Spese di trasferta: tipologia e modalità di gestione

frais de transport et note de frais

Sommario

Le spese di trasferta rappresentano una tipologia di rimborso per i dipendenti aziendali che prestano servizio in maniera occasionale all’esterno della sede ordinaria di lavoro. Si spostano quindi per svolgere mansioni lavorative lontane dal luogo abituale definito nel contratto di assunzione. Per questo non vanno confuse con le voci di rimborso spese. 

 

Le spese di trasferta

 

Le spese di trasferta, diaria o indennità, non contemplano i costi di vitto, alloggio, viaggio e noleggio risarciti invece con il rimborso spese. Quelli appena elencati sono costi che maturano lontano dal luogo e dalla postazione di lavoro abituale. Ristorazione, pernotto, spostamenti e nolo di autoveicoli possono essere considerati costi accessori con rimborso tramite nota spese e non rientrano quindi nelle spese di trasferta.

 

Ecco allora di seguito il contesto preciso in cui maturano le principali categorie di spese di trasferta: diaria e indennità, entrambe illustrate nello specifico più avanti.

 

Spese di trasferta e sede di lavoro 

 

Le spese di trasferta maturano nel caso in cui il dipendente aziendale svolga la prestazione lavorativa in una sede di lavoro diversa rispetto a quanto stabilito dal contratto di assunzione. La trasferta deve essere occasionale e temporanea. Può durare anche diverse settimane, in Italia o all’estero, ma non è mai assimilabile al trasferimento, che invece è definitivo. Se invece la sede di lavoro dei cosiddetti collaboratori non è definita, per convenzione si fa riferimento al luogo di residenza.

 

Differente il caso della contabilità del rimborso spese: ristorazione, pernotto, biglietti di trasporto, noleggio veicoli e altro ancora. Si tratta di costi indipendenti dalla sede di lavoro ma ugualmente risarciti al dipendente.  Fondamentale in questo caso l’utilizzo di un modello di rimborso spese di trasferta.

 

Spese di trasferta: diaria giornaliera e indennità

 

Diaria giornaliera e indennità di trasferta appartengono entrambe alla categoria delle spese di trasferta, ovvero quando il dipendente svolge le proprie mansioni in sedi differenti da quella abituale. Un operario metalmeccanico che presta servizio nell’azienda partner. Un impiegato che per alcuni giorni o settimane presta consulenza esterna. Tutto ovviamente è definito in maniera capillare sul piano legale, contributivo e fiscale.

 

Diaria giornaliera e indennità di trasferta appartengono alla stessa categoria ma sono soggette a regimi fiscali e modalità differenti di gestione. La prima, come illustrato più avanti, si ascrive al regime forfettario. La seconda, al rimborso spese di trasferta analitico o piè di lista. Entrambi possono confluire nel sistema misto.



Modalità di gestione delle spese di trasferta 

 

Come anticipato, le spese di trasferta sostenute dai dipendenti possono essere gestite sul piano contabile attraverso tre tipologie di indennità regolamentate dal CCNL: indennità di trasferta forfettaria, rimborso spese di trasferta a piè di lista e rimborso spese misto. L’ammontare di ognuna viene calcolato su base fissa o percentuale in funzione della retribuzione giornaliera.

  • Indennità di trasferta forfettaria. Il rimborso spese viene calcolato in funzione di un importo fisso incluso nel contratto di lavoro. Si tratta di una cifra pattuita a monte che varia in base al settore. Prende anche il nome di diaria. Il dipendente non è tenuto a conservare alcun documento fiscale come ricevute, scontrini o fatture ma deve essere dichiarata in una nota spese. Nel caso dell’industria metalmeccanica: l’importo fisso per l’intera trasferta è di 42,85 euro; 11,73 euro per pranzo e cena; 19,39 euro in caso di pernotto.
  • Rimborso spese di trasferta analitico o piè di lista. Nel caso in cui il dipendente dimostri le spese lavorative sostenute: saranno necessarie note spese e documenti fiscali giustificativi dei pagamenti sostenuti. In questo caso specifico si parla di indennità di trasferta.
  • Rimborso spese misto. È la combinazione delle due precedenti. Si tratta di un'indennità di trasferta forfettaria cui si aggiunge anche il rimborso di altri costi come spese di vitto, alloggio e viaggio.

 

Spese di trasferta: la diaria giornaliera  

 

La diaria giornaliera rientra nelle spese di trasferta gestite in maniera forfettaria. Il dipendente non deve produrre documenti fiscali giustificativi per certificare il totale dei costi sostenuti in trasferta. Basta compilare la nota spese per consentire all’azienda di calcolare il credito del dipendente. La diaria giornaliera non è una forma di retribuzione ma un rimborso a forfait esente da tassazione e da contributi INPS o IRPEF entro i seguenti limiti:

 

  • 46,48 euro al giorno per trasferte in Italia, all’esterno del territorio comunale di appartenenza. La diaria viene corrisposta qualunque sia la durata della trasferta: da poche ore all’intera giornata lavorativa. Se la somma supera il limite imposto, la tassazione colpisce l’importo in eccedenza;
  • 77,46 euro al giorno per le trasferte oltre i confini nazionali. Se l’importo supera tale limite, si avrà una tassazione per la somma che eccede la soglia stabilita.

 

L’azienda può stabilire liberamente di applicare limiti esatti, limiti inferiori o superare i limiti imposti, perdendo però la detraibilità dell’importo in eccesso dell’eventuale rimborso.

 

Spese di trasferta: l’indennità  

 

L’indennità di trasferta rientra nelle spese di trasferta gestite attraverso il rimborso spese analitico o piè di lista. Viene considerata come reddito e per questo è oggetto di tassazione in capo al dipendente. L’indennità di trasferta è una parte aggiuntiva dello stipendio e indica la somma ulteriore concessa al lavoratore sotto forma di compenso per il fatto di esercitare le proprie funzioni all’esterno della sede abituale di lavoro.

 

L’importo dell’indennità di trasferta varia in base ai parametri di legge definiti dal CCNL che regolamenta ogni settore con un contributo diverso. L’importo è prestabilito o calcolato in base ad una percentuale sulla retribuzione giornaliera e deve essere corrisposto per l’intera durata della trasferta. Dal punto di vista fiscale, l’indennità è una vera forma di retribuzione in busta paga ed è soggetta a tassazione specifica.

 

Dal punto di vista del datore di lavoro, il trattamento fiscale prevede quanto segue.

 

  • Spese per vitto alloggio: deducibili entro 180,76 euro al giorno per trasferte in Italia e 258,23 euro estere ai fini delle imposte sui redditi e IRAP. Eccedenza indeducibile al 100%. Spese di parcheggio e altre non documentate: deducibili entro 15,49 euro al giorno in Italia e 25,82 euro all'estero.  
  • Trasporto con mezzi pubblici: completamente deducibili. Autovettura propria: deducibili ai fini IRES/IRPEF nel limite massimo del costo di percorrenza calcolato in base alle tabelle ACI. Autovettura a noleggio: deduzione nei limiti delle tariffe di noleggio per veicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, 20 se con diesel.

 

Spese di trasferta: modalità di richiesta ed erogazione

 

La richiesta attiene al dipendente, nonostante l’azienda sia pienamente consapevole del cambio temporaneo di sede lavorativa. Anche l’erogazione delle spese di trasferta compete all’azienda. I parametri contemplati, e da rispettare, riguardano i precetti stabiliti dal CCNL, la temporaneità della trasferta che deve essere inoltre compiuta nello svolgimento delle proprie mansioni definite dal contratto, e il ritorno del dipendente sul luogo abituale di lavoro in tempi congrui e ragionevoli. In presenza di questi presupposti legali è possibile richiedere ed erogare quanto spetta al dipendente.

 

Conclusioni 

Le modalità di lavoro in esterna e le trasferte di lavoro sono particolarmente frequenti in determinati settori aziendali. Diventa fondamentale amministrare in maniera corretta e consapevole tutti i processi contabili relativi alle spese dei dipendenti per non impattare negativamente sul reddito d’impresa. È fondamentale tanto la gestione delle note spese inerenti vitto, alloggio, viaggio quanto un focus sulle procedure corrette.

 

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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare

 

  • Spese di trasferta e rimborsi spesa attengono a due sfere differenti: nel primo caso si tratta di rimborsi per prestazioni temporanee in esterna alla sede di lavoro; nel secondo di costi per ristorazione, pernotto e spostamenti.
  • Le spese di trasferta si dividono in diaria giornaliera e indennità di trasferta: possono essere contabilizzate tramite indennità di trasferta forfettaria, rimborso spese di trasferta analitico o piè di lista e rimborso spese misto.
  • Il CCNL disciplina le indennità di trasferta forfettaria in base al settore e stabilisce gli importi specifici, a patto che sussistano i requisiti di temporaneità e di trasferta compiuta nello svolgimento delle proprie mansioni.