Boekhouden in Excel: zó doet u dat?- Mooncard

Of u nu een eenmanszaak of een bv hebt, de administratie maakt een belangrijk deel uit van uw bedrijf. Sommige ondernemers kiezen ervoor om zelf hun boekhouding te doen. Microsoft Excel gebruiken is dan één van de opties. In dit artikel bespreken we de voordelen en de nadelen van het gebruik van Excel voor uw administratie. Ook geven we een gedetailleerde handleiding voor het opzetten van uw eigen boekhoudsysteem in Excel. Aan het einde van dit artikel maakt u kennis met de handige oplossingen van Mooncard, waarmee u uw uitgaven volledig in de hand hebt.

Voordelen van boekhouden in Excel

Excel is een veelzijdige tool voor het bijhouden en rangschikken van cijfers. Ook kunt u er berekeningen mee uitvoeren. Dat maakt Excel interessant voor wie zelf de boekhouding wil doen. Het biedt vele voordelen ten opzichte van ouderwetse boekhoudmethoden.

Flexibiliteit

Met Excel kunt u uw boekhoudsysteem aanpassen aan de specifieke behoeften van uw bedrijf. U kunt uw eigen sjablonen maken en uw gegevens op een manier organiseren die voor u logisch is. Excel biedt u de flexibiliteit om uw administratie te organiseren op de manier die voor u het beste werkt.

Toegankelijkheid

Excel is een algemeen bekend programma dat op bijna elke computer is geïnstalleerd. U deelt uw Excel-bestanden eenvoudig met uw boekhouder of accountant. Dit maakt het gemakkelijk om samen te werken en uw administratie up-to-date te houden.

Kostenbesparing

Excel is een betaalbare oplossing voor het beheren van uw administratie. In tegenstelling tot traditionele boekhoudmethoden, hoeft u geen dure software of hardware aan te schaffen. Dat maakt het een ideale keuze voor kleine bedrijven en zzp'ers.

Nadelen van boekhouden in Excel

Hoewel Excel een handige tool kan zijn voor het organiseren van gegevens, kan het boekhouden in Excel ook nadelen hebben voor ondernemers. Hier zijn enkele redenen waarom u misschien wilt overstappen naar een boekhoudprogramma:

Geen automatisering
Excel vereist handmatige invoer van gegevens, wat tijdrovend en foutgevoelig kan zijn. Met boekhoudsoftware kunt u gegevens automatisch invoeren en verwerken.

Minder veilig
Excel-bestanden kunnen eenvoudig worden gewijzigd of verwijderd, wat betekent dat er een risico op gegevensverlies bestaat. Boekhoudprogramma's bieden geavanceerde beveiligingsfuncties om uw gegevens te beschermen.

Beperkte functies
Excel biedt minder functies voor het beheren van financiële gegevens dan speciale boekhoudsoftware. Boekhoudprogramma's bieden functies zoals facturering, betalingen, belastingberekening en rapportage.

Minder schaalbaar
Naarmate uw bedrijf groeit, wordt het moeilijker om Excel-spreadsheets bij te houden en te beheren. Boekhoudprogramma's bieden schaalbaarheid en kunnen gemakkelijk worden aangepast aan de behoeften van uw bedrijf.

Meer kans op fouten
Fouten in Excel-spreadsheets kunnen gemakkelijk over het hoofd worden gezien, wat kan leiden tot verkeerde gegevens en problemen met de belastingaangifte. Boekhoudsoftware heeft geautomatiseerde controles om fouten te voorkomen.

Minder mobiel
Excel-spreadsheets kunnen alleen worden bewerkt op apparaten waarop Excel is geïnstalleerd. Met boekhoudprogramma's kunt u vanaf elk apparaat met internettoegang inloggen en toegang krijgen tot uw financiële gegevens.

Boekhouden in Excel: zó doet u dat

Nu we de voordelen en nadelen van Microsoft Excel besproken hebben, is het tijd om de praktijk te bekijken. Want hoe kunt u nu eigenlijk uw eigen boekhoudsysteem in Excel opzetten? Hieronder vindt u een stapsgewijze handleiding:

Stap 1: Maak een sjabloon

Een sjabloon is een vooraf geformatteerd werkblad dat u kunt gebruiken om uw gegevens te organiseren. U kunt uw sjabloon aanpassen aan uw specifieke behoeften en vereisten. Hier zijn enkele elementen die u in uw sjabloon zou kunnen opnemen:

Een overzicht van uw inkomsten en uitgaven
Kolommen voor het bijhouden van uw facturen en betalingen
Een overzicht van uw openstaande facturen
Grafieken om uw financiële prestaties bij te houden

Stap 2: Voer uw gegevens in

Nadat u het sjabloon hebt gemaakt, kunt u beginnen met het invoeren van uw gegevens. U kunt uw gegevens handmatig invoeren of u kunt gebruik maken van Excel-functies zoals 'Importeren' of 'Kopiëren en plakken' om gegevens van andere bestanden over te brengen naar uw boekhoudsysteem. Zorg ervoor dat u uw gegevens regelmatig bijwerkt zodat uw administratie up-to-date blijft.

Stap 3: Maak gebruik van formules en functies

Excel biedt een breed scala aan formules en functies die u kunt gebruiken om uw administratie te beheren. U kunt bijvoorbeeld formules gebruiken om automatisch berekeningen uit te voeren, zoals het berekenen van uw inkomsten en uitgaven of het bijhouden van uw belastingaftrekposten. U kunt ook gebruik maken van functies zoals ‘Sorteren’ en ‘Filteren’ om uw gegevens te organiseren en gemakkelijker te vinden.

Stap 4: Houd uw administratie up-to-date

Het bijhouden van uw administratie is een doorlopend proces. Het is belangrijk om uw administratie regelmatig bij te werken en te controleren op fouten. Zorg ervoor dat u uw bankafschriften regelmatig vergelijkt met uw administratie om ervoor te zorgen dat uw gegevens kloppen. Het is ook een goed idee om uw administratie te back-uppen om ervoor te zorgen dat u uw gegevens niet kwijtraakt als er iets misgaat met uw computer.

Stap 5: Werk samen met een boekhouder of accountant

Hoewel Excel een krachtige tool is voor het beheren van uw administratie, kan het nog steeds nuttig zijn om samen te werken met een boekhouder of accountant. Een boekhouder of accountant kan u helpen bij het opzetten van uw administratie in Excel en kan u ook adviseren over hoe u uw administratie het beste kunt bijhouden en organiseren. Ze kunnen u ook helpen bij het doen van uw belastingaangifte en andere financiële taken.

Zelf boekhouden of uitbesteden?

Voor een ondernemer als u is het belangrijk om de administratie goed bij te houden. Excel is hiervoor een zeer bruikbare tool. Maar het uitbesteden van de administratie aan een boekhouder of accountant is voor veel ondernemers toch de aantrekkelijkste optie.

Een boekhouder of accountant heeft de kennis en ervaring om u te adviseren over fiscale regels en voorschriften en kan u helpen bij het maken van financiële beslissingen. Accountants kunnen u ook helpen bij uw belastingaangifte en andere financiële taken. Het uitbesteden van uw administratie kan u tijd besparen die u vervolgens in uw core business kunt steken. Ook voorkomt een accountant de stress die u kunt ervaren wanneer u zelf de boekhouding moet doen. In combinatie kunnen deze voordelen leiden tot betere financiële resultaten.

Mooncard: uw boekhouding nóg overzichtelijker

Met Mooncard wordt het beheer van uw boekhouding nog eenvoudiger. Geef uw werknemers betaal- en tankkaarten of gebruik ze zelf om uw bedrijfskosten in de gaten te houden. Dankzij ons real-time online dashboard kunt u uw uitgaven altijd en overal volgen en categoriseren. Hierdoor heeft u beter grip op uw financiën en vermindert u uiteindelijk uw kosten.

Onze kaarten beschikken over extra handige functies, zoals contactloos betalen, gratis betalen in het buitenland, het digitaliseren van facturen, btw-teruggave en meer. U betaalt een vast bedrag per maand en per gebruiker, en door het overzichtelijke dashboard is het gemakkelijker om uw uitgaven te controleren en als bedrijfskosten op te voeren bij de Belastingaangifte.

Benieuwd naar meer? Vraag een gratis demo aan en ontdek hoe Mooncard u kan helpen bij het beheer van uw boekhouding. Onze vriendelijke medewerkers staan voor u klaar om al uw vragen te beantwoorden.

Meer lezen over boekhouden en ondernemen? Bekijk dan ook eens de volgende pagina’s: