke interessant zijn om weer eens te bellen of te mailen, welke afspraken u hebt, kortom alle informatie om van uw activiteit een succes te maken.

Houd privé en zakelijk goed gescheiden

Zoals hierboven al aangegeven, kunt u uw bankrekening koppelen aan een online boekhoudprogramma. Maar ook als u Excel gebruikt, is het makkelijker een zakelijke rekening te openen. Het openen van een zakelijke rekening is niet verplicht maar zorgt wel voor tijdwinst en voorkomt fouten tussen privé- en zakelijke uitgaven. Als u als eenmanszaak geld van de zakelijke naar de privérekening stort, kunt u dit het beste boeken als “privé onttrekking” in uw boekhouding.

Wat staat er in de boekhouding van een zzp’er?

In de boekhouding zet u uw zakelijke inkomsten (omzet) en uitgaven. U begint dus met het creëren van een winst- en verliesrekening. Als u werkt met en/of voor andere ondernemingen (leveranciers, opdrachtgevers) zijn dit alle facturen die u ontvangt (uitgaven) en verstuurt (inkomsten).

Die dus betaald zijn of moeten worden. Vergeet hierbij niet dat u, als onderneming, de facturen 7 jaar moet bewaren om deze te kunnen laten zien aan de belastingdienst. Voor onroerende goederen is dit 10 jaar.

Als u in Excel werkt, is het slim om de uitgaven duidelijk te scheiden van de inkomsten, zo voorkomt u vergissingen. Zowel voor de inkomsten en de uitgaven maakt u onderscheid tussen het netto bedrag en de btw. Samen vormen deze het totaal van de factuur. Als u de btw direct bij het inboeken scheidt van het bedrag exclusief btw, vereenvoudigt dit de btw-aangifte.

Factureren en facturen inboeken bij gebruik van de KOR-regeling

Kleine ondernemingen met een omzet van minder dan 20.000 Euro per jaar kunnen de KOR-regeling aanvragen. KOR staat voor Kleine Ondernemers Regeling. De KOR-regeling houdt in dat u niet btw-plichtig bent. Voor de boekhouding houdt dit in dat u producten of diensten zonder btw factureert.

Dit is voordelig als u werkt met particulieren, die betalen zo een lagere prijs. U kunt dan de betaalde btw niet aftrekken en doet geen aangifte van de btw. Een bijkomend voordeel voor u is dat het de boekhouding vereenvoudigt! Daar staat tegenover dat als u in een jaar veel investeert in producten of materiaal, waarover u gewoon btw betaalt, en maar weinig omzet, dat de KOR-regeling dan wellicht nadelig is.

De aftrekposten, identificeer fiscale voordelen als u zelf de boekhouding doet

Het voordeel van de boekhouding laten doen, is dat een goede boekhouder de fiscale voordelen die u kunt hebben als zzp’er goed kent. Maar hier kunt u zelf ook achter komen, als u zelf de boekhouding doet. Het gaat hier dan om de aftrekposten, wat kunt u aftrekken van de belasting?

Gelukkig hebben de goeie boekhoudprogramma’s die informatie in hun programma verwerkt, in de “help” sectie of door op bepaalde woorden in posten te klikken. Aftrekposten die u zeker moet kennen als zzp’er zijn de startersaftrek en de zelfstandigenaftrek. Maak dus goed gebruik van alle mogelijke hulp en aanwijzingen die een boekhoudprogramma biedt.

Uw inkomsten berekenen als je aan particulieren verkoopt

Als u vooral aan particulieren verkoopt, stuurt u geen facturen, die u inboekt en die automatisch bij de inkomsten komen, wanneer ze betaald zijn. Ook daar is aan gedacht, in dit geval is kassasoftware de oplossing. De kassasoftware is te gebruiken met pinautomaten, maar ook bijvoorbeeld op de Ipad, een tablet, een smartphone of op de PC. Dit verschilt per software, hier moet u dus opletten als u er één kiest.

Wat is kassasoftware?

Kassasoftware is de digitale versie van de kassa, zoals die nog niet zo heel lang geleden in fysieke winkels stond, en vaak nog staat. Er wordt vandaag de dag steeds meer betaald met betaalapps, touchscreens... waarvoor het noodzakelijk is een goede kassasoftware te hebben. Maar kassasoftware doet meer dan alleen geld innen.

De mogelijkheden voor boekhouden met het gebruik van kassasoftware

Bij het uitzoeken van een kassasoftware moet u er eerst en vooral op letten dat het makkelijk te gebruiken is voor klanten die willen betalen, dat wil zeggen dat het compatibel moet zijn met de meest gebruikte betaalmiddelen, dat de software die als betaalmiddel accepteert. Kijk of het bij uw markt past!

De digitale kassa’s zijn veelal gespecialiseerd voor bijv. webshops, horecagelegenheden of fysieke winkels.

Naast uw klanten de mogelijkheid te geven uw spullen te betalen, kan een goede kassasoftware ook de voorraad bijhouden, wat ook weer tijd scheelt! U kunt zo makkelijk de voorraad weer aanvullen, en eenvoudig zien welke artikelen het goed doen en welke minder of helemaal niet. En natuurlijk kan de kassa via de software gekoppeld worden aan het boekhoudprogramma. De kassabon wordt dan geboekt als factuur (aan de inkomstenkant), de omzetzijde van de boekhouding gaat dan al bijna vanzelf.

Eenvoudiger boekhouden dankzij Mooncard :

Mooncard helpt met de boekhouding, maar is geen boekhoudprogramma. Mooncard beheert de uitgavenkant van uw werk. Dit kan heel wat tijd schelen in de boekhouding, en als zzp’er die graag omzet wil maken, kunt u uw tijd goed voor andere dingen gebruiken. Wilt u weten wat Mooncard Solutions kan doen om jouw leven makkelijker te maken? Boek dan een demo!