Wat staat er op de balans en waar dient deze voor?

Een (jaarlijks) terugkerend onderdeel van de boekhouding is de balans. De balans geeft de financiële situatie weer van een onderneming of een rechtspersoon, op een bepaald moment. Deze balans heeft twee kolommen, die meestal naast elkaar staan. In deze kolommen vind je aan de ene zijde de activa en aan de andere zijde de passiva van de onderneming. Zoals de naam ‘balans’ al aanduidt, moeten de twee kolommen, activa en passiva, perfect met elkaar in evenwicht zijn. Zo heb je een duidelijk overzicht van de bezittingen, de schulden en het eigen vermogen van een onderneming. Maar hoe stel je zo’n balans op?

Wat staat er bij de activa op de balans?

De kolom met de activa is de linker kolom van de balans, het wordt ook de debetzijde genoemd, als de kolommen naast elkaar worden gezet, als de kolommen boven elkaar staan, is het de bovenste kolom. Maar wat zijn eigenlijk de activa? De activa van een onderneming zijn de bezittingen: geld, zowel in de kas als op de bank, of materiële bezittingen, zoals bijvoorbeeld computers, meubilair, kantoorruimte als dit in eigendom is, enz. De activa kunnen worden ingedeeld in vaste en vlottende activa (incl. liquide middelen):

Wat zijn vaste activa?

Vaste activa zijn bezittingen van de onderneming die niet bedoeld zijn om door te verkopen en die bedoeld zijn om langer dan een jaar gebruikt te worden. Materiële vaste activa zijn de bezittingen die je aan kunt raken. Denk hier aan de kantoorruimte (indien gekocht), de machines, de computers en het meubilair. Immateriële vast activa zijn bezittingen die je niet kunt aanraken, maar die de onderneming wel bezit, octrooien bijvoorbeeld. Tenslotte zijn er nog financiële vaste activa, dit zijn bijvoorbeeld aandelen of financiële vorderingen.

Wat zijn vlottende activa?

In tegenstelling tot vaste activa blijven vlottende activa slechts korte tijd in het bezit van de onderneming. Ze worden meestal maar één keer gebruikt, voor productie, of het zijn financiële posten die van korte duur zijn. Onder vlottende activa vallen bijvoorbeeld:

Voorraad: de producten die nodig zijn om het eindproduct van de onderneming te maken, ook nog niet verkochte eindproducten vallen onder de categorie voorraad.
Debiteuren: dit zijn meestal nog openstaande facturen waarvan verwacht wordt dat deze snel betaald worden.
Liquide middelen: het saldo op de bankrekening en het liquide geld in de kas.

Wat komt er op de passiva-zijde van de balans?

Alles wat op de activa-zijde van de balans staat heeft een prijs. Hoe die prijs is betaald, staat op de passiva-zijde, ook wel de creditzijde genoemd. Dit kan gebeurd zijn met eigen vermogen of met vreemd vermogen, deze laatste zijn dan schulden. Meer in detail, bij de passiva van een onderneming vind je:

Eigen vermogen: dit is het verschil tussen de bezittingen (activa) en de schulden (passiva).
Kort vreemd vermogen (kortlopende schulden) en crediteuren: deze worden binnen een jaar afgelost. Denk hierbij aan een nog uitstaande factuur van een leverancier.
Lang vreemd vermogen (langlopende schulden): deze hebben een betalingstermijn van langer dan een jaar. Hypotheken zijn een typisch voorbeeld, maar ook andere langlopende leningen vallen hieronder.

Moet btw ook op de balans?

Als een onderneming iets verkoopt, ontvangt het ook btw dat het weer moet afdragen. Als de onderneming echter iets koopt, betaalt het ook de btw die teruggevorderd kan worden. Deze btw-vorderingen en afgiften moeten natuurlijk ook op de balans terug te vinden zijn, het zijn tenslotte activa (te vorderen) en passiva (te betalen) van de onderneming. De btw dit een onderneming betaalt, komt op de creditzijde bij de (te betalen) facturen te staan (de btw is altijd onderdeel van een factuur), de btw die teruggevraagd kan worden aan de belastingdienst komt onder het kopje “te vorderen btw” aan de debetzijde.

Het evenwicht van de balans

De activa en de passiva waarden van de balans moeten hetzelfde bedrag zijn. Zoals we hierboven hebben gezien is het Eigen vermogen het verschil tussen de bezittingen en de schulden. Het eigen vermogen brengt de balans in evenwicht. Maar dit moet natuurlijk wel kloppen! Als de schulden de bezittingen ver overtreffen en dit verschil kan niet uit het eigen vermogen worden gehaald, dan is de solvabiliteit van een bedrijf in gevaar. Als de balans niet in evenwicht is, dan is er iets mis met de boekhouding en is nader onderzoek door een accountant en andere externe partijen nodig.

Wat is precies het belang van de balans, wie hebben er baat bij?

De Balans laat zien of een onderneming financieel gezond is. Het is een momentopname die gebruikt kan worden door

de onderneming zelf om te zien of het teveel geld heeft geleend, of de liquide middelen (bankrekening, kas) wel voldoende zijn;
geldschieters, soms de bank, soms een derde partij (particulieren) willen de balans vaak zien, dit om het risico van een eventuele lening vast te stellen
werknemers en toekomstige werknemers. Zij kunnen door de balans te bekijken evalueren of hun (toekomstige) baan veilig is en of het bedrijf financieel gezond is.

De balans is een verplicht onderdeel van de jaarrekening

De jaarrekening is een verslag van de financiële situatie van een onderneming over een boekjaar. De jaarrekening bestaat verplicht uit een winst- en verliesrekening, een balans en een toelichting. De jaarrekening is een belangrijke bron om debiteurenrisico’s van een onderneming in te kunnen schatten. Bij grotere ondernemingen moet de jaarrekening worden goedgekeurd door een accountant.

Ondernemingen moeten de jaarrekening eenmaal per jaar deponeren bij de Kamer van Koophandel, met uitzondering van Eenmanszaken. De toelichting is bij kleine ondernemingen kort en eenvoudig, het geeft het aantal werknemers van de onderneming en het omschrijft hoe de balans is opgesteld. Van grotere ondernemingen wordt meer verwacht.

De balans opstellen met een boekhoudprogramma

Met nagenoeg alle boekhoudprogramma’s kan een onderneming een balans opstellen. Aankopen en verkopen van producten of diensten worden in het programma verwerkt, in grootboekrekeningen, en automatisch in de balans opgenomen. Veel makkelijker kan het je niet gemaakt worden. Het spreekt voor zich dat alle transacties nauwkeurig in de boekhouding moeten worden opgenomen, met de juiste codes (zie hieronder en het artikel over het rekeningschema) en natuurlijk exact de juiste bedragen.

De grootboekrekeningen die op de balans komen

Bij het boekhouden worden alle transacties opgenomen in grootboekrekeningen (het rekeningschema) met een classificatie van 4 cijfers. Als het 1e cijfer van het getal 0 t/m 3 is, gaat het om posten die op de balans komen:

Vaste activa en passiva: Eigen vermogen, lang vreemd vermogen...
Vlottende activa en passiva: kort vreemd vermogen en vorderingen (nog uitstaande facturen), liquide middelen...
Tussenrekeningen: hier kunnen bepaalde posten tijdelijk geboekt worden, zoals nog te betalen of nog te ontvangen
Voorraadrekeningen: hier worden de voorraden van grondstoffen geboekt

Maak je boekhouding makkelijk met Mooncard oplossingen:

Mooncard is geen boekhoudprogramma. Wel kunnen de Mooncard oplossingen je helpen je boekhouding eenvoudiger te houden. Mooncard neemt uitgaven automatisch in de boekhouding op, en kunnen de facturen, of bonnetjes, daar als foto’s bij worden bewaard. Want vergeet niet dat die laatste 7 jaar bewaard moeten worden! Dit kan heel wat tijd schelen in de boekhouding, tijd die u liever ergens anders aan besteedt. In het geval van een onderneming met werknemers, hoeft er niet meer te worden gejaagd op bonnetjes. Tijdwinst dus. Bovendien wordt het risico op vergeten posten of verloren facturen veel kleiner. Wil je zien wat er allemaal mogelijk is met Mooncard? Boek dan een demo!

Naast de Mooncard solution biedt Mooncard ook veel praktische informatie voor het opzetten van je eigen boekhouding, al dan niet in een boekhoudprogramma:

Wat zijn de verschillende journaalposten in een grootboek?
Alles wat je moet weten over financiële analyse
Meer over de financiële administratie
En nog veel meer!