Wat is debiteurenadministratie?

Wanneer u als bedrijf een factuur naar een klant stuurt, hebt u te maken met een debiteur. Een debiteur is namelijk iemand die u geld schuldig is, in dit geval de klant. In de boekhouding spreken we van debiteuren en de administratie rondom debiteuren is debiteurenadministratie. De debiteurenadministratie is een onderdeel van de algehele financiële administratie.

Als de klant de factuur tijdig betaald, binnen de betalingstermijn, wordt de factuur opgeslagen als betaald en maakt de klant niet langer deel uit van de debiteuren. Wanneer de klant de factuur echter niet op tijd betaald krijgt u te maken met debiteurenadministratie. U moet namelijk achter uw geld aan. De eerste stap is bijvoorbeeld betalingsherinneringen versturen. Betaalt de klant hierna nog steeds niet, dan kunt u uiteindelijk zelfs een incassobureau inschakelen.

Naast debiteuren hebt u als ondernemer ook te maken met crediteuren. Dit zijn de bedrijven en instanties waaraan u zelf geld moet betalen. Dit zijn bijvoorbeeld de leveranciers waarmee u samenwerkt. Naast debiteurenadministratie hebt u dan ook te maken met crediteurenadministratie.

Is debiteurenadministratie echt zo belangrijk?

De financiële administratie van uw bedrijf kan veel tijd kosten en is vaak niet iets waar u als ondernemer mee bezig wilt zijn. Toch is de financiële administratie van cruciaal belang. Debiteurenadministratie is een subadministratie, een onderdeel van de boekhouding, en komt ook terug op de resultatenrekening. Veel ondernemers onderschatten het belang van debiteurenbeheer. Toch blijkt uit cijfers dat 25% van de faillissementen zijn ontstaan door een slecht debiteurenbeheer.

Als ondernemer verdient u geld aan uw klanten, als zij niet betalen, loop je geld mis. Het is dus echt noodzakelijk om alle openstaande facturen zo goed mogelijk bij te houden en op te volgen door middel van debiteurenadministratie.

Debiteurenadministratie is verplicht

Als ondernemer moet u elk jaar een samenvatting van je grootboekrekeningen, de jaarrekening, doorgeven aan de belastingdienst. De debiteuren horen hier ook bij. Op de jaarrekening moet u namelijk aangeven hoeveel geld uw klanten u nog schuldig zijn.

Krijg inzicht in uw financiële situatie

Naast dat het bijhouden van je debiteuren verplicht is, is het ook gewoon erg praktisch voor jezelf. Dankzij een goede debiteurenadministratie krijgt u een duidelijk overzicht van de situatie. Bovendien zorgt het ervoor dat u sneller uw geld krijgt. Als u gebruik maakt van een boekhoudprogramma, kunt u in een oogopslag zien welke facturen nog open staan, verlopen zijn of al zijn betaald.

Verbeter uw werkkapitaal

Door tijdig te factureren en herinneringen te sturen naar debiteuren kunt u het werkkapitaal verbeteren. Als u dit niet doet, kunt u tot wel 4 maanden op uw geld moeten wachten. Dit is geld dat u niet kunt gebruiken om te investeren en uw eigen facturen te betalen. Neem daarom direct actie wanneer een betalingstermijn is verlopen.

Hoe kan ik debiteurenadministratie automatiseren?

Veel eenmanszaken en zzp’ers willen hun boekhouding zelf doen en gebruiken Excel om hun debiteuren bij te houden. Dit kan natuurlijk, maar het is wel tijdrovend en er kunnen sneller fouten ontstaan. U moet namelijk zelf alles handmatig invoeren en bijhouden. U moet zelf in de gaten houden welke klanten nog niet betaald hebben en hen herinneringen sturen.

Het kan al snel interessant zijn om de debiteurenadministratie te doen in een boekhoudprogramma. Dankzij de software worden bepaalde elementen geautomatiseerd. Zo kunnen er automatische meldingen worden ingesteld wanneer een klant niet betaald, of automatisch herinneringen worden gestuurd. Deze herinneringen kunt u zelf opstellen en vormgeven.

Omgaan met debiteuren, een paar tips

Ondernemers zijn vaak te coulant als het gaat om debiteuren. Het is natuurlijk ook lastig om ‘streng’ te zijn tegen uw klanten. Toch is het voor uw onderneming van belang dat u dit wel doet. Hoe u het beste kunt omgaan met debiteuren en hoe zorgt u ervoor dat uw facturen netjes op tijd betaald worden? We hebben een paar tips voor je:

1. Verstuur de factuur op tijd

Nadat u de factuur hebt gestuurd, kunt u nog steeds aanpassingen doen en service verlenen.

2. Verkort de betalingstermijn

Vaak wordt een termijn van 3 weken of een maand gehanteerd, maar u kunt heel goed een betalingstermijn van 15 of zelfs 10 dagen hanteren.

3. Factureer een deel vooraf

Hebt u te maken met een grote opdracht? Factureer dan een deel vooraf, om achteraf niet voor verassingen te komen staan.

4. Wees duidelijk over de betalingstermijn

Communiceer voordat u aan de opdracht begint duidelijk over de betalingstermijn.

5. Verstuur betalingsherinneringen op tijd

Is de factuur niet op tijd betaald? Verstuur dan direct een (gratis) eerste herinnering.

6. Herinner via verschillende kanalen (telefoon, e-mail, post)

Bel de klant om hem te herinneringen over de openstaande factuur. Bevestig de herinnering schriftelijk via e-mail.

7. Neem geen nieuwe opdrachten aan voordat de oude factuur betaald is

Heeft de klant nog niet betaald maar vraagt hij u wel voor een nieuwe klus? Neem deze nieuwe opdracht dan niet aan zolang de eerste factuur nog niet is voldaan.

8. Communiceer duidelijk over eventuele boetes

Vanaf de tweede herinnering kunt u administratiekosten in rekening brengen.

9. Schakel tijdig een incassobureau in

Hebben de herinneringen niet geholpen? Dan bent u genoodzaakt om de debiteurenafhandeling uit handen te geven aan een incassobureau. De kosten zijn voor rekening van de debiteur.

Debiteurenadministratie maakt deel uit van een goede boekhouding

De debiteurenadministratie is een belangrijk onderdeel van een gedetailleerde boekhouding. Ontdek hoe Mooncard kan helpen om de financiële administratie te automatiseren door een demo aan te vragen met één van onze adviseurs.