Dette fournisseur : ce qu’il faut retenir

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La comptabilité d’une entreprise est réunie au sein du plan comptable. Ce document classe les différentes opérations dans plusieurs comptes selon une structure bien définie. La société comptabilise ses créances, mais aussi ses dettes et, parmi elles, la dette fournisseur. Le poste fournisseur doit être géré, car il a un impact sur la trésorerie de l’entreprise. 

 

En quoi consistent les dettes fournisseurs d’une entreprise ?

 

Les dettes se trouvent au passif du bilan. Elles se répartissent dans le compte de tiers du plan comptable et plus précisément dans la sous-classe 40 pour les fournisseurs.

 

Définition de la dette selon la comptabilité d’entreprise

 

Une dette est une obligation vis-à-vis d’un tiers appelé le créancier. Elle prend naissance de deux façons :

  • Elle résulte d’un contrat, d’une facture : achats de marchandises, de produits auprès d’un fournisseur, de la souscription d’un crédit, etc.
  • Elle provient d’une exigence légale ou réglementaire : ce sont les dettes auprès de l’État telles que la TVA, les différentes taxes, et des organismes sociaux tels que les charges sociales.

 

Les dettes se distinguent des créances. Dans le deuxième cas, l’entreprise dispose d’un droit sur un tiers (le débiteur) et peut en réclamer un paiement. Toutefois, la compensation n’est pas admise pour les créances et les dettes d’un même tiers.

 

La dette fournisseur : les dettes non financières de l’entreprise

 

Le plan comptable est composé de différentes classes qui se divisent en sous-classe. Les 3 premiers chiffres donnent les numéros de compte. 

 

Les dettes fournisseurs se répertorient dans la classe 4 (Comptes de tiers) et dans la sous-classe 40.

Les comptes sont les suivants : 

  • Compte 401 : fournisseurs.
  • Compte 403 : fournisseurs - effets à payer.
  • Compte 404 : fournisseurs d’immobilisations.
  • Compte 408 : fournisseurs - factures non parvenues.
  • Compte 409 : fournisseurs débiteurs. 

 

Comment se fait la comptabilisation de la dette fournisseur dans le plan comptable ?

 

La comptabilisation des dettes se fait sur un exercice comptable et regroupe l’ensemble des factures d’achats ou de services non réglées. Tant que la dette n’est pas éteinte, c’est-à-dire que l’entreprise n’a fait aucun règlement, elle doit apparaître au bilan

 

Le compte 401 est un compte de transition qui concerne les opérations non financières et dont l’échéance est inférieure à un an. C’est le débit d’un compte de charge qui crédite ce compte. Il se solde lors du paiement.

 

Pour bien comprendre : le compte 401 s’alimente au crédit et en parallèle le compte de charge se débite. Lors du paiement de la facture d’achats ou de services, c’est l’opération inverse qui s’effectue. En effet, l’écriture du compte 401 passe au débit et celle du compte de charge au crédit. 

 

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Le lettrage : une solution pour faciliter la comptabilité de l’entreprise

 

Pour faciliter la connexion entre une facture et son paiement, il est courant d’y associer une lettre. C’est le lettrage comptable. Le comptable fait correspondre une lettre de l’alphabet au montant au débit et au même montant au crédit. Cela se fait de façon automatique ou manuelle. Le rapprochement entre la facture et son règlement est plus simple. Ainsi, l’entreprise sait précisément quelle facture il reste à payer et les versements qu’elle devra effectuer dans un délai plus ou moins court.

 

Quel est l’impact des dettes fournisseurs sur la gestion comptable d’une entreprise ?

 

Le dirigeant d’une entreprise doit avoir une vision globale de sa comptabilité. Pour cela, il s’appuie sur le bilan et le plan comptable. Le compte fournisseur est une ressource financière à court terme pour l’entreprise. La gestion des dettes fournisseurs a un effet sur le besoin en fonds de roulement et le délai moyen de paiement des clients.

 

Les conséquences de la dette fournisseur sur le besoin en fonds de roulement (BFR) de l’entreprise

 

Le besoin en fonds de roulement est un indicateur essentiel. L’entreprise mesure ainsi son besoin en financement à court terme. Il est le résultat d’un décalage entre les versements et les encaissements enregistrés en comptabilité.

 

Lorsqu’une entreprise retarde ses règlements, elle améliore son BFR. Pour cela, elle peut :

  • Négocier le délai de paiement de ses factures. 
  • S’arranger pour régler son fournisseur une fois qu’elle a reçu le paiement de son client. 
  • Espacer ses commandes pour recevoir ainsi les factures au fil de l’eau.

 

Les conséquences des dettes fournisseurs sur le Day Sales Outstanding (DSO) ou délai moyen de paiement des clients en français.

 

Le règlement des factures fournisseurs, le paiement par les clients (Day Sales Outstanding ou DSO) et le stock sont étroitement liés. D’une manière générale, plus les délais de paiement de ses ventes sont importants, plus l’entreprise devra allonger les siens auprès de ses fournisseurs. Elle doit en parallèle gérer ses stocks de marchandises.

 

Les dettes fournisseurs ont donc un impact sur le délai moyen de paiement des clients. Un retard de versement peut avoir de graves conséquences. L’entreprise aura intérêt à les raccourcir pour améliorer sa trésorerie ou maîtriser le recouvrement de ses créances.

 

Négocier le délai de paiement des factures pour la gestion du poste fournisseur

 

Le compte 40 du plan comptable prend toute son importance pour la gestion de la trésorerie de l’entreprise. En allongeant les délais de paiement, elle finance ainsi son cycle d’exploitation. La loi impose le délai de paiement d’une facture dans le Code de commerce (article L441-10 du Code de commerce¹). Toutefois, le client et le fournisseur peuvent s’accorder sur des délais spécifiques selon le secteur d’activité (article L441-11 du Code de commerce²).

 

Les différents délais de paiement des créances fournisseurs 

 

Le délai de paiement d’une facture est de 30 jours en l’absence d’accord entre les parties ou d’inscription dans le contrat de vente. Le délai court à compter de la date de réception des marchandises ou de réalisation de la prestation.

 

D’autres délais de paiement sont possibles lorsque les parties en conviennent :

  • Le délai maximum de règlement d’une facture est de 60 jours.
  • Exception : ce délai peut passer à 45 jours fin de mois à compter de la date d’émission de la facture. Pour une facture périodique, le paiement peut se faire à 45 jours à compter de la date d’émission de la facture.

Pour aller plus loin : c’est la loi de modernisation de l’économie n°2008-776 du 4 août 2008 (Loi LME³) qui a voulu réduire les délais de paiement. En effet, lorsqu’ils sont trop importants, cela freine la croissance des petites et moyennes entreprises.

 

Pourquoi le délai de paiement a-t-il une influence sur le poste fournisseur ?

 

La gestion d’une entreprise nécessite de vérifier plus précisément certains comptes du plan comptable. Elle doit s’assurer de l’état de ses créances, mais aussi de ses dettes fournisseurs. Une bonne maîtrise permet d’établir un prévisionnel de trésorerie. L’entreprise évite de devoir la financer par des prêts bancaires, une augmentation du capital et l’obtention de nouveaux apports, par exemple.

 

Comment optimiser la gestion des dettes fournisseurs dans l’entreprise ?

 

Le compte fournisseur est à la fois une dette et une ressource, puisqu’elle provisionne la trésorerie. C’est une source de financement à court terme. C’est pourquoi le compte 40 fournisseur prend toute son importance. Beaucoup d’entreprises décident de mettre en place un service dédié.

 

Les dettes fournisseurs : un incontournable pour une entreprise

 

Il est normal qu’une entreprise ait des dettes. Elle travaille avec des fournisseurs qui lui procurent des marchandises, des fournitures ou des services. Elle doit engager des dépenses auprès de fournisseurs pour vendre des produits et services à ses clients. 

 

L’analyse des dettes fournisseurs d’une entreprise 

 

La dette fournisseur est un indicateur important pour connaître la relation de l’entreprise avec ses partenaires. 

 

Une entreprise qui a un poste fournisseur faible peut laisser penser qu’elle est en bonne santé financière. Cependant, c’est souvent l’inverse. En effet, cela marque un manque de confiance de la part de ses fournisseurs. Ces derniers ont donc diminué les délais de paiement et l’entreprise est contrainte de régler rapidement ses factures.

 

Au contraire, un compte 40 important n’est pas nécessairement positif. Cela peut signifier que l’entreprise est endettée. Elle peut faire face à des difficultés financières et allonger les délais de paiement.

Pour aller plus loin : pour calculer le total des dettes fournisseurs d’une entreprise, la formule est la suivante.  Dettes fournisseurs = achats prévisionnels annuels HT × (taux de TVA applicable + 1) × (délai de paiement / 365)

 

Les outils pour maîtriser les dettes fournisseurs et gérer sa trésorerie

 

La surveillance des comptes fournisseurs est indispensable pour une entreprise. Elle doit contrôler les dettes fournisseurs, ses délais de paiement, son besoin en fonds de roulement et les délais de paiement de ses clients. Elle peut pour cela s’appuyer sur un outil comptable. Il permet de centraliser les informations, et d’avoir une vision plus globale.

 

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