Travel manager : tout ce qu'il faut savoir

travel manager

Sommaire

Planification, réservation, optimisation des dépenses… Le travel manager a la difficile tâche de concilier en permanence les contraintes pratiques liées à l’organisation des déplacements professionnels et la gestion du budget voyage de l’entreprise. Il constitue souvent un interlocuteur central. Le point complet sur ce métier avec Mooncard !

 

Qu’est-ce qu’un travel manager ?

 

Le travel manager, également appelé mobility manager, est le cadre en charge de la gestion des déplacements professionnels dans une entreprise ou certains de ses services et directions. Il constitue donc le relais principal des différents collaborateurs effectuant des déplacements réguliers à l’extérieur et pour le compte de l’employeur.

 

En France, la nature exacte des missions exercées par un travel manager peut naturellement varier d’un établissement à un autre. Elles peuvent inclure :

 

  • L’organisation logistique et la planification des voyages d’affaires des collaborateurs, soit, par exemple, la réservation d’un hôtel ou d’un billet d’avion ;
  • La négociation des conditions tarifaires proposées par les prestataires de voyage afin de diminuer l’impact budgétaire pour l’entreprise ;
  • La définition et le contrôle de l’application de la politique voyage de l’entreprise, qui fixe les grandes règles en matière de déplacement professionnel au sein de l’établissement ;
  • L’optimisation de l’expérience de voyage des collaborateurs, en veillant à des aspects comme le confort du transport (classe business...) et de l’hébergement ;
  • L’assistance pratique et le conseil aux salariés à la fois avant, pendant et après le déplacement ;
  • Le suivi du remboursement des déplacements et l’examen des notes de frais rédigées par les salariés…

 

Le travel manager est un métier présent essentiellement dans les plus grandes entreprises. En France, une plus petite structure confiera typiquement ces différentes tâches à la direction des ressources humaines ou encore à des services de type secrétariat.

 

Politique voyage entreprise : de quoi s’agit-il ?

 

La rédaction d’une politique voyage exhaustive et cohérente peut constituer l’une des premières tâches du travel manager après son recrutement. Ce document fixe les principales modalités de gestion des déplacements professionnels au sein de l’entreprise.

 

La politique voyage traite typiquement des aspects comme les moyens de transport à privilégier, le plafond de prise en charge des frais d’hébergement et repas ou les conditions d’utilisation de son véhicule personnel par un collaborateur en mission.

 

Quelles sont les autres missions du travel manager ?

 

Une étude récente de la Global Business Travel Association (GBTA) a pu démontrer la diversification croissante des fonctions associées au métier de travel manager – notamment chez ceux assumant cette responsabilité depuis longtemps. Au-delà de quinze années d’expérience sur le poste, les responsables voyage se consacrent également :

 

  • À des tâches de reporting, pour 65 % d’entre eux (production de statistiques et tableaux de bord, rédaction de rapports...) ;
  • À l’intégration des nouvelles technologies, pour 70 % d’entre eux (implémentation de nouveaux logiciels ou plateformes de réservation voyage) ;
  • À la sécurité et aux moyens de communication des salariés en déplacement.

 

Quels sont les principaux enjeux du travel manager dans l’entreprise ?

 

Le métier de travel manager est au cœur de plusieurs enjeux critiques pour l’entreprise et ses équipes :

 

  • Les enjeux financiers liés à l’optimisation du budget voyage de l’entreprise font partie de ses responsabilités principales. Il ne s’agit, bien sûr, pas de rogner sur les remboursements de frais de déplacement des collaborateurs, mais de négocier les meilleures conditions auprès des prestataires de l’entreprise. Selon les cas, le travel manager peut effectuer les réservations lui-même ou être l’interlocuteur principal de l’agence de voyage pro travaillant avec l’entreprise ;

 

  • Les enjeux liés à l’expérience de voyage des collaborateurs ont un niveau d’importance équivalent pour un bon travel manager. Il s’agit d’assurer les meilleures conditions de transport et d’hébergement pendant le déplacement, mais aussi de décharger chaque salarié d’un maximum de contraintes matérielles et logistiques. Une bonne gestion des voyages d’affaires au sein de l’entreprise les rend automatiquement plus attractifs et moins contraignants pour les principaux intéressés ;

 

  • Les enjeux de sécurité sont, enfin, fondamentaux. Même les salariés en déplacement, en France ou à l’international, restent concernés par l’obligation posée par l’article L.4121-1 du code du travail : il appartient à l’employeur d’ « assurer la sécurité et protéger [leur] santé physique et mentale ». Ce devoir de vigilance, ou duty of care, se traduit notamment par la souscription d’une bonne assurance voyage pro incluant toutes les garanties utiles.

 

Gérez mieux vos déplacements business avec les cartes de paiement Mooncard

 

Un outil comme la carte carburant Mooncard Mobility est un allié précieux pour le travel manager. Chaque salarié est, en effet, libre de régler lui-même ses frais de carburant au cours des déplacements professionnels, sans nécessiter d’avancer un centime sur ses deniers personnels. Découvrez la carte Mooncard Mobility en effectuant une demande en démo !