Déplacement professionnel
Que faire en cas d’amende avec une voiture de location ?
Côme Chenivesse
Product Manager Mobilité
Mis à jour le
Lorsque l’on reçoit une amende avec une voiture de location, la notion de responsabilité est souvent au cœur des questionnements. Sachez avant tout qu’il est rare que les agences de location prennent à leur charge une infraction commise par un tiers. Alors, quelles sont les démarches à suivre pour être en règle au regard de la loi ? Mooncard vous explique tout ce que vous avez à savoir à ce sujet.
Sommaire
Qui est le destinataire de l’amende ?
De manière générale, les sociétés de location sont les premières à recevoir une contravention pour une infraction commise avec une de leur voiture. En effet, le destinataire de la contravention sera systématiquement celui qui figure sur la carte grise.
Cependant, c’est généralement l’utilisateur de la voiture qui est considéré comme responsable de l’infraction. En effet, en signant le contrat de location, le conducteur assume la responsabilité de tous les actes commis au volant du véhicule de prêt.
La suite de la procédure est sensiblement identique à toutes les agences de location. Elles transmettent une copie du contrat à l’administration qui se charge de clarifier et de régulariser la contravention. Le conducteur reçoit alors un avis officiel par courrier.
Qui est considéré comme le responsable de l’infraction ?
Comme expliqué précédemment, le responsable de l’infraction est systématiquement le conducteur du véhicule de location.
Le paiement de l’amende
Au regard de la loi, le destinataire de l’amende a l’obligation de la régulariser. Si le loueur a transmis le contrat de location à l’administration fiscale, le conducteur devra donc payer sa contravention. Il arrive, pour des infractions n’entraînant pas de retrait de points, que les agences de location avancent les frais avant de les refacturer au titulaire du contrat. Dans ce cas, elles peuvent alors ajouter des frais de traitement de dossier à la facture finale.
Le retrait de point
Tout comme le paiement de l’amende, le retrait de point sera à la charge du conducteur et s’effectuera donc sur son permis. Pour ce type d’infraction, les agences de location se chargent systématiquement de la régularisation de la contravention. Pensez bien à vérifier les modalités du contrat afin de vous assurer du fonctionnement de votre agence de location et notamment des frais en sus.
Comment contester l’amende d’une voiture de location ?
Tous les conducteurs ont l’obligation de payer leurs contraventions. Si ces dernières ne sont pas réglées, les risques sont nombreux :
- Une plus lourde amende,
- Le retrait du permis de conduire,
- Des sanctions pénales
- Et des poursuites judiciaires dans les cas les plus graves.
Cependant, il est possible de contester une contravention si :
- Vous n’étiez pas le conducteur au moment des faits,
- Votre véhicule a été volé au moment de l’infraction,
- La force majeure s’applique, c’est-à-dire si vous avez sciemment contourné le Code de la route pour votre sécurité, celle des autres usagers, dans le but de porter secours à une personne.
Pour faire opposition à une amende, vous devez donc être en mesure de prouver l’une de ces trois situations par le biais d’une demande écrite. De plus, si vous avez loué une voiture à plusieurs, pensez à vérifier que le nom de tous les conducteurs soit bien inscrit sur le contrat de location.
À noter qu’en cas de fausse déclaration, l’auteur de l’infraction prend le risque de perdre son permis de conduire.
Comment une entreprise doit-elle gérer le traitement d’une amende reçue avec une voiture de location ?
Lorsqu’une infraction est commise par un salarié, l’employeur n’a pas le droit de prélever sur son salaire le remboursement de l’amende sans son accord explicite. En général, les contraventions liées à des infractions au code de la route sont considérées comme des dépenses personnelles et ne peuvent pas être remboursées par l'employeur.
Cela étant dit, il existe certaines exceptions à cette règle, par exemple si l'amende a été reçue dans le cadre d'un déplacement professionnel. De manière exceptionnelle, l'employeur peut donc accepter de rembourser l'amende, mais cela doit être clairement stipulé dans la politique de déplacements professionnels de l'entreprise. Dans ce cas précis, le recours aux notes de frais est alors possible.
À savoir que si un employé utilise une carte d'entreprise pour payer une amende liée à une infraction au code de la route, cela peut être considéré comme un abus. Des mesures peuvent alors être prises par l’employeur. Afin de limiter ces risques, il est recommandé de mettre en place une politique de gestion des frais de déplacement professionnels afin de bien encadrer ces dépenses.
Pourquoi mettre en place une politique de déplacements professionnels ?
Une telle politique écrite et communiquée à tous les collaborateurs, incluant les équipes de la DAF, les comptables et les contrôleurs financiers, ainsi que les employés présente de nombreux avantages. C’est en effet elle qui va décrire les règles à suivre lors d’un déplacement professionnel. Elle inclut également les obligations respectives de l'employé et de l'employeur.
En bref, recevoir une amende avec une voiture de location est une procédure presque identique à celle que l’on connaît avec une voiture personnelle, à une différence près : l’implication d’un tiers. Si la solution Mooncard ne vous éviter d’avoir des amendes pendant les déplacements, elle peut assurément vous accompagner dans la gestion de vos dépenses professionnelles. Automatisation de vos notes de frais, paiement sans avance de fonds, centralisation de toutes vos données, la solution Mooncard facilite la vie des dirigeants d’entreprise et de leurs salariés. Demandez une démo pour en savoir plus.
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