Notes de frais en déplacement : comment Weezevent a remplacé Excel et la carte bancaire partagée
Des équipes souvent en déplacement, un fichier Excel et une seule carte bancaire pour tout le monde : chez Weezevent, ce système a vite atteint ses limites avec la croissance. Le cofondateur, le directeur financier, le comptable et le directeur commercial racontent comment Mooncard a simplifié la gestion des notes de frais de déplacement.
📌 En bref
- Entreprise : Weezevent, solution de billetterie et de cashless pour les organisateurs d'événements
- Taille : près de 590 collaborateurs
- Enjeu : des frais d'hôtel et de transport fréquents, gérés avec Excel et une carte bancaire partagée
- Solution : une carte Mooncard par collaborateur, avec plafonds, et des notes de frais dématérialisées
- Résultat : plus de fichier Excel ni de reporting pour les commerciaux, des paiements visibles automatiquement en comptabilité
Weezevent, des équipes souvent en déplacement
Weezevent accompagne les organisateurs d'événements avec une solution de billetterie et de cashless. Une particularité de ce métier : les équipes interviennent sur de nombreux événements, et donc se déplacent beaucoup.
« Nous intervenons sur beaucoup d'événements, donc nous sommes souvent en déplacement. Il y a forcément des dépenses d'hôtel et de transport. »
Pierre-Henri Deballon, cofondateur de Weezevent
Excel et carte bancaire partagée : pourquoi le système a atteint ses limites
Comment gériez-vous les notes de frais avant Mooncard ?
Au départ, Weezevent fonctionnait avec deux outils : un fichier Excel pour saisir les dépenses, et une carte bancaire de la société partagée entre les collaborateurs.
« Ce système est vite devenu compliqué, car la société a bien grandi. Aujourd'hui, nous ne sommes pas loin de 590 collaborateurs. »
C'est un schéma courant dans les entreprises en croissance : ce qui fonctionne à 10 personnes devient difficile à suivre quand les équipes et les déplacements se multiplient. Savoir qui a dépensé quoi, retrouver les justificatifs et consolider les dépenses prend de plus en plus de temps.
La solution : une carte de paiement par collaborateur, avec des plafonds
Pourquoi avoir choisi Mooncard ?
Weezevent a choisi Mooncard pour équiper ses collaborateurs de cartes individuelles et dématérialiser le suivi des notes de frais.
« Mooncard nous permet de donner facilement une carte à différentes personnes de l'équipe, avec des plafonds, et d'avoir un suivi dématérialisé de toutes les notes de frais. Cela nous facilite la vie et donne beaucoup de souplesse aux équipes au quotidien. »
Comptabilité, finance, commerciaux : ce qui a changé pour chaque équipe
Pour la comptabilité : des paiements visibles automatiquement
« Les paiements s'affichent automatiquement à l'écran, ce qui facilite le travail de la comptabilité. »
Pour la direction financière : un processus de notes de frais dématérialisé
« Nous avons mis en place un processus dématérialisé des notes de frais. C'est un gain de temps à la fois pour le collaborateur et pour le service comptabilité, dans la gestion comme dans le traitement. »
Emmanuel Ravissot, directeur financier
Pour les commerciaux : une photo du ticket, et c'est tout
« À chaque dépense, nous prenons une photo du ticket de caisse, nous confirmons les éléments et tout est mis à jour dans la solution. Nos commerciaux n'ont plus de fichiers à remplir : plus d'Excel, plus de reporting. Ils peuvent se concentrer sur leur métier. »
Gregor Einis, directeur commercial
« Nous ne ferons plus le chemin inverse »
Avec le recul, quel regard portez-vous sur ce choix ?
Comme beaucoup de dirigeants, Pierre-Henri Deballon s'interrogeait sur le retour sur investissement d'un nouvel outil.
« J'étais dur à convaincre, comme tout chef d'entreprise. Aujourd'hui, nous ne ferons plus le chemin inverse et j'en suis devenu un fervent partisan. J'ai tendance à recommander Mooncard à d'autres sociétés, car c'est une vraie solution, qui apporte de la souplesse à des structures comme la nôtre. »
Ce qu'il faut retenir
- La carte bancaire partagée ne tient pas avec la croissance : au-delà de quelques collaborateurs, le suivi devient compliqué.
- Une carte par collaborateur, avec plafonds, donne de l'autonomie aux équipes en déplacement tout en gardant le contrôle.
- La dématérialisation profite à tous : commerciaux, comptabilité et direction financière.
FAQ : notes de frais et déplacements professionnels
Comment simplifier les notes de frais des collaborateurs en déplacement ?
En équipant chaque collaborateur d'une carte de paiement professionnelle avec un plafond adapté, et en lui permettant de photographier ses justificatifs depuis une application. C'est l'approche choisie par Weezevent pour supprimer les fichiers Excel.
Pourquoi éviter une carte bancaire partagée entre plusieurs collaborateurs ?
Une carte partagée rend difficile l'attribution de chaque dépense à une personne et le rapprochement avec les justificatifs. Chez Weezevent, ce système est devenu compliqué avec la croissance de l'équipe.
Qu'apporte la dématérialisation des notes de frais ?
Elle réduit la saisie manuelle pour les collaborateurs et le traitement pour la comptabilité. Chez Weezevent, les paiements remontent automatiquement et chaque dépense est mise à jour à partir d'une photo du ticket.
Vos équipes se déplacent souvent ? Découvrez comment Mooncard simplifie la gestion des notes de frais.
